Die E-Rechnungspflicht als Chance nutzen

Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Rechnungsformate wie PDF. Doch ein PDF ist keine E-Rechnung. Im Gegensatz dazu werden E-Rechnungen nach EU-Norm in einem strukturierten Format erstellt, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Unterscheidung ist vielen Selbstständigen und kleinen Unternehmen nicht bewusst, insbesondere solchen, die noch mit Word, Excel oder Papier arbeiten. Es gibt jedoch bereits Lösungen, die E-Rechnungs-Ready sind und Unternehmen diese Sorge abnehmen.

Als erster Ansprechpartner von Selbstständigen und kleinen Unternehmen kommt den Steuerkanzleien allein bei der Aufklärung rund um die Formate  der E-Rechnungspflicht bereits eine wichtige Rolle zu.

Die E-Rechnungspflicht besteht bereits seit 2023 für Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes. Die aktuelle Ausweitung auf den B2B-Bereich ist ein Vorgriff auf die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). Ziel ist es unter anderem, das Mehrwertsteuerrecht zu modernisieren und Mehrwertsteuerbetrug wirksamer zu bekämpfen. Bis 2028 ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für innergemeinschaftliche Umsätze nebst E-Rechnungspflicht geplant.

Die E-Rechnungspflicht wird in mehreren Stufen umgesetzt. Zunächst müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu öffnen. Später müssen Unternehmen E-Rechnungen für alle inländischen Umsätze ausstellen können. Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro könnten einen Aufschub erhalten. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen sich frühzeitig damit auseinandersetzen, wie sie E-Rechnungen integrieren können. Lösungen, die E-Rechnungs-Ready sind und zusätzliche digitale Funktionen bieten, sind bereits verfügbar.

Nein, ab 2028 sind Unternehmen aller Größen und Branchen, die Transaktionen im B2B Bereich tätigen, betroffen. Auch Unternehmen, die steuerfreie Leistungen erbringen, könnten betroffen sein. Nur bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro wird auch zukünftig keine E-Rechnung benötigt.

Die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte bietet eine große Chance für die Digitalisierung des deutschen Mittelstands. Unternehmen, die bislang noch nicht auf Software und digitale Prozesse setzen, erhalten einen weiteren Anstoß, die Chancen einer digitalen Unternehmenssteuerung zu nutzen. Die strukturierten Daten der E-Rechnungen eröffnen zudem weitere Vorteile, wie die Automatisierung von Datenpflegeaufwänden oder datengestützte Empfehlungen zu erzeugen.

Eine elektronische Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses strukturierte elektronische Format muss den Normen der europäischen Rechnungsstellung und der entsprechenden Syntax gemäß RL 2014/55/EU entsprechen, was auch der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Diese Formulierung ist technologieoffen und gilt somit auch für eventuell neue elektronische Rechnungsformate.

Die Anforderungen an das Format werden beispielsweise von der XRechnung erfüllt, die bereits im öffentlichen Auftragswesen Verwendung findet, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinem Schreiben vom 2. Oktober 2023 diese Bestätigung explizit für das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 gegeben. Andere Rechnungsformate, die nicht ausdrücklich genannt wurden, können jedoch grundsätzlich ebenfalls die Anforderungen erfüllen.

Es ist ratsam, frühzeitig aktiv zu werden und nicht bis zum Stichtag zu warten. Die Nutzung von Software bietet große Chancen, die Unternehmenssteuerung zu digitalisieren und effizienter zu arbeiten. Unternehmen, die noch auf Papier setzen, benötigen möglicherweise etwas Zeit, sich mit neuen Lösungen vertraut zu machen. Daher sollten sie nicht länger warten.

Ja, wer die Lösungen von Lexware nutzt, wird bereits lange vor der verpflichtenden Einführung E-Rechnungs-Ready sein und muss sich keine Gedanken machen.