Mindset Shift: Mehr verdienen als Steuerberater

Wenn mehr Mandate nichts als Stress bedeuten, fehlt Ihnen ein Mindset-Shift

Wer als Steuerberaterin oder Steuerberater mehr Umsatz machen will, kann jederzeit mehr Mandate annehmen und sich außerdem spezialisieren sowie einen Schwerpunkt auf die lukrativere Unternehmensberatung setzen.

Gute Pläne: Ohne begleitende „digitale“ Maßnahmen und einen Mindset-Shift führen sie allerdings in erster Linie zu einem übervollen Kalender, zu noch mehr Stress und schlimmstenfalls zu einem streckenweise überlasteten Team: Wo auf der einen Seite deutlich mehr Geld verdient werden soll, müssen auf der anderen Seite Entwicklungen stattfinden. Diese Veränderungen anzustoßen, ist eine Führungsaufgabe, allerdings sollten Sie bei jedem Schritt Ihre Mitarbeitenden einbeziehen, damit diese sich im Wandel wiederfinden und gerne dazu beitragen.

Stellen Sie sich vor, wie es Ihrer Kanzlei geht, wenn Sie aus zeitfressenden Routineaufgaben eine Qualifikation machen und digital aufgestellte Mandate von selbst zu Ihnen kommen, weil Sie mit Lexware Office Mandaten arbeiten: Keine Pendelordner und Schuhkartons voller Belege mehr, deutlich entstresste Fristen sowie ein zeitgemäßes Angebot für Ihre Zielgruppe – und außerdem lösen Sie das E-Rechnungs-Problem für alle bestehenden und neuen Mandate gleich mit.

In manchen Kanzleien besteht immer noch ein großer Batzen der Aufgabenlast darin, an fehlende Belege zu erinnern, Angaben abzufragen und Unterlagen zu sortieren. Dabei können Ihre Mandanten auch auf digitale Selbstbuchung umgestellt werden und das geht so:

Mit der praktischen Scan-App und anderen Apps zur Erfassung von Eingangsrechnungen landen Belege ohne Umwege in der Buchhaltung, die dann auch noch mit dem Geschäftskonto abgeglichen wird.

Wenn Mandanten die eigenen Belege durchgehend und in Echtzeit digital erfassen, können die Steuerfachangestellten der Kanzlei jederzeit einen prüfenden Blick werfen – denn sie können eigenständig jederzeit die Daten in das benötigte Format exportieren.

Mehr über diese Vorgehensweise und vor allem über den Lexware Steuerberaterzugang erfahren Sie hier.

Mit dem von uns empfohlenen Onboarding-Prozess für Selbstbucher schließen Sie dann Wissenslücken und stellen Ihre Prozesse solide auf.

Mit Mandaten gut zusammenarbeiten heißt heute nicht mehr, jeden Handgriff zu übernehmen und nur im Bedarfsfall die Fragen zu beantworten, die gestellt werden. Beratung findet auf einem Niveau statt, das nicht nur Zahlen auflistet, sondern dem Mandanten eine solide Planung und das Umsetzen von Plänen ermöglicht.

Wenn E-Rechnung eine gesetzliche Vorgabe ist, sollte das gemeinsam genutzte System sie ohne Zusatz-Apps einfach umsetzen können. Wer solche Fragen und Anforderungen nicht beantworten kann, wird auf Dauer keine wettbewerbsfähige Kanzlei haben. Wer aber Lösungen bietet statt Papierbefindlichkeiten, wird sich die interessantesten Mandate aussuchen können:

Solch eine Zusammenarbeit braucht eine solide und vertrauenswürdige Basis. Auch technisch.

Voraussetzungen für den Mindset-Shift: Erkennen, was heute benötigt wird

Sobald Sie sich einmal damit beschäftigt haben, welche Möglichkeiten von anderen Kanzleien genutzt werden, werden Sie schnell feststellen, dass Veränderung unausweichlich ist. Selbst wenn Sie überhaupt nichts aktiv verändern würden, stünden Sie früher oder später ohne Mitarbeitende da. Denn Menschen brauchen einen zukunftsfähigen Arbeitsplatz und das Gefühl, sich entwickeln zu können.

Die großen Branchentreffen wie TaxArena, StbExpo und die anderen Möglichkeiten, sich ein Netzwerk aufzubauen und Kollegen zu treffen, sind ein guter Einstieg in den Austausch über Ihre Kanzlei in der Zukunft. Dort treffen Sie übrigens auch die Lexware Kanzleibetreuer, die Ihnen gerne live und vor Ort zeigen, wie einfach Ihre Abläufe sein können und Ihre Fragen beantworten.

Fragen, die Ihren Entwicklungsprozessen auf die Sprünge helfen:

Welche Abläufe in der Kanzlei lassen sich automatisieren – wie machen andere Steuerkanzleien das, welche Tools und Werkzeuge sind empfehlenswert?

Wo kann KI Ihre Mitarbeitenden wirksam entlasten – und welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen dabei unbedingt eingehalten werden?

Welche Fortbildungen sind jetzt wichtig und nützlich, welche Verantwortlichkeiten müssen festgelegt, welche Aufgaben verteilt werden?
*

Automatisierung muss nicht immer mit einem großen Digitalisierungsprojekt beginnen. Ein wiederkehrender Vorgang, der sich mit weniger manuellen Eingriffen erledigen lässt, ist ein brauchbarer Anfang. Ziel ist dabei nie, fachliche Kontrolle abzuschaffen. Es geht um die restliche Routine: Daten übertragen, Informationen stets noch einmal erneut eingeben, bekannte Fälle immer wieder von Hand bearbeiten. Was Software zuverlässig übernehmen kann, muss kein Mensch mehr manuell erledigen.

Digitale Terminkalender, Chat-Bots und Large Language Modelle zur Erleichterung der Erstellung von Dokumenten sind praktisch und zeitsparend. Letztere wie ChatGPT nutzen Ihre Mitarbeitenden wahrscheinlich sowieso bereits ausgiebig: Ein guter Anlass, die Lösung auf gesetzeskonforme Füße zu stellen und dafür zu sorgen, dass auf Datenschutz geachtet wird.

Fortbildungen, deren Wirkung nicht im Anschluss sofort versandet

Mitarbeitende sind besonders motiviert, etwas Neues zu lernen, wenn sie hautnah und in Praxissituationen erleben können, wie es ihnen am Arbeitsplatz konkret nutzt. So wie bei unserer Lexofficer Zertifizierung für Steuerfachangestellte, die mit einem Mix aus Selbstlernen, Online-Schulungen und Workshops vor Ort auf sämtliche Anforderungen eingeht, die selbst buchende digitale Mandate aufwerfen können.

Ein Mindset-Shift betrifft nämlich auch Ihre Mitarbeitenden, die mit auf die Transformationsreise gehen sollen. Wenn Onboarding und Belegbuchung klappen, können auch mehr Mandate die Lösung für mehr Umsatz sein, einfach weil Ihre Kanzlei wesentlich mehr Abläufe be- und verarbeiten kann. Die anderen Möglichkeiten wie lukrative Unternehmensberatung dank frei gewordener Kapazitäten sollten Sie aber auch nicht vernachlässigen:

Ihren Mandanten mit Lexware Office eine praxistaugliche und erprobte Lösung für die E-Rechnung anzubieten, stellt einen guten Einstieg für weitere Beratung dar. Viel Erfolg!