Kein Pendelordner, kein Scannen – Belege online erhalten

Eine Allgemeine Übersicht über die DATEV-Cloud-Services aus dem Bereich Rechnungswesen finden Sie unter www.datev.de/cloud-services. Weitere Informationen zur Einrichtung der DATEV-Cloud-Services finden Sie unter www.datev.de/cloud-services-einrichten. Dort finden Sie auch den kostenlosen Einrichtungsservice „DATEV-Partner-Onboarding“. DATEV stellt Ihnen zudem diverse Info-Dokumente für die DATEV-Cloud-Services bereit. Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Info-Dokumente:

• DATEV-Cloud-Services für Mandanten über MyDATEV Mandantenregistrierung einrichten – DATEV Hilfe-Center
• Buchungsdatenservice: Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum per DATEV-Format holen – DATEV Hilfe-Center
• Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen – DATEV Hilfe-Center
• DATEV-Cloud-Services: Definition und Einrichtung der Rechtevorlagen – DATEV Hilfe-Center

Grundvoraussetzung für eine funktionierende Datenübertragung zwischen Lexware Office und DATEV ist, dass die Kanzlei für den entsprechenden Mandanten die MyDATEV Mandantenregistrierung durchgeführt hat. Anschließend können Sie je nach Datenservice folgendermaßen vorgehen: Rechnungsdatenservice 1.0

1. Loggen Sie sich in Lexware Office ein und gehen Sie unter Export auf „Daten jetzt an DATEV übertragen“.
2. Warten Sie, bis die Daten erfolgreich übertragen wurden.
3. Loggen Sie sich anschließend in DATEV Unternehmen online ein und gehen unter der Anwendung Belege auf „Belege bereitstellen“, um Buchungsvorschläge für das DATEV-Rechnungswesen-Programm bereitzustellen.
4. Gehen Sie anschließend in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm auf Bestand | Daten holen. Dort klicken Sie auf „Mandant ergänzen“ und wählen folgende Optionen aus: „Kassen-/Rechnungsstapel aus Kassenbuch/Beleg online“
5. Anschließend können Sie die Geschäftsvorfälle verbuchen.

Buchungsdatenservice

1. Loggen Sie sich in Lexware Office ein und gehen Sie unter Export auf „Daten jetzt an DATEV übertragen“.
2. Warten Sie, bis die Daten erfolgreich übertragen wurden.
3. Gehen Sie nun in das DATEV-Rechnungswesen-Programm. Klicken Sie also unter Bestand | Daten holen auf „Mandant ergänzen“ und wählen sie in dem nun aufgehenden Fenster folgende Optionen aus: Beleg-/Buchungsstapel und Stammdaten
4. Anschließend erhalten Sie die entsprechenden Buchungsstapel direkt in der Stapelverarbeitung und können die bereits fertigen Buchungssätze verbuchen.

Zur Nutzung der DATEV-Cloud-Services hat DATEV insbesondere an die Autorisierung einige Vorgaben, die bei der Nutzung der Datenservices erfüllt sein müssen. Die Bestellung der Produkte sowie der Authentifizierungsmedien erfolgt über die Steuerkanzlei.   Autorisierung Mandant Um die DATEV-Cloud-Services in Lexware Office nutzen zu können, reichen die Lexware Office-Zugangsdaten allein nicht aus. DATEV erwartet aus Sicherheitsgründen eine zweite Autorisierung.

1. Mandanten können sich über den DATEV-mIDentity-Stick authentifizieren. Voraussetzung für den Stick ist jedoch, dass mit Windows und dem Internet Explorer ab Version 9 gearbeitet wird.
2. Alternativ können sich Ihre Mandanten auch per Smartphone (über den DATEV SmartLogin) autorisieren. Das hat den Vorteil, dass auch Mac-User die Datenservices nutzen können.

Sollten der Mandant keine der beiden oben aufgeführten Authentifizierungsmedien besitzen, so bestellt die Steuerkanzlei diese kostenfrei mit (siehe nachfolgende Anleitung). Voraussetzungen aufseiten der Steuerkanzlei

1. Die Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV.
2. Die Kanzlei bestellt den Buchungsdatenservice bzw. den Rechnungsdatenservice 1.0 für Ihren Mandanten über die MyDATEV Mandantenregistrierung aus dem DATEV Arbeitsplatz heraus. Dort werden für den Mandanten das Produkt sowie notwendige Zugangsmedien bestellt, Rechte vergeben und ein Belege online-Bestand angelegt. Wenn die Kanzlei die Daten für den Mandanten aus Lexware Office heraus bereitstellt, muss lediglich die MyDATEV Mandantenregistrierung ohne Bestellung von Zugangsmedien durchgeführt werden. Die Kanzlei kann sich über die Rechteverwaltung online jederzeit selbst Senderechte für die beiden Datenservices administrieren
3. Allgemein ist bei den Einstellungen in DATEV Unternehmen online Folgendes zu beachten: – Lexware Office unterstützt die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04. – Lexware Office unterstützt ausschließlich Sachkontenlänge 4. – Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr (also 1. JAN – 31. DEZ). – Das Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch ist für den angelegten Mandanten für das aktuelle Wirtschaftsjahr bzw. für das Vorjahr eingerichtet. Bei der erstmaligen Übertragung der Daten eines Wirtschaftsjahres überprüft DATEV Unternehmen online, ob die Einstellungen aus dem Vorjahr automatisch übernommen werden können und richtet das aktuelle Wirtschaftsjahr automatisch ein.

• Effiziente Weitergabe von Dokumentdaten wie z. B. Belege und Belegsatzdaten zum Steuerberater
• Die Belege sind mit nur einem Mausklick in der Kanzlei
• Die Belegdaten werden automatisch übermittelt, bei der unterjährigen Buchhaltung in der Kanzlei entfällt das Eintippen der Belegdaten
• Sicherer Austausch der Dokumentdaten für die DATEV-Cloud
• Die Originalbelege bleiben beim Mandanten
• Lexware Office bucht im Hintergrund vor, Sie können Buchungsvorschläge übernehmen oder anpassen
• Sie und Ihr Mandant sparen Zeit durch optimierte Abläufe
• Sie vermeiden den Austausch von lästigen Pendelordnern oder unsicheren Datenträgern
• Kein unnötiges Kopieren oder Scannen von Papierbelegen mehr
• Keine Medienbrüche
• Effiziente Übernahme der Daten in die Finanzbuchführung
• Weniger Erfassungsfehler / höhere Prozessqualität
• Schnelle Verfügbarkeit der Dokumentdaten für die Finanzbuchführung
• Bereitstellung der Dokumentdaten über ein revisionssicheres Online-Archiv

Lexware Office überträgt Buchungsdaten, Stammdaten sowie die zugehörigen digitalen Belegbilder an DATEV. In den DATEV-Rechnungswesen-Programmen werden automatisch fertige Buchungssätze erzeugt und die Belegbilder werden in DATEV Unternehmen online abgelegt. Die digitalen Belegbilder sind in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen zudem bereits über die Buchungssätze verlinkt.

Diese Schnittstelle gibt es bereits seit 2016. Mit dem Rechnungsdatenservice 1.0 können Sie strukturierte Belegdaten von Ein- und Ausgangsrechnungen und die zugehörigen Belegbilder komfortabel von Lexware Office heraus an DATEV Unternehmen online übertragen. Aus den übertragenen Daten werden anschließend in DATEV Unternehmen online Buchungssätze für Belege online erzeugt. Darüber hinaus können Buchungsvorschläge für das DATEV-Rechnungswesen-Programm erzeugt werden. Über eine Lerndatei kann dieser Prozess dann zusätzlich teilautomatisiert werden. Sofern Sie alle Belege (Einnahmen und Ausgaben) mit Lexware Office verwalten, sparen Sie gegenüber der herkömmlichen Belegübergabe (z. B. über den Pendelordner) viel Zeit, sämtliche Belege bleiben immer in Ihrem Unternehmen und Ihre Steuerkanzlei verfügt über die bereits erfassten Belege in der Rechnungswesen-Software. Tipp: Falls Ihr Mandant in Lexware Office seine Bankkonten angebunden hat, kann es auch für Sie interessant sein, die Version Buchungsdatenservice zu testen. Lexware Office bucht im Hintergrund Ein- und Ausgangsbelege vor, so dass Sie bei der Übernahme der Buchhaltung viel Zeit bei der Erstellung der laufenden Buchhaltung einsparen können.

Mit den DATEV-Cloud-Services bietet DATEV ein leistungsfähige Schnittstellen zur Übertragung der Belege (inkl. der zugehörigen Belegdaten) und Buchungsstapel aus Lexware Office heraus direkt an die DATEV-Software. Die DATEV-Cloud-Servies gibt es bei Lexware Office aktuell in 2 Versionen:

• Rechnungsdatenservice: Es werden ausschließlich die Belegbilder inkl. der Belegdaten nach DATEV Unternehmen online übertragen
• Buchungsdatenservice: Es werden die Buchungsstapel, die Belegbilder sowie die Stammdaten in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übertragen