Selbstbuchende Mandante optimal bei der Arbeit mit Lexware unterstützen

Carola Heine: Hallo Herr Drechsel, Sie arbeiten schon eine Weile mit Lexware und hatten schon über dreißig Mandate, trotzdem haben Sie sich für das Starterpaket für Kanzleien interessiert und es gebucht.

Frank-Oskar Drechsel: Richtig. Wir arbeiten mit DATEV als Hauptsoftware und unsere Mandanten nutzen Lexware. Wir möchten unsere Mandanten so gut wie machbar unterstützen und haben uns daher für das Starterpaket entschieden. Denn es ist ja so: Wir bekommen die Daten oder können den Export aus Lexware bei uns in DATEV einspielen. Dann funktionierte aber manchmal irgendetwas nicht oder war nicht sauber gebucht. Wir können unsere Mandate nicht gut unterstützen, wenn wir die Software selbst nicht kennen. Deswegen haben wir dann die Schulung gebucht, einfach um den Nutzen für die Mandanten zu erhöhen und besser helfen zu können – auch beim Einstieg.

Besonders wenn sich jemand gerade erst selbständig macht, möchten wir den ganzen Weg begleiten. Wir wollen anbieten können, dass wir von Anfang an die Lexware Office Software mit aufsetzen, alles begleiten von den ersten Buchungen bis hin zum eigenständigen Erledigen der normalen Buchhaltung, bis zur Bereitstellung der Daten für uns am Jahresende.

Also haben wir uns gefragt „Welche Probleme haben wir denn immer wieder? Wo sehen wir irgendwelche Schwierigkeiten, die wir besser aus dem Weg räumen könnten, gleich von vornherein, damit wir das gut aufgesetzt haben?“ Und haben dann nach einer Schulungsmöglichkeit gesucht, um unsere Pain Points zukünftig von vornherein ausräumen zu können.

Carola Heine: Und das hat auch so geklappt, hoffe ich.

Frank-Oskar Drechsel: Das hat wunderbar geklappt.

Carola Heine: Sie hatten dann den Kanzleibetreuer Alexander Mayer zu Besuch in der Kanzlei. Sie haben zwar auch die Online-Workshops genutzt, aber Sie
Sie haben dann Alex um einen Termin gebeten: Viele Sachen kann man online lernen, aber Sie wollten gerne, dass er zu Ihnen kommt und vor Ort mal schaut.

Frank-Oskar Drechsel: Genau. Wir hatten das Online-Meeting, wo wir schon die ersten Fragen geklärt haben, aber dann vor Ort den Termin, was wir dann auch sehr gut fanden. Selbst wenn man sehr viel digital arbeitet, ist es immer schön, den Menschen auch mal kennenzulernen und einfach zusammen zu sitzen, die Probleme noch mal zu erörtern und das nicht nur neutral am Bildschirm zu haben.

Carola Heine: Das hat alles gut geklappt, wie man Ihrem Posting auf LinkedIn entnehmen konnte – daher stammt auch das Headerbild dieses Interviews. Gab es denn irgendwelche Sachen, bei denen Sie vorher gedacht haben: Na ja, hoffentlich ist das überhaupt zu klären?

Frank-Oskar Drechsel: Ich wusste, es muss ja für die meisten Dinge Lösungen geben. Jede Software hat so ihre kleinen, versteckten Funktionen, die einem nicht sofort ersichtlich sind – zum Beispiel versteckt hinter dem zweiten oder dritten Mal Aufklappen irgendwo. Wir hatten also das eine oder andere Aha-Erlebnis: Ach, das müssen wir bloß so einbuchen …. oder da gibt es eine Kleinigkeit, die wir verändern können, und schon funktioniert das Ganze reibungslos. Das fand ich sehr schön, das vom Kanzleibetreuer so gezeigt zu bekommen und dann auch in die Praxis mitzunehmen.

Wissenswertes wie „Pass auf, wenn du die Bank abstimmen willst, musst du den Anfangsbestand übertragen, dann geht es sauber“. Das ist etwas, das häufig nicht richtig funktioniert und dann irgendwo eine Zahlung einfach abgehakt wird, ausgeblendet wird. Oder dass am Ende des Jahres, wenn wir die Buchhaltungsdaten übernehmen, die Abstimmung der Bank nicht funktioniert und wir uns fragen: Was hat der Mandant denn da Komisches gemacht, wie kriegt man das hin? Die Bank wird automatisch abgerufen, die Buchhaltung wird gemacht, und irgendwo fehlen dann irgendwelche Buchungen oder sind doppelt oder irgendwie komisch eingebucht.

Das war schon ganz gut, denn ich mache auch nicht gerne unnötige Sachen oder blödsinnige Sachen und die Mandanten wollen ihre Kosten niedrig halten. Wir haben genug zu tun, da müssen wir uns nicht mit solchen Dingen auch noch beschäftigen. Wenn es nicht sein muss, bin ich also immer ganz froh, wenn das jeder selber unter Kontrolle hat und auch abstimmen kann.

Carola Heine: Sie sind also einmal durch den ganzen Prozess gegangen mit dem Alexander und haben alle solche und ähnliche Unklarheiten beseitigt. Und haben Sie auch über den Onboarding-Prozess gesprochen für neue Mandate?

Frank-Oskar Drechsel: Ja, das haben wir auch gemacht. Wir haben es als Dienstleistung aufgesetzt, dass wir das jetzt mit anbieten, wenn neue Mandate zu uns kommen: Onboarding und dass wir einmal begleitete Buchhaltung noch mal mit im ersten Monat machen und dann im Laufe des Jahres für Fragen zur Verfügung stehen. Und natürlich, wenn der Jahresabschluss ist, wenn wir uns die Buchhaltungsdaten ziehen, das Ganze in DATEV importieren, dass wir dann noch mal Feedback geben: Wie kann man besser buchen oder gleichmäßiger buchen, falls dann noch irgendwelche kleinen Fehler sind?

Wenn man da gutes Feedback gibt und der Mandant auch mitarbeitet, dann wird das von Jahr zu Jahr immer leichter oder besser. Man kann nicht gleich am Anfang als Selbstbucher alles richtig machen, das ist ein zu hehres Ziel. Aber 80–20 ist ein guter Ansatz. Wenn jedes Jahr solche Fehler beseitigt werden und ein paar Unstimmigkeiten weniger auftauchen, die man dann im Jahresabschluss nachbuchen muss oder richtig buchen muss, dann ist ja beiden Seiten damit gedient.

Carola Heine: Was sagen denn die Mandanten so zu der Zusammenarbeit mit Lexware Office und Ihrer Kanzlei?

Frank-Oskar Drechsel: Das Feedback ist sehr positiv, weil wir so auch ein bisschen mehr Support leisten können. Wir haben jetzt den ersten Mandanten gehabt, den wir mit diesem ganz neu aufgelegten Mandantenpaket eingestellt haben, das wir gestartet und eingerichtet haben, mit dem er mit der Buchhaltung gestartet ist. Ich bin gespannt, wann die nächsten Fragen kommen oder wie es zum Jahresabschluss aussieht.

Carola Heine: Wieso haben Sie sich auf die Zielgruppe Freiberufler und Kreative spezialisiert? Wo kommt diese Vorliebe her?

Frank-Oskar Drechsel: Das war meine Überlegung, als ich mich 2011 selbstständig gemacht habe. Ich komme ursprünglich aus der Wirtschaftsprüfung, habe Industrieerfahrung und hatte überlegt: Mit wem möchte ich gerne zusammenarbeiten, mit welcher Art von Mensch möchte ich zusammenarbeiten? Und dann gedacht: Freiberufler sind immer sehr strukturiert aufgebaut, weil sie das von ihrer eigenen Arbeit her sein müssen. Wenn man die dann an die Hand nimmt und denen vorgibt: Das ist der Prozess, so musst du mir die Unterlagen liefern, so müssen wir das machen, das muss ja nicht steuerlich perfekte Wissensübertragung sein.

Man erklärt die Grundlagen, dann kann man mit dieser Zielgruppe auch relativ einfach strukturiert arbeiten. Das ist meine Erfahrung bei den meisten.

Carola Heine: Das Beste an digitalen Selbstbuchern: Sie haben dann ja auch viel mehr Zeit für Beratung in Ihrer Kanzlei.

Frank-Oskar Drechsel: Das stimmt. Wir haben inzwischen auch einen digitalen Onboarding-Prozess inzwischen, so dass Papiermandate gar nicht mehr zu uns kommen, weil die meistens schon mit einem digitalen Onboarding-Prozess nicht mehr klarkommen. Wir haben zwar auch den einen oder anderen, der den Prozess noch hinkriegt, und der Rest kommt dann für die Einkommensteuer oder sowas noch mal in Papier, und damit haben wir auch kein Problem.

Wenn ich die selbst buchenden Mandate annehme, nutzen wir den Lexware Office Steuerberaterzugang, anders funktioniert die Zusammenarbeit nicht. Wie soll ich sonst in die Buchhaltung bei ihm reingucken und dabei helfen können, irgendwas zu machen? Und wie soll ich sonst die Exporte machen? Ich möchte keinem Mandanten erklären müssen, welchen Kontenrahmen, welchen Zeitraum ich ganz gerne als Export hätte. Es ist den Mandanten auch ganz recht, dass wir das machen und Zugriff haben. Und es wird ja dokumentiert in den Protokollen, was wir machen und was der Mandant macht.

Das heißt, selbst wenn wir irgendwas buchen würden, wäre es protokolliert. Das tun wir normalerweise nicht, außer wir machen es mit dem Mandanten zusammen, wenn irgendwelche Fragen sind – weil wir das meistens ja auch nicht alleine entscheiden können, wie was verbucht wird in der Buchhaltung des Mandanten.

Carola Heine: Ich treffe immer wieder Freelancer-Kolleginnen, die sagen: Mein Steuerberater will das nicht lernen, der will, dass ich ihm die Daten exportiere. Aber was würden Sie denn diesen Kolleginnen und Kollegen sagen?

Frank-Oskar Drechsel: Wenn ich meine Mitarbeiter ein bisschen klonen könnte, dann würde ich sagen: Hervorragend – danke schön, dass Sie mir in die Hände arbeiten.

Der Export erfordert schließlich nur ein paar Klicks und ich habe die Mandantendaten im gewünschten Format. Das kann jeder lernen, und sonst soll er oder sie eben das Starterpaket buchen.

Carola Heine: Danke für das schöne Schlusswort und weiter sehr viel Erfolg mit Ihrer Kanzlei!

PS: Sie suchen für 2027 noch weitere Mitarbeitende, vielleicht wäre das eine gute Gelegenheit, sich die lexofficer Zertifizierung für Steuerfachangestellte auch einmal anzuschauen: office.lexware.de/lexofficer.