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Die E-Rechnungspflicht als Chance nutzen

Mandanten jetzt auf Lexware Office migrieren

Die E-Rechnungspflicht als Gewinn für alle Prozessbeteiligte

Die E-Rechnungspflicht bietet eine einzigartige Chance für die digitale Transformation in Deutschland. Unternehmen ohne strukturierte Finanzsoftware, müssen sich umstellen. Sie werden jedoch weit über die Vorteile der E-Rechnung hinaus von den digitalen Möglichkeiten profitieren. Daraus resultiert auch ein Effizienzgewinn in Steuerkanzleien, die sich verstärkt auf die Beratung konzentrieren können, anstatt sich in der Zettelwirtschaft zu verlieren.

Lexware Office Mandanten müssen sich keine Sorgen machen: Unsere Lösung wird automatisch sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sodass Ihre Mandanten nahtlos im gewohnten Umfeld weiterarbeiten können.

Zeitplan zur E-Rechnungspflicht

22
März
2024

Der Bundesrat hat das Wachstumschancengesetz genehmigt, das die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 vorsieht. Dies bedeutet, dass Unternehmen bereits in weniger als einem Jahr grundsätzlich verpflichtet sind, E-Rechnungen für Transaktionen zwischen Unternehmen empfangen zu können. Überprüfen Sie jetzt, welche Ihrer Mandanten noch keine strukturierte Finanzsoftware für ihre Rechnungserstellung nutzen, und entwickeln Sie einen Plan für ihre Migration.

01
Januar
2025
  • Jedes Unternehmen muss ab sofort E-Rechnungen empfangen können.
  • Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.
  • Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.
  • In den ersten zwei Jahren dürfen noch Papierrechnungen versendet werden.
  • Andere elektronische Rechnungsformate (z. B. PDF) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden
01
Januar
2027
  • Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen im B2B E-Rechnungen versenden.
  • Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro dürfen noch andere Rechnungsformate verwenden.
  • EDI-Verfahren dürfen weiterhin eingesetzt werden.
01
Januar
2028

Die E-Rechnungspflicht greift vollständig, und alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Stand: 22.03.2024

Keine Sorge um Lexware Office Mandaten

Mandanten, die Lexware Office nutzen, werden bereits vor der Einführung der E-Rechnungspflicht E-Rechnungs-ready sein. Wir rollen unsere E-Rechnungs-Lösung Schritt-für-Schritt aus und werden Sie und Ihre Mandanten rechtzeitig informieren.

Mehr zur Umsetzung in Lexware Office erfahren.

Vollständiger Fokus auf Pendelordner-Mandanten

Größere Veränderungen kommen auf Unternehmen zu, die bislang nicht auf Software und digitale Prozesse setzten. Hier bedarf es Einarbeitung und Beratung. Wir empfehlen Ihnen frühzeitig aktiv zu werden und die Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht nicht auszureizen. Informieren Sie Ihre Kandidaten jetzt und entwickeln Sie einen Migrationsplan. Gerne unterstützen wir Sie dabei.

Wir unterstützen Sie und Ihre Mandanten

E-Rechnung in Lexware Office

Mit Lexware Office erfüllen Ihre Mandanten die E-Rechnungspflicht vollständig: Empfang, Erstellung, Versand und Archivierung. Alles in einem System. Gerne zeigen wir Ihnen den aktuellen Entwicklungsstand in unseren kostenlosen Webinaren zur E-Rechnungspflicht.

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Lexware Office Angebot für Neukunden

Für Mandanten, die Sie im Rahmen der E-Rechnungspflicht in die digitale Buchhaltung heranführen, haben wir ein tolles Einstiegsangebot: Vorübergehend können Neukunden Lexware Office 6 Monate gratis nutzen. Dieses Angebot gibt es ausschließlich über die Steuerkanzlei, z.B. per Einladung aus Ihrem Lexware Office Steuerberaterzugang.

Jetzt Mandant einladen

Mandanten-Webinare

Gerne zeigen wir Ihren Mandanten, wie einfach die E-Rechnungspflicht mit Lexware Office erfüllt wird. Empfehlen Sie unser kostenloses Webinar, gleitet von Steuerberaterin Carina Heckmmann gerne weiter

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Lexware Office Onboarding Prozess

Entwickeln Sie Ihr individuelles Onboarding, wie Sie Unternehmen weg von Word hin zum digitalen Rechnungsprozess begleiten. Unsere lexofficer-Community hat hierzu einen Musterprozess entwickelt, den Sie gerne verwenden können:

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Starter-Paket

Im Rahmen des Lexware Office Starter-Paketes entwickeln unsere Kanzleibetreuer gemeinsam mit Ihnen einen Einführungsprozess, wie Sie ihn auch rund um die E-Rechnungspflicht einsetzten können. Aktuell erhalten Sie das Paket gratis statt für 599 EUR.

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Lexware Office Academy

Eine weitere Möglichkeit zur schnellen Einarbeitung, die mit wenig Aufwand für Sie als Steuerkanzlei verbunden ist, sind unsere Online-Kurse in der Lexware Office Academy. Mit einem breiten Angebot an Themen und einfach handhabbaren Lektionen werden Ihre Mandanten zügig zu Lexware Office Profis und meistern die Anforderungen der E-Rechnungspflicht spielend.

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Lexware Office Coaches

Darüber hinaus können Sie die Einarbeitung auch komplett an Lexware Office Coaches auslagern. Die zertifizierten Lexware Office Experten unterstützen Ihre Mandanten individuell und sorgen für ein schnelles Onboarding. Sie fokussieren Sie anschließend auf die Abstimmung der Arbeitsteilung. Auch dies kann ein interessanter Ansatz sein, die E-Rechnungspflicht anzugehen.

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Arbeitshilfen zum Download

Für Ihre Beratungsgespräche zur Einführung der E-Rechnungspflicht stellen wir Ihnen gerne Material zur Verfügung:

Anschreiben an Lexware Office Mandanten

 

Anschreiben an Mandanten, die ohne strukturierte Finanzsoftware arbeiten

 

Präsentationsvorlage für Beratungsgespräche

 

Informationsmaterial

Umsetzung in Lexware Office

Verarbeitung von E-Rechnungen gemäß E-Rechnungspflicht

E-Rechnungen im maschinenlesbaren Format wie XRechnung und ZUGFeRD laden Ihre Mandanten wie gewohnt in Lexware Office hoch, genau wie alle anderen Rechnungen auch. Die automatische Erkennung der Rechnungsinhalte sowie unsere KI-unterstützten Buchungsvorschläge unterstützen Ihre Mandanten weiterhin bei der automatisierten Buchführung.

  • Effizient: Strukturierte E-Rechnungsformate können schneller ausgelesen werden.
  • Fehlerfrei: Keine manuellen Eingabefehler mehr und eine vollständige Erfassung aller Inhalte.
  • Automatisiert: Ein optimierter Rechnungseingang ist die Basis für eine präzise Finanzplanung.

E-Rechnungen gemäß E-Rechnungspflicht erstellen und versenden

Ihre Mandanten erstellen und versenden E-Rechnungen nach der gültigen Norm EN 16931 in Lexware Office wie gewohnt. Im Rechnungseditor wird ein Status angezeigt, der klarmacht, ob es sich um eine E-Rechnung handelt. Zudem erhalten Ihre Mandanten eine Checkliste, die zeigt, welche Informationen für eine vollständige E-Rechnung noch fehlen und wo diese ergänzt werden können.

  • Einfach: Mit wenigen Klicks ist auch eine E-Rechnung in Lexware Office wie gewohnt erstellt.
  • Mobil: Auch von unterwegs und direkt aus einem bestehenden Angebot heraus.
  • Sicher: Versand per E-Mail oder Bereitstellung im Kundencenter – wie gehabt läuft alles reibungslos.

Video-Tutorial

Unser Kanzleibetreuer Alexander Mayer zeigt Ihnen, wie die Anforderungen der E-Rechnungspflicht in Lexware Office umgesetzt werden. Lernen Sie, wie einfach E-Rechnungen erstellt und erfasst werden, wie die Migration von „Werner Words“ gelingt und wie Lexware Office Sie dabei unterstützt – alles in einem System und ohne Zusatzkosten.

Jetzt anschauen

Expertenmeinungen zur Einführung der E-Rechnungspflicht

„Die E-Rechnungspflicht bietet Chancen, Daten effizienter erfassen zu können, auch im Zusammenspiel mit dem Ausland. Das EU-Maßnahmenpaket ViDA (VAT in the digital age) zeigt deutlich, dass es gerade im Bereich der Umsatzsteuer noch viel zu tun gibt. Deutsche Unternehmen und deren Steuerberater:innen sollten jetzt schon auf digitale Buchhaltungslösungen setzen, die effizient E-Rechnungen erfassen und weiterverarbeiten können.“
Fabian Walter aka Steuerfabi Steuerexperte & Influencer
„Die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte sehen wir als große Chance für die Digitalisierung des deutschen Mittelstands, vom Selbstständigen bis zum Klein- und Kleinstunternehmen. Denn nun bekommen die, die bislang noch nicht auf Software und digitale Prozesse setzen, einen weiteren, dringend notwendigen Schubs, die Chancen einer digitalen Unternehmenssteuerung zu nutzen und ihr Unternehmen für eine erfolgreiche Zukunft aufzustellen.“
Christian Steiger Geschäftsführer Lexware
„Ich sehe in der Einführung der e-Rechnung eine riesige Chance für Unternehmen und ihre Steuerberater:innen. Mit der Einführung der voll digitalen Prozesse fällt das händische Pflegen von Listen (um den Überblick zu behalten) weg und wird ersetzt durch das voll automatische Ermitteln von Unternehmenskennzahlen auf der Seite der Unternehmen. Auf der Seite der Steuerberater fällt das lästige Nachfragen Monat für Monat nach fehlenden Belegen weg und es wird Kapazität für neue Mandate frei.“
Steffi Krüger Coach fraupapierlos
„Echte Digitalisierung mit Planungssicherheit: Es ist Zeit, aktiv zu werden für diejenigen, die noch papierhafte Prozesse haben, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, diese sinnvoll und im vollen Umfang zu nutzen und Chaos zu vermeiden. Eine ganze Branche wird sich neu ausrichten müssen, denn vieles ist damit überholt. Da die Übertragungswege für elektronische Rechnungen nicht definiert sind, wird sich meiner Meinung nach Einfachheit durchsetzen. “
Phillip Strauch geschäftsführender Inhaber invoicefetcher
„Ich freue mich auf die E-Rechnungen. Dann sind wir wieder ein Stückchen weiter im Digitalisierungszeitalter. Außerdem wird es zu einem zusätzlichen (Wettbewerbs)-Vorteil für die Kanzleien, die seit Jahren in Digitalisierung, Systeme und Mitarbeiterfortbildung investieren. Da meine Mandanten Lexware Office nutzen, sehe ich dem Thema entspannt entgegen. “
Nadine Meibohm Steuerberaterin
Marcus DEiN digitaler Steuerberater
Marcus DEiN digitaler Steuerberater
„Die E-Rechnungspflicht markiert einen Wendepunkt für die Digitalisierung in der Steuerberatungsbranche, der Effizienz steigert und Prozesse vereinfacht. Steuerberater spielen eine Schlüsselrolle bei der Implementierung dieser Neuerung und können ihren Mandanten einen bedeutenden Mehrwert bieten, indem sie nicht nur bei der Umsetzung unterstützen, sondern auch strategisch beraten.“
Marcus Dein Steuerberater TAXABL StBG mbH
„Die E-Rechnung bringt neben vielen Automatisierungschancen vor allem auch jede Menge Rechtssicherheit auf Seiten der Unternehmer. Mit der E-Rechnung wird es keine Diskussionen mehr über fehlende Identifikationsmerkmale des Absenders geben und die Prüfung der notwendigen Rechnungsmerkmale reduziert sich auf die Eindeutigkeit der Bezeichnungen von Rechnungspositionen. Die Kosteneinsparung durch Automatisierung sowie die höhere Sicherheit sind zwei gewichtige Argumente für Solo-Unternehmer, mit der E-Rechnung zu beginnen, sobald es technisch möglich ist.“
Frank Scheele Steuerberater
„Für uns ist die E-Rechnungspflicht ein Gamechanger. Papier loszulassen fällt vielen Unternehmen schwer, ist jetzt aber alternativlos. Alle Lexware Office-User können dem Stichtag dank zukunftssicherer Software entspannt entgegensehen. Und dank vielfältiger Beratungsangebote gibt es für jede Kanzlei und jedes Unternehmen die passende Unterstützung bei der Umstellung. Wir sind bereit und gerne an Ihrer Seite!“
Michaela Wernsmann Geschäftsführerin Büroservice Münster GmbH
„Für mich ist eine Gesetzesänderung wie die E-Rechnungspflicht überhaupt kein Thema – ich bin dank Lexware Office von Lexware E-Rechnungs-ready! “
Jan Knopp Gründer Alt.Holz.Garage
„Die E-Rechnung wird für einen enormen Effizienzgewinn in Kanzleien sorgen, da OCR Technologie entfallen kann. Die Anzahl der Buchungssätze wird somit weiter gesteigert, was in Zeiten des Fachkräftemangels nicht zu unterschätzen ist. Alle Unternehmer, die heute schon Rechnungen mit Lexware Office stellen und via E-Mail an die Kunden versenden, sind bestens aufgestellt und vorbereitet. Hier wirkt sich das neue Gesetz primär im Hintergrund aus – Prozesse müssen nicht umgestellt werden.“
Daniel Bohle Steuerexperte metalposaunist GmbH
Carina Heckmann Digitale Steuerberaterin
„Ich empfehle, schon jetzt auf Lexware Office zu setzen, um die Chancen einer digitalen Unternehmenssteuerung auch jenseits der Rechnungsstellung zu nutzen. “
Carina Heckmann: Steuerberaterin

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Was ist eine E-Rechnung?

Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Rechnungsformate wie PDF. Doch ein PDF ist keine E-Rechnung. Im Gegensatz dazu werden E-Rechnungen nach EU-Norm in einem strukturierten Format erstellt, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Unterscheidung ist vielen Selbstständigen und kleinen Unternehmen nicht bewusst, insbesondere solchen, die noch mit Word, Excel oder Papier arbeiten. Es gibt jedoch bereits Lösungen, die E-Rechnungs-Ready sind und Unternehmen diese Sorge abnehmen.

Als erster Ansprechpartner von Selbstständigen und kleinen Unternehmen kommt den Steuerkanzleien allein bei der Aufklärung rund um die Formate  der E-Rechnungspflicht bereits eine wichtige Rolle zu.

Die E-Rechnungspflicht besteht bereits seit 2023 für Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes. Die aktuelle Ausweitung auf den B2B-Bereich ist ein Vorgriff auf die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). Ziel ist es unter anderem, das Mehrwertsteuerrecht zu modernisieren und Mehrwertsteuerbetrug wirksamer zu bekämpfen. Bis 2028 ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für innergemeinschaftliche Umsätze nebst E-Rechnungspflicht geplant.

Die E-Rechnungspflicht wird in mehreren Stufen umgesetzt. Zunächst müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu öffnen. Später müssen Unternehmen E-Rechnungen für alle inländischen Umsätze ausstellen können. Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro könnten einen Aufschub erhalten. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen sich frühzeitig damit auseinandersetzen, wie sie E-Rechnungen integrieren können. Lösungen, die E-Rechnungs-Ready sind und zusätzliche digitale Funktionen bieten, sind bereits verfügbar.

Nein, ab 2028 sind Unternehmen aller Größen und Branchen, die Transaktionen im B2B Bereich tätigen, betroffen. Auch Unternehmen, die steuerfreie Leistungen erbringen, könnten betroffen sein. Nur bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro wird auch zukünftig keine E-Rechnung benötigt.

Die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte bietet eine große Chance für die Digitalisierung des deutschen Mittelstands. Unternehmen, die bislang noch nicht auf Software und digitale Prozesse setzen, erhalten einen weiteren Anstoß, die Chancen einer digitalen Unternehmenssteuerung zu nutzen. Die strukturierten Daten der E-Rechnungen eröffnen zudem weitere Vorteile, wie die Automatisierung von Datenpflegeaufwänden oder datengestützte Empfehlungen zu erzeugen.

Eine elektronische Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses strukturierte elektronische Format muss den Normen der europäischen Rechnungsstellung und der entsprechenden Syntax gemäß RL 2014/55/EU entsprechen, was auch der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Diese Formulierung ist technologieoffen und gilt somit auch für eventuell neue elektronische Rechnungsformate.

Die Anforderungen an das Format werden beispielsweise von der XRechnung erfüllt, die bereits im öffentlichen Auftragswesen Verwendung findet, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinem Schreiben vom 2. Oktober 2023 diese Bestätigung explizit für das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 gegeben. Andere Rechnungsformate, die nicht ausdrücklich genannt wurden, können jedoch grundsätzlich ebenfalls die Anforderungen erfüllen.

Es ist ratsam, frühzeitig aktiv zu werden und nicht bis zum Stichtag zu warten. Die Nutzung von Software bietet große Chancen, die Unternehmenssteuerung zu digitalisieren und effizienter zu arbeiten. Unternehmen, die noch auf Papier setzen, benötigen möglicherweise etwas Zeit, sich mit neuen Lösungen vertraut zu machen. Daher sollten sie nicht länger warten.

Ja, wer die Lösungen von Lexware nutzt, wird bereits lange vor der verpflichtenden Einführung E-Rechnungs-Ready sein und muss sich keine Gedanken machen.

Weiterführende Informationen und Veranstaltungshinweise

Haufe Whitepaper zur E-Rechnung

Eine ausführliche Analyse der Herausforderungen und Chancen der E-Rechnungspflicht für Steuerkanzleien stellt Haufe hier kostenlos zur Verfügung.

Jetzt herunterladen

Verpflichtung zur elektronischen Rechnung

Überblick der Haufe Online Redaktion zur E-Rechnungspflicht.

E-Rechnung

Was Ihre Mandanten jetzt wissen müssen. Ein Überblick der Lexware Office Redaktion.

E-Rechnung

XRechnung und E-Rechnung: Alles das Gleiche?

Eine Übersicht der Lexware Office Redaktion.

XRechnung

Entwurf des BMF zur E-Rechnung ab 2025

Die Finanzverwaltung hat den Entwurf eines BMF-Schreibens veröffentlicht, in dem die Grundsätze zur Anwendung der neuen E-Rechnung dargestellt werden.

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Chance und Herausforderung

Steuerkanzleien kommt bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht eine zentrale Rolle zu, die mit vielen Chancen verbunden ist.

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Webinar der Haufe Akademie

In diesem Seminar erfahren Sie alle aktuellen Fakten zum rechtskonformen Umgang mit elektronischen Rechnungen.

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TAXarena Mainz

Am 10. September stellt Sebastian Kaiser den aktuellen Stand der E-Rechnungsfunktionen in Lexware Office vor. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

Jetzt informieren

Entwickeln Sie einen Masterplan

Steuern Sie die Migration Ihrer „Werner Words“ aktiv und entwickeln Sie einen Umsetzungsplan mit passendem Onboarding-Prozess

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Podcast zur E-Rechnung

Lexware Geschäftsführer Christian Steiger im Gespräch mit Fabian Walter (steuerfabi) und Steuerberater Christian Gebert über die Einführung der E-Rechnungspflicht.

Jetzt anhören

Expertenrunde zur E-Rechnung

Unternehmerin Cathi Bruns, invoicefetcher-Gründer Phillip Strauch und Steuerberater Jens Henke blicken auf die E-Rechnungspflicht.

Jetzt anhören

Angebot für Neukunden

Nutzen Sie die Zeit bis zur Einführung der E-Rechnungspflicht. Begleiten Sie Unternehmen, die ihre Rechnungen heute noch mit Textverarbeitungsprogrammen erstellen, ins digitale Zeitalter. Wir unterstützen Ihre Beratung mit einem einmaligen Angebot: Während der Einführungsphase können Neukunden Lexware Office 6 Monate gratis nutzen.

Dieses Angebot gibt es ausschließlich über Steuerkanzleien, z.B. in Ihrem Steuerberaterzugang.

  • E-Rechnungs ready
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  • Kostenloser Support
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