Achtung Reality Check: E-Rechnung ab Januar 2027

Mandanten überzeugen, zeitnah auf E-Rechnung umzustellen – unabhängig von Umsatzhöhen

Nicht nur Ihr Kanzlei-Team, auch die Kunden der Mandanten werden sich freuen, wenn die Umstellung auf E-Rechnung mit eventuellen Fragen nicht erst in allerletzter Sekunde stattfinden. Sind Ihre Mandanten schon auf die Idee gekommen, sich durch die zeitige Umstellung als innovationsgetrieben und angenehme Geschäftspartner zu präsentieren? Ihre Kanzlei jedenfalls kann das ganz sicher:

Das stärkste Argument für ein „sofort“ ist der Kalender. Die Frage ist auch nicht, ob umgestellt wird, sondern wie viel Hektik die Mandanten sich und ihren Mitarbeitenden und am Ende damit auch der eigenen Kundschaft zumuten wollen.

Denn wenn ein Unternehmen über der Umsatzgrenze liegt und ein PDF statt einer E-Rechnung verschickt – zum Beispiel die letzte Abrechnung für 2026, aber erst im Januar! – dann kann der Geschäftskunde die Vorsteuer nicht ziehen. Die Buchhaltung wird die Rechnung also zurückweisen müssen.

Verdeutlichen Sie Ihrem Kunden an einem handfesten erzählten Praxisbeispiel, was an stressiger Kommunikation, Verständnisschwierigkeiten, Storno und Buchhaltungsvorgängen auf seine Firma zukommt, wenn die E-Rechnungspflicht nicht eingehalten wird – und zwar jedes einzelne Mal. Für solche Fälle ist Storytelling ideal und plakativ.

Übrigens: Auch ganz kleine Unternehmen haben Kunden, deren Geschäftsprozesse bereits hier und heute strukturierte Daten als E-Rechnung statt Papier oder PDF voraussetzen. Die Umstellung ist also ebenfalls ein Mittel der Kundenbindung und -pflege.

Die Scheu vor der Umstellung ist unbegründet. Zeigen Sie das!

Auch der Kampf gegen die Angst vor neuer Technologie profitiert von handfesten Beispielen. Wenn Mandanten noch Scheu verspüren, sich mit dem Thema zu beschäftigen, dann zeigen Sie Ihnen einfach, wie wenig sich tatsächlich ändert. E-Rechnungen mit Lexware Office versenden bedeutet einfach nur, in der Software die Einstellung zu aktivieren und ggf. noch zu kontrollieren, ob im Datensatz auch jene Dinge enthalten sind, die sonst oft auf dem Briefpapier stehen.

„Die Software stellt auf E-Rechnung um – Sie machen einfach komfortabel mit und haben Ihre gesetzlichen Pflichten erfüllt“ lautet demnach die Botschaft an Mandanten, die bisher noch den Aufwand scheuen.

Sollten Ihre Mandate zu denen gehören, die bisher noch gar keine digitale Buchhaltung haben, ist die E-Rechnung der perfekte Anlass, endlich diese Prozesse zu modernisieren und automatisieren. Unser Kanzleibetreuer-Team hat den Onboarding-Prozess für neue Lexware Mandate entwickelt und verfeinert. Ihre Mandanten dürfen sich über eine reibungslose digitale Zusammenarbeit über den Steuerberaterzugang freuen und haben außerdem jederzeit den finanziellen Überblick.

Weniger Belege, denen nachgejagt werden muss, keine Übertragungsfehler durch Abtippen, immer aktuelle Zahlen: Die vielen Vorteile sollten Ihre Mandanten ebenso überzeugen wie die nahenden Fristen.

Praxistipp: Einmal zeigen, wie es geht

Wenn Sie Ihren Mandanten live und in Farbe, remote oder in Person, die Abläufe rund um das Erstellen einer E-Rechnung in Lexware Office zeigen, fällt der Cent sofort: Einfacher geht es nicht, niemand muss Angst vor der Umstellung haben und die Vorteile sind zu zahlreich, um bis zum letzten Moment zu warten:

• Die Frist drängt – auch die Übergangsfrist. Je länger gewartet wird, desto größer der Stress.
• Fehler durch PDFs statt „echter“ Datzensatz-Rechnungen lösen großen Zusatzaufwand aus
• Kunden erwarten von Ihren Mandanten schon heute E-Rechnungen für die eigenen Prozesse
• Lexware Office ermöglicht eine aufwandfreie Umstellung auf gesetzeskonforme E-Rechnungen.
• Die E-Rechnung kann als Anreiz für die Digitalisierung von Mandaten genutzt werden.

Die andere Variante: Wenn der Mandant bereits mit Lexware Office arbeitet

Kanzleien begegnen jetzt zunehmend Mandanten, die bereits von Lexware Office zur Umsetzung der E-Rechnung überzeugt sind und dann haben oft ganz andere Fragen: Wie kommen denn jetzt die Daten in die Kanzleisoftware? Ganz unkompliziert: Über den Datenexport im Steuerberaterzugang – für Fragen steht Ihnen das Kanzleibetreuer-Team gerne zur Verfügung.

Digitale Selbstbucher sind die Zukunft, ebenso wie unausweichlich die E-Rechnung. Wenn Sie Ihre Lexware Prozesse auf solide Füße stellen wollen, bieten wir Ihnen gleich mehrere Möglichkeiten der aktiven Unterstützung:

• Das erprobte Starter-Paket für Steuerkanzleien mit Betreuung durch die Kanzleiberater mit dem Mix aus Schulung und individueller Analyse
• Online-Schulungen und Tutorials, Onboarding-Tipps und andere Webinare unserer Experten aus dem Steuerberater-Team
• Die lexofficer Weiterbildung für Steuerfachangestellte, in der Mitarbeitende Ihrer Kanzlei zertifiziert werden, um die Zusammenarbeit reibungslos zu gestalten.

Der beste Vorsatz für den Jahresendspurt? Mit uns bestens vorbereitet in das neue Jahr starten, statt das ganze erste Quartal lang einen holprigen Start aufzuräumen. Lexware Office ist bereits ab 7,90 € pro Monat erhältlich. Und das Beste: Als Steuerberater nutzen Sie Lexware Office gratis und erschließen sich ganz nebenbei neue Beratungsdienstleistungen, weil die Daten in Echtzeit bereitstehen.