Welche Prozesse in der Kanzlei eignen sich für Automatisierung?

𝗔𝘂𝘁𝗼𝗺𝗮𝘁𝗶𝘀𝗶𝗲𝗿𝘂𝗻𝗴 𝗶𝗻 𝗱𝗲𝗿 𝗦𝘁𝗲𝘂𝗲𝗿𝗯𝗲𝗿𝗮𝘁𝘂𝗻𝗴: 𝗪𝗲𝗹𝗰𝗵𝗲 𝗣𝗿𝗼𝘇𝗲𝘀𝘀𝗲 𝘀𝗶𝗰𝗵 𝗲𝗶𝗴𝗻𝗲𝗻

Alex Mayer: Steuerkanzleien kämpfen mit steigender Arbeitsbelastung und Fachkräftemangel. Genau hier kann KI-gestützte Automatisierung ansetzen und einerseits Steuerfachangestellte entlasten, andererseits Potenziale für lukrative Beratung freischaufeln.

Besonders geeignet für eine Automatisierung sind wiederkehrende Prozesse mit klaren Abläufen, zum Beispiel:

📌 Vorsortierung von Dokumenten
📌 Erstellung standardisierter E-Mails
📌 Termin- und Fristenmanagement
📌 interne Wissensabfragen
📌 Datenanalyse und Vorprüfungen

<h3Praxisbeispiel:

Eine Kanzlei nutzt KI, um die über die Website eingehenden Mandantenanfragen automatisch zu kategorisieren. Relevante Datenpunkte werden abgefragt, wer überhaupt nicht zur Kanzlei passt, wird aussortiert. Die wichtigsten Informationen sind durch diesen Prozess bereits vorhanden. Dadurch landen Lohnfragen direkt beim richtigen Team, Fristsachen werden priorisiert und Standardanfragen schneller beantwortet.

KI kann Sie dabei unterstützen, diese Anfragensortierungen technisch aufzusetzen, eventuelle Fragen durch einen Chatbot beantworten zu lassen und potenzielle Mandate zu selektieren. So ziemlich alle repetitiven, regelbasierten und viele zeitintensive Prozesse lassen sich ganz oder zu wichtigen Teilen von der KI übernehmen. Hier gibt es keine pauschale Lösung, denn jede Kanzlei ist anders – aber jede hat Automatisierungspotenziale.

Ganz wichtig: Das Ziel von Automatisierung in der Kanzlei ist nicht, Mitarbeitende zu ersetzen, sondern Routinetätigkeiten zu reduzieren und somit mehr Zeit für hochwertige Beratung zu schaffen.

Am Ende geht es immer um Menschen, wie wir auch in unserem Artikel „Human in the Lead an in the Loop“ bereits beschrieben haben. KI bietet so viele spannende Möglichkeiten, dass Sie sich auf jeden Fall damit beschäftigen sollten, um die Arbeitsqualität für Ihr Team zu erhöhen.

Ob Sie Workflows für Fristen erstellen wollen, Steuerbescheide automatisiert auf Stimmigkeit prüfen lassen oder Mandantengespräche aufzeichnen, zusammenfassen und in To-Do-Listen umwandeln oder andere Möglichkeiten finden, mit einem Mix aus Cloud.Lösungen, KI-Agenten und Schnittstellen Abläufe digitalisieren, Möglichkeiten haben Sie als Steuerberaterin oder Steuerberater auf jeden Fall.

Arbeiten Sie mit Lexware Office und digitalen Selbstbuchern, wirkt die integrierte KI für Sie bereits dort, wo sie Zeit und Nerven spart: Zum Beispiel bei der „automagic“ Zuordnung von Belegen, die dann nur noch bestätigt werden muss von Mandanten, so dass in der Steuerkanzlei selbst Kapazitäten für Beratung freigegeben werden – Belege und Quittungen werden einfach per Smartphone fotografiert und die integrierte OCR-Texterkennung liest Beträge, Daten und Kreditoren automatisch aus und verschlagwortet sie.

Für die Mandanten arbeitet die KI auch sonst unauffällig im Hintergrund mit und gleicht offene Posten vollautomatisch mit den Kontobewegungen des verknüpften Geschäftskontos ab. Noch ein Pluspunkt: Neue Themen wie die Erstellung der E-Rechnung werden auch von der Buchhaltungslösung abgedeckt und landen nicht als Betreuungsaufwand und Zusatzaufgabe in der Kanzlei.

Lexware Office für digital selbst buchende Mandate klingt spannend und Sie wollen mehr wissen? Dann schauen Sie sich unser Angebot für Steuerberater und Kanzleien an – wir beraten Sie gerne!