Echtzeit-Steuerberatung dank E-Rechnung

Echtzeit-Beratung macht den Unterschied

Digitale Buchung und E-Rechnungen machen möglich, was vorher nur im Nachhinein umzusetzen war: Mandanten, die durchgehend selbst buchen, ersparen Ihrem Kanzleiteam nicht nur den Pendelordner und die Jagd nach Belegen vor den Fristen. Das Arbeiten in Echtzeit ermöglicht auch Beratung in Echtzeit, denn der Abstand zwischen zu steuernden Vorgängen und Unternehmensberatung sinkt drastisch: Probleme, die in früheren Jahren erst nach der Steuererklärung sichtbar wurden, können jetzt lange vorher erkannt und konstruktiv angegangen werden.

Außerdem besteht nicht mehr die Gefahr, dass die ganze finanzielle Situation des Mandanten inzwischen wieder anders ist und auch das erst im Nachhinein bemerkt wird, weil belastbare Zahlen erst später vorliegen. Mit dem Mix aus E-Rechnung und digitalen Buchenden setzt Beratung früher an und ermöglicht unternehmerische Entscheidungen, mit denen Unternehmer ihre Firma steuern und nicht nur überwachen können.

Neue Dienstleistungen wie Echtzeit-Beratung erweitern die Möglichkeiten Ihrer Kanzlei – Sie müssen es den Mandanten nur zielführend zeigen. Zum Beispiel, indem Sie die E-Rechnung und deren Vorteile verständlich erläutern.

Von der Rechnung als Dokument zur E-Rechnung als Datensatz

Immer noch zu viele Unternehmen gehen davon aus, dass bereits ein digitales Dokument per elektronischem Versand eine „E-Rechnung“ ist, so wie ein PDF. Diese Mandate sollten jetzt lernen, dass eine E-Rechnung strukturierte Daten enthält, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen und die bestimme Voraussetzungen zwingend erfüllen müssen, um ein gültiges Rechnungsdokument zu erzeugen. An gültigen Rechnungen sollten alle interessiert sein, die welche schreiben.

Wenn Rechnungsinformationen nicht erst aus einem Dokument erschlossen werden müssen, sondern aufgeräumt als Datensatz bereitstehen, können sie für Echtzeit-Beratung, automatisierte Prüfungen, Buchungsvorschläge und unmittelbare Bereitstellung von Auswertungen genutzt werden. Ihre Mandanten haben Pläne oder sollten diese haben, um zukunftsfähig zu bleiben?

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt dahin, vor allem aber kein freiwilliger, sondern Pflichtprogramm und für Steuerberater die Chance, bei der Einführung auch andere neue Prozesse und Dienstleistungen einzubringen.

Echtzeit-Beratung heißt auch nicht, die Datenflüsse der Mandanten zu überwachen und bei Auffälligkeiten mahnend einzugreifen. Informationen sollten zwar ohne vermeidbare Verzögerung dorthin gelangen, wo sie von Ihnen geprüft, eingeordnet und für Entscheidungen genutzt werden können. In welchem Rhythmus Sie diese auswerten und welche Beratungsanlässe Sie daraus ziehen, kommt auf den Einzelfall an. Ob die Mandanten den Bedarf sehen und bei Ihnen buchen, kommt auf Ihre Vorgehensweise und Überzeugungsarbeit an: Nur wenn ein Unternehmer den konkreten Bedarf und Vorteil sieht, wird er Echtzeit-Beratung buchen.

Aufälligkeiten früher erkennen und gezielt beraten

Aktuellere Daten ermöglichen ohne Zusatzaufwand eine zeitnahe Reaktion. Strukturierte Rechnungsinformationen können automatisiert auf Auffälligkeiten geprüft und mit Stammdaten abgeglichen werden. Darauf lässt sich vorausschauende Beratung aufbauen, genauer hinsehen und strukturelle Probleme erkennen, die bei Zeitverzögerung nicht aufgefallen wären. Entstehen mehr Materialkosten als Waren abgerechnet werden können, werden Lieferanten teurer und passt das Gesamtkonstrukt noch? Lauter relevante Informationen, denn so praktisch E-Rechnungen als Datensatz auch sind, aktuelle Rechnungen alleine liefern kein belastbares Gesamtbild.

Der strategische Wert der E-Rechnung erschließt sich erst, wenn Kanzleien die strukturierte Datenbasis mit verlässlichen Prozessen und fachlicher Einordnung verbinden. Auswertungen und Daten wie Zahlungsbewegungen, offene Posten, nicht abgerechnete Aufträge und viele andere Faktoren können einfließen. Ihr Beratungskonzept sollte daher zwischen einem aktuellen warnenden Hinweis und einer abschließend geprüften Aussage mit gemeinsam entschiedenen Schritten unterscheiden. Damit haben Sie dann bereits zwei neue Dienstleistungen etabliert.

Wer geht auf die Mandanten zu – Die Kanzlei oder die Frist?

Sebastian Kaiser, Lexware Kanzleibetreuer:

„Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Das ist jetzt nichts neues und fast allen Kanzleien bekannt.

Wer als Kanzlei das Thema jetzt aktiv anspricht, hat die Wahl beim Zeitpunkt.
Wir können bei der Umstellung von Word und Excel als Kanzlei die Zeitschiene selbst bestimmen.

Wer wartet, wird vom Kalender getrieben.

Ich sehe beides im Kanzlei-Alltag – und der Unterschied in Stresslevel und Ergebnis ist deutlich. Den Stresslevel kann ich übrigens mit einem eigenen Onboarding-Prozess und einem Plan wann ich wen umstelle, merklich senken.“

Mehr über die Möglichkeiten für Steuerberatende mit Lexware und den Onboarding-Prozess für digitale Mandate unter https://www.lexware-steuerberater.de