KI in der Kanzlei: Human in the Lead AND in the Loop

Alle kennen „Human in the Loop“, aber was ist „Human in the Lead“?

KI-Prozesse sind noch so neu, dass einige staunend vor der Texterstellung stehen, während andere bereits daran arbeiten, Ablauf an Ablauf durch KI-Agenten zu organisieren, um Prozesse möglichst optimiert ablaufen zu lassen.

Human in the Loop und Human in the Lead sind zwei unterschiedliche Rollen Ihrer Steuerfachangestellten in KI-Prozessen: Beim „Human in the Loop“ greift der Anwender oder die Anwenderin kontrollierend, korrigierend oder freigebend in den KI-Workflow ein: Kein Ergebnis ohne menschliche Aufsicht und Freigabe. Beim „Human in the Lead“ passen Sie und Ihr Team schon vorher auf und legen von Anfang an fest, wo die Grenzen, Verantwortungen und Ziele der KI sind: Sie legen den Rahmen für den gesamten Einsatz vorher fest, statt nur die Ergebnisse zu prüfen. Beide Ansätze werden kombiniert.

Human in the Loop: Die KI arbeitet vor

Die Qulitätskontrolle plus Freigabe: Bei Human in the Loop arbeitet die Künstliche Intelligenz vor und der Mensch prüft, ergänzt oder korrigiert dann an den entscheidenden Stellen.

Weil an kritschen Stellen das freigebende Fachwissen einfließt, hat Human in the Loop den Vorteil von Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Problematische Muster werden erkannt.
Nachteile gibt es aber auch: Ein Teil der durch digitale Optimierung gewonnene Zeitersparnis geht wieder verloren, wenn Menschen manuell prüfen und freigeben müssen. Außerdem muss immer eine Person mit dem Fachwissen vorhanden sein und im Falle Steuerkanzlei auch jemand mit Befugnis, zum Beispiel für das Absegnen von Steuererklärungen. Der „Loop“ kann dann auch noch zur Bremse werden, wenn Steuerfachangestellte den Ergebnissen nicht trauen und zu oft zu langwierig eingreifen, auch wenn die KI bereits ausreichend liefert.

Human in the Lead: Der Mensch arbeitet vor

Den Rahmen festlegen und Standards definieren: Human in the Lead bedeutet, dass der Mensch strategisch führt und bereits vorab festlegt, was KI wann und wie soll und auch, was sie nicht darf.

So werden Verantwortlichkeiten und damit auch Ansprechpartner und Ergebnisse klar definiert, weil die Ziele und Grenzen feststehen. Es ist einfach, die KI-Nutzung strategisch auszurichten. Allerdings erfordert der Human in the Lead Ansatz eine fachliche Reife, Urteilskraft und Führungskompetenz, die weit über ein einfaches Prüfen und Reagieren hinaus gehen. Wenn diese strategische Führung fehlt, verpufft das Potenzial und Fehler häufen sich, der Mehraufwand steigt.

Chancen: Warum Sie die beiden Ansätze kombinieren sollten

Wenn Sie Lead und Loop in den Ablauf nehmen, können Sie in Ihrer Steuerkanzlei die Möglichkeiten der KI produktiver nutzen, als wenn „nur“ Prozesse automatisiert werden – das ist der erste Schritt, aber nur ein Anfang. In der Praxis sieht das so aus, dass die KI-Anwendung „in the lead“ strategisch geführt wird und an allen fachlich relevanten Stellen Menschen zusätzlich „in the loop“ genommen werden:

Erst werden der Zweck, die qualitativen Anforderungen und die Grenzen definiert. Dann führt die KI diese Aufgaben aus und anschließend prüft der Mensch die risikoreichen oder fachliche Freigaben voraussetzenden Ergebnisse.

In der Steuerkanzlei liegt der Nutzen vor allem im Zeitgewinn und Entlastung bei Routinetätigkeiten, denn die fachliche Verantwortung und die zwischenmenschliche Mandantenbeziehung kann KI nicht ersetzen: Human in the Lead heißt im Fall einer Steuerkanzlei, die Daten nicht in externe Tools geben kann, dass die Führungskraft entscheidet, welche Use Cases erlaubt sind, welche Daten genutzt werden dürfen und wo die Qualitätsgrenze liegt.

Führungsaufgabe: Kommunizieren von „KI unterstützt uns, aber wir steuern sie präzise“

Eine Kanzlei nutzt KI als Werkzeug, aber definiert die Spielregeln, prüft die Ergebnisse und behält die Verantwortung. Die KI recherchiert oder entwirft, ersetzt aber nicht die fachliche Einordnung. Die Mitarbeitenden sollten das Phänomen des „Halluzinierens“ kennen und darauf achten, ob es auftritt. Ein Ansprechpartner für alle im Lernprozess auftretenden Fragen sollte auch feststehen, und dann empfiehlt es sich, den Dreiklang zu kommunizieren:

1. Zweck festlegen: Wofür wollen wir KI in der Kanzlei nutzen?
2. Regeln definieren: Welche Daten und Freigaben für welche Tools?
3. Praxis: Welche konkreten Arbeitsabläufe werden dadurch leichter?

Mit dem Human in the Lead Prinzip wird KI in der Steuerkanzlei nicht zur rein technischen Lösung, sondern zum Gesamtpaket aus Führung, Kommunikation, Strategie und Zweckbindung. Dazu kommen noch Verantwortungsbewusstsein und Datenschutz – das ist ein völlig anderer Ansatz als „das probieren wir jetzt einfach mal aus“ und muss dem Kanzlei-Team auch anders erklärt werden. Es werden immer noch Menschen Angst haben, dass sie durch KI ersetzt werden, umso wichtiger ist die Botschaft, dass es nicht um Ersatz geht – sondern um hochprofessionelle, akribisch kontrollierte Entlastung.

5 Grundsätze für Human in the Lead and Loop

1. KI wird immer nur eingesetzt, wenn der Anwendungsfall bekannt und freigegeben ist.
2. Über Zweck, Ziel, Grenzen und Freigabe entscheidet immer der fachlich bewanderte Mensch
3. Besonders wichtig: Sensible Mandantendaten kommen nur in geprüfte spezialisierte Systeme.
4. Mandantenrelevante KI-Ergebnisse werden nicht einfach übernommen, sondern fachlich kontrolliert.
5. Grenzen, Risiken und Einschränkungen wurden klar kommuniziert, ebenso die Verantwortung.

Mitarbeitende sollten drei Dinge wissen, bevor sie loslegen: Was darf ich? Was darf ich nicht? Wer trägt die Verantwortung? Im Idealfall auch noch: Was geschieht bei einem Fehler? Schulungen, klare Regeln und eine tragfähige Fehlerkultur sind bei jeder Einführung von KI wichtig, um den Menschen die Angst zu nehmen und für Transparenz zu sorgen.

Mit einem Pilotprojekt und professioneller Beratung können Kanzleien herausfinden, welche Abstufungen von Lead und Loop für die eigenen Abläufe Sinn ergeben, wann Agenten eingesetzt werden können und wo speziell für die Steuerbranche entwickelte Tools Sinn ergeben. Immer in Abstimmung mit dem ganzen Team, das später so arbeiten soll. Denn das ist das wichtigste große Learning zur Künstlichen Intelligenz:

Menschen sind die Möglichmacher, aber auch die potenzielle Sollbruchstelle. Noch nie war es so wichtig, Mitarbeitende „abzuholen“ und zu schulen, über die Auswirkungen zu sprechen und gemeinsam Schritte zu definieren.

Die Serie: KI in der Steuerkanzlei

Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel

Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung

Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation

Teil 4: Beratung, Fehlervermeidung und Strategie

Teil 5: Faktor Mensch: Worauf es wirklich ankommt

Teil 6: KI in der Kanzlei: Human in the Loop

Teil 7: Künstliche Intelligenz und Ethik

Teil 8: Der „European AI Act“ und KI in der Steuerkqnzlei

Teil 9: Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte – angstfrei arbeiten

Teil 10: KI in der Steuerkanzlei: Künstliche Intelligenz im Recruiting

Teil 11: Künstliche Intelligenz und neue Karrierewege durch Spezialisierung

Teil 12: Wie weit ist die Durchsetzung der KI Verordnung?

Teil 13: Gefunden werden als digitaler Arbeitgeber

Teil 14: Human in the Lead AND in the Loop