Künstliche Intelligenz in der Kanzlei: Muss ich jetzt alles mit KI kennzeichnen?

KI-Kennzeichnungspflicht seit dem 2. August 2026

Panik und Unsicherheit herrscht in vielen Büros, die bisher hemmungslos die vielen Gestaltungsmöglichkeiten mit KI genutzt haben: Wenn KI gekennzeichnet werden muss, sollte man das dann vorsicherhalber überall ergänzen, wo KI zum Einsatz kam – auch wenn vielleicht nur eine Idee geschärft oder ein Bildfilter eingesetzt wurde? Diese und ähnliche Fragen sollten Sie nicht der KI stellen, die bekanntlich jederzeit auch „halluzinieren“ kann, sondern sich lieber grundlegend informieren und ihre Anwendungsfälle sauber aufsetzen.

Denn die neuen Pflichten betreffen nicht nur große Konzerne, sondern alle Unternehmen, jede Behörde und jeden Selbstständigen, der KI-Systeme beruflich nutzt oder unter eigenem Namen bereitstellt.

Kennzeichnungspflichten ergeben sich dabei nicht nur aus der KI-Verordnung, sondern auch aus dem Wettbewerbsrecht, den Vorgaben der verwendeten Plattform, vertraglichen Vereinbarungen und nicht zuletzt dem Persönlichkeitsrecht.

Muss jeder KI-generierte Inhalt gekennzeichnet werden?

Die seit dem 2. August geltenden Transparenzregeln sind EU-weit verbindlich, das heißt aber nicht, dass nun auf sämtlichen mithilfe von KI erstellten Beiträgen ein dickes Label pappen muss. Wenn Sie mit Ihren Mandanten mit einer Software arbeiten, die KI-basiert ist oder einzelne Abläufe mit Künstlicher Intelligenz optimiert, so muss immer sehr klar erkennbar und benannt sein, wenn mit KI gearbeitet wird:

Wenn ein Chatbot eingesetzt wird oder mit einer Assistenzfunktion im Mandantenportal Antworten ausgelöst werden, wenn KI Informationen einliest oder dank Agenten eigenständige Handlungen durchführt, muss das jeweils transparent sein.

Personen, Objekte und Orte abbilden: KI-Kennzeichnungspflicht

Wenn mit KI erzeugte Reels, Videos oder Bilder täuschend echt aussehen oder Podcasts und andere Audios sich real anhören und dabei echte Orte, Menschen oder Vorfälle abgebildet werden sollen, dann müssen diese als KI-manipuliert gekennzeichnet werden. Das sind Inhalte, die unter dem Namen Deepfake gehandelt werden, auch wenn sie mit Einverständnis aller Beteiligten erstellt wurden – Fake ist Fake.

Die Informationspflicht gilt auch für Chatbots auf der Website und am Telefon. Inzwischen gibt es auch sehr gute, sehr realistisch klingende KI-Assistenzfunktionen. Umso wichtiger ist es, dass Mandanten vom ersten Satz an wissen, dass sie mit einer Maschine sprechen.

Texte und Informationen, die mit Unterstützung von KI erstellt wurden, unterliegen ebenfalls der KI-Kennzeichnungspflicht. Es sei denn, der Inhalt wird redaktionell überarbeitet, freigegeben und verantwortet von einem Menschen, der dafür dann auch geradesteht.

So sieht die KI-Kennzeichnungspflicht also in der Praxis aus:

Wenn eine Steuerkanzlei intern mit Hilfe der KI die benötigten Brainstormings, Mails, Checklisten, Texte oder Informationen entwirft und diese dann überarbeitet und von Menschen geschliffen werden, muss nicht automatisch ein KI-Label ergänzt werden. Intern sollte nur immer ganz klar sein, wer was macht, wer was freigibt und wer am Ende die Verantwortung trägt.

Viele der größeren Social-Media-Plattformen prüfen die Inhalte und Medien beim Upload. Darauf können Sie sich aber nicht verlassen, denn die rechtliche Prüfung und die Kennzeichnung liegen bei Ihnen und nicht bei Facebook, Instagram oder LinkedIn.

Die entscheidende Frage lautet nicht „war da auch KI beteiligt“, sondern „was genau hat die KI gemacht?“ Was wurde erzeugt oder verändert und vor allem: Wie realistisch und möglicherweise das Publikum sogar täuschend ist der Inhalt? Welchem Zweck dient genau diese Veröffentlichung, sprich: wer prüft und wer übernimmt die Verantwortung? Übrigens: Ein Hashtag für oder wider KI ersetzt keine Kennzeichnung.

Klaren Zuständigkeiten, Humans in the Loop and in the Lead und transparente Kommunikation gehören ebenso dazu, wie durch Kanzleimenschen übernommene redaktionelle und damit rechtliche Verantwortung.

Kanzleien sollten also nicht möglichst viel und überall schnell mal eben mit Künstlicher Intelligenz arbeiten, sondern immer prüfen, wie sich Optimierung, eigene Kreativität und Verantwortung gekonnt kombinieren lassen.

Ressourcen zum Thema Kennzeichnung von KI in der Steuerkanzlei und anderen Zusammenhängen

Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke in seinem Podcast rechtsbelehrung.com, Zitat: „Kennzeichnung von Deepfakes, KI-Texten und KI-Inhalten im Allgemeinen sowie die Transparenz der Interaktionen mit KI-Systemen. Wir erläutern, wer welche Kennzeichnungspflichten beachten muss, wie sie umsetzbar sind und wann Bußgelder und Abmahnungen drohen. Dabei stoßen wir auch auf Lücken der Gesetzgebung, die uns ein bisschen am Erfolg der neuen Transparenzregelungen zweifeln lassen. Vielmehr klingt es, als ob es eher eine Abmahnquelle denn ein Schutz vor Täuschung durch KI-Inhalte sein wird.“

Praktischer Ratgeber zum AI Act 2026: Deepfakes und KI-Texte richtig kennzeichnen von Dr. Thomas Schwenke.

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Transparency obligations under Article 50 of the AI Act: Die offizielle FAQ zum Gesetzestest

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Die Serie: KI in der Steuerkanzlei

Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel

Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung

Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation

Teil 4: Beratung, Fehlervermeidung und Strategie

Teil 5: Faktor Mensch: Worauf es wirklich ankommt

Teil 6: KI in der Kanzlei: Human in the Loop

Teil 7: Künstliche Intelligenz und Ethik

Teil 8: Der „European AI Act“ und KI in der Steuerkqnzlei

Teil 9: Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte – angstfrei arbeiten

Teil 10: KI in der Steuerkanzlei: Künstliche Intelligenz im Recruiting

Teil 11: Künstliche Intelligenz und neue Karrierewege durch Spezialisierung

Teil 12: Wie weit ist die Durchsetzung der KI Verordnung?

Teil 13: Gefunden werden als digitaler Arbeitgeber

Teil 14: Human in the Lead AND in the Loop

Teil 15: KI-Kennzeichnungspflicht in der Kanzlei