KI in der Steuerkanzlei: Wie weit ist bei Ihnen die Durchsetzung der KI Verordnung?

Dauerbrenner-Thema: KI in der Steuerkanzlei

Täglich sprießen spannende neue Tools aus dem Internet, die wenigsten warnen vor der Eingabe schützenswerter Daten, die meisten verlocken zur schnellen Lösung oder wenigstens einem flotten Brainstorming zwischendurch. Doch für die Mitarbeitenden Ihrer Kanzlei ist es so wichtig wie für Sie als Führungskraft, sich mit der KI-Regulierung auszukennen:

Sie müssen die eigene Kanzlei schützen, dabei kompetenter Gesprächspartner für Mandanten in Transformationsprozessen und für die Unternehmensberatung sein und daher wissen, worum es bei der KI-Gesetzgebung geht und wie der Stand ist. Nicht, um Entscheidungen und Prozesse bei Bedarf noch etwas herauszuzögern, sondern um keine Fristen zu verpassen und kein Risiko einzugehen.

Die europäische KI Verordnung ist beschlossen und bereits seit 2024 in Kraft, aber die Regeln werden in Stufen umgesetzt.
Ein Teil gilt bereits, insbesondere Verbote bestimmter Hochrisiko Praktiken. Der Großteil der Pflichten für Hochrisiko Systeme und General Purpose KI greift erst 2026/2027, sollte aber jetzt schon bekannt sein – denn die Umsetzung ist nicht trivial.

Deutschland arbeitet außerdem an einem eigenen Durchführungsgesetz, das Zuständigkeiten, Aufsicht und Bußgelder konkretisiert. Das wird von der Bundesnetzagentur, gesteuert und von bereits existierenden Fachaufsichten ergänzt. Für Steuerberatende ist wichtig: Die Aufsichtslandschaft wird komplexer, nicht einfacher. Wer KI in der Steuerkanzlei einsetzt, muss wissen, mit welcher Behörde er es wann zu tun hat, wenn Herausforderungen auftauchen.

Ohne Klarheit gibt es Rechtsrisiken beim KI-Einsatz

KI gestützte Systeme betreffen Recruiting, Personalsteuerung, Leistungsbewertung, Arbeitsschutz, betriebliche Mitbestimmung und die Beratung von Mandaten – wir haben die Möglichkeiten bereits in den vorherigen 11 Teilen dieser Serie vorgestellt. Wer als Kanzleiführung keine Klarheit über den Einsatz von KI schafft, riskiert rechtliche Verstöße, Reputationsschäden und Vertrauensverlust sowohl im Team als auch bei der Kundschaft. Wenn ein Mandant fragt, welche KI-Regeln beachtet werden sollten, sollten Sie in der Rolle von Berater und Dienstleister die Antwort kennen und im Idealfall handfeste Orientierung bieten.

Mit höchster Vorsicht zu „genießen“ sind beispielsweise HR-Tools mit Auswertungs- und Rankingfunktionen für Teams und Bewerber, mit Profilfunktionen und Verhaltensauswertungen. KI Anwendungen, die über Zugang zu Beschäftigung entscheiden, Menschen einstufen oder ihren Zugang zu Leistungen und Rechten maßgeblich beeinflussen sind Hochrisiko-Systeme, mit denen weitreichende Pflichten einhergehen:

• Datenschutz und Risikomanagement
• Transparenz gegenüber Betroffenen
• Dokumentationsanforderungen
• laufende Überwachung aller Abläufe
• eventuell auch Konformitätsbewertung

KI-Aufgabe: Compliance in Verträgen mit Herstellern von Lösungen und KI-Tools

Wer ist verantwortlich, wenn ein eingesetztes KI-System rechtswidrig oder im Graubereich arbeitet – die Anbieter oder die nutzende Kanzlei? Viele Steuerkanzleien werden KI einkaufen: eingebettet in HR Software, Bewerbungsplattformen, ERP Systeme oder Kommunikationskanäle wie Chat-Bots. Wenn Systeme rechtswidrig arbeiten, haften aber im Zweifelsfall diejenigen, die ein Tool ungeprüft verwenden.

Praxis-Checkliste für den KI-Einsatz:

• Welche Anwendungen in der Kanzlei setzen KI ein und wie, wofür und was macht die KI genau?
• Welche Einsatzfelder sind sensibel: Mandantendaten, Recruiting, Leistungsmessung, Risiko-Assessments?
• Was steht in den Verträgen der Anbieter zur AI Act Konformität, zu verwendeten Daten, zu Risiken und zur Transparenz?
• Welche Informationen werden benötigt für kompetente Entscheidungen, welche Weiterbildungen sind essentiell?
• Wer ist in der Kanzlei offizielle Ansprechperson für Fragen, Probleme und Weiterbildungsthemen zu KI?

Statt einfach nur komfortabel die scheinbar bequemsten Tools zu nutzen, werden Sie zu Gestaltern und Managern der eigenen IT- und KI-Umgebung, für die Sie schließlich geradestehen müssen.
Denn mit der KI Verordnung steigt der Bedarf an internen Leitlinien und klaren Zuständigkeiten. Ein „Kanzlei-KI Kodex“ kann festlegen, welche Einsatzzwecke akzeptabel sind, wie Transparenz gewährleistet wird, wie mit Fehlentscheidungen umzugehen ist und wann zwingend Rechtsberatung nötig wird.

Fazit: Sie als Steuerberater gehören zu den Multiplikatoren

Steuerberatende werden in den kommenden Jahren zu den Unternehmensberatern gehören, die ihren Mandanten die Grenzen und Möglichkeiten der KI nahebringen. Mandanten werden fragen: „Dürfen wir das?“ – „Was müssen wir dokumentieren?“ – „Ist unser KI-Tool erlaubt?“

Eigene praktische Erfahrungen sind dann wertvoll, und Voraussetzung – wer eigene Checklisten etabliert hat, kann diese für Mandanten anpassen, ebenso wie die Erfahrungen aus Mitarbeiterschulungen in Kommunikationsberatung umleiten. Sie haben Ihre Software-Anbieter auf Herz und Nieren geprüft und können nun das Wissen um den Prozess und die Erkenntnisse mit der restlichen Beratung verkaufen. Sie haben Fragen zu der Automatisierung von Abläufen in Lexware Office? Unser Kanzleibetreuer helfen gerne weiter.

Die Serie: KI in der Steuerkanzlei

Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel

Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung

Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation

Teil 4: Beratung, Fehlervermeidung und Strategie

Teil 5: Faktor Mensch: Worauf es wirklich ankommt

Teil 6: KI in der Kanzlei: Human in the Loop

Teil 7: Künstliche Intelligenz und Ethik

Teil 8: Der “European AI Act” und KI in der Steuerkqnzlei

Teil 9: Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte – angstfrei arbeiten

Teil 10: KI in der Steuerkanzlei: Künstliche Intelligenz im Recruiting

Teil 11: Künstliche Intelligenz und neue Karrierewege durch Spezialisierung

Teil 12: Wie weit ist die Durchsetzung der KI Verordnung?