Outsourcing auf höchstem Niveau: Buchungsentlastung für Mandate und Kanzleien

Outsourcing entschlackt Ihre Umstellung auf digitale Selbstbucher

„Diesem Mandanten kann ich die Umstellung auf digitales Buchen wirklich nicht zumuten.“ Kommt Ihnen dieser Gedankengang bekannt vor? Die Wahrheit ist vermutlich eine andere: Sie können es Ihren Mitarbeitenden auf Dauer nicht zumuten, mitten im Kanzleibetrieb einen Sonderfall nach dem anderen zu betreuen. Spätestens mit der E-Rechnung gibt es keinen Grund mehr, auf die zahlreichen Vorteile digitaler Buchhaltung zu verzichten.

Wenn Ihre Mandantinnen und Mandanten selbst buchen, läuft das nicht nur auf weniger Erfassungs- und Buchungsarbeit in der Kanzlei hinaus, weil solche Routineaufgaben entfallen beziehungsweise durch eine Prüfung der Eingaben ersetzt werden:

• Aufwand mit Papierbelegen, Pendelordnern und deren Tausch, dem Scannen der Belege und einer ggf. noch manuellen Ablage entfällt.
• Daten müssen nicht mehr doppelt eingegeben werden, weil die Übernahme aus Lexware Office in Ihr Kanzleisystem zuverlässig funktioniert.
• Abstimmung wird zum Kinderspiel, wenn alle Beteiligten in der Cloud auf die gleichen Daten schauen können, weil alles gemeinsam zugänglich ist.
• Ob und welche Belege fehlen, ist sofort ersichtlich. Wo nötig, können Steuerfachangestellte direkt korrigierend eingreifen.
• Mandanten haben auch ohne direkte Betreuung immer den tagesaktuellen Überblick über die eigenen Finanzen und eventuelle Außenstände.
• Handlungsbedarf und der damit einhergehende Beratungsbedarf lassen sich mit weit weniger Aufwand als vorher viel früher erkennen und gegensteuern.
• Dadurch bieten sich auch wesentlich bessere Datengrundlagen für Liquiditätsplanung, Investitionsberatung und laufendes Controlling.
• Ebenfalls ist die einfachere Vorbereitung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen möglich, wenn die unterjährige Buchführung vollständig und korrekt ist.
• Orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit in Ergänzung mit durchgehend aktuellen Buchungen der Belege entschlackt Fristen und entlastet Mitarbeitende.
• Der Mix aus frei gewordenen Kapazitäten und besseren Möglichkeiten durch eine tagesaktuelle Datenlage ermöglicht lukrativere Dienstleistungen wie Beratung.

Was also können Sie tun, wenn die Positionierung als rein digitale Kanzlei bisher noch an Mandaten scheitert, die sich auf Selbstbuchung nicht einlassen wollen oder können? Ganz einfach: Sie buchen immer noch nicht selbst, sondern Sie suchen entweder für sich oder für die Mandanten eine Outsourcing-Lösung.

Drei etablierte und gut dokumentierte Möglichkeiten stehen jeder Kanzlei zur Verfügung:

1. Lexware Office Schulungen für die Mandanten und deren Mitarbeitende

Spätestens beim Thema E-Rechnung werden auch Ihre langjährigen Mandate sich über eine intuitiv bedienbare Unternehmenslösung freuen, die diese Anforderung gleich mit löst. Hürden beim Einstieg können Sie mit einem internen Onboarding lösen: Wenn alle Beteiligten immer wissen, was wann von wem erwartet wird, läuft jede Einführung neuer Systeme besser.

Über das Onboarding in der Kanzlei hinaus gibt es dann noch die Möglichkeit, dass die Mandanten oder deren Mitarbeitende sich mit einer Schulung für Lexware Office fit für die Umstellung machen und eventuelle Wissenslücken schließen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Einarbeitung und Betreuung durch Lexware Office Coaches. Diese Profis verfügen über umfangreiches Fachwissen und sind bundesweit tätig. Sie kennen die Belange von Selbstständigen und fokussieren stets auf den effizienten Einsatz von Lexware Office.

2. Outsourcing an auf Lexware Office spezialisierte Buchhaltungsdienste durch die Mandanten

Wenn Ihr Mandant davon nichts wissen will und am liebsten gar nichts ändern würde, kann er oder sie für das eigene Unternehmen jederzeit ein Buchhaltungsbüro zwischenschalten, das die Belegbuchhaltung übernimmt, Fragen klärt und dafür sorgt, dass Sie sich am Ende nur noch saubere Daten ziehen müssen.

Im Idealfall kennen Sie bereits einige Buchhaltungsbüros, mit denen Sie arbeiten und können eine Empfehlung aussprechen, so dass am Ende vieles bei Ihnen wieder aus einer Hand ankommt.

3. Outsourcing an etablierte zertifizierte Dienstleister durch die Kanzlei selbst

Buchhaltungsbüros und andere auf Lexware Office spezialisierte Dienstleister können auch Sie selbst als Kanzleiinhaber zwischenschalten, wenn Sie die „manuelle“ Belegbuchung komplett aus Ihren Abläufen nehmen wollen und die Mandanten sich unwillig zeigen. Diese Service-Anbieter arbeiten mit sicheren Systemen und bringen in der Regel langjährige Erfahrung mit, so dass im Bedarfsfall auch andere Aufgaben übernommen werden können.

Fazit: Es findet sich immer ein Weg, um Belegbuchung per Outsourcing zu vergeben

Wo ein Wille ist, findet sich eine Selbstbuchungslösung. Am Ende haben Sie mehr Zeit für Mandate als weniger, wenn Routinetätigkeiten per Outsourcing verschwinden.

Das ist Ihre Chance, die E-Rechnung für Transformationsschwung zu nutzen und sich als Beraterkanzlei zu etablieren, die sich mit lukrativeren, da anspruchsvolleren Aufgaben beschäftigt und so auch zahlreiche fachliche Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeitende bietet.