Was wir in den lexofficer Workshops gelernt haben

Ein voller Erfolg: Das lexofficer Schulungsprogramm 2025

Die lexofficer Zertifizierung mit dem Mix aus Selbststudium, Webinaren und einem Live-Workshop mit den Teilnehmenden fand jetzt bereits zum dritten Mal statt und wir freuen uns über herausragendes Feedback.

Wer mit uns Lexware Office Profi geworden ist, lernte in dieser Fortbildung unsere Buchhaltungslösung perfekt zu beherrschen, erarbeitete Lösungen für eine optimale Zusammenarbeit aller Beteiligten und knüpfte außerdem wertvolle Kontakte zu Gleichgesinnten – denn auch ein Netzwerk aus Experten und Kollegen ist heute Teil des beruflichen Erfolgs.

Das innovative lexofficer Ausbildungskonzept mit dem Mix aus Wissensvermittlung und persönlicher Beratung endete mit einem Workshop-Finale, mit dem wir uns besonders viel Mühe gegeben haben:

Nach der intensiven Arbeit in Kleingruppen mit anschließender Präsentation der Ergebnisse rundeten wir die lexofficer Erfahrung mit einem kulinarischen Abendprogramm ab: Wir kochten, wir mixten Cocktails, wir lachten gemeinsam und viel. Vor allem aber durften wir uns über begeistertes Feedback zu den Inhalten der Fortbildung freuen – und darüber, dass auch wir vieles lernen konnten.

Denn dank des intensiven Austauschs während der lexofficer Fortbildung lernten wir auch sehr viel darüber, mit welchen Herausforderungen unsere Teilnehmenden sich auseinandersetzen müssen.

Onboarding-Herausforderungen und deren Lösungen

Digitalisierung und Selbstbuchung sind immer noch Neuland für viele Mandanten. Das zeigt sich an Unsicherheitenim Vorfeld wie an Rückfragen, was von der Steuerkanzlei noch für Leistung erwartet werden kann für das Honorar. Hier fahren Kanzleien am besten mit Aufklärung. So kann man Mandantinnen und Mandanten die Vorteile konkret vorführen und das Optimierungspotenzial an konkreten Beispielen aufzeigen.
Wenn Prozesse nur schleppend anlaufen, weil die Mandanten nachlässig sind oder im Nachhinein behaupten, dass bestimmte Punkte nicht besprochen worden sind, helfen nur freundlich-erzieherische Maßnahmen: Verbindliche Terminvereinbarungen, um Probleme zu klären und Prozesse anzustoßen beziehungsweise zu begleiten. Wenn Sie alles Besprochene bereits ab dem Kick-off Meeting protokollieren, können Sie gelassen auf Vereinbarungen zurückgreifen und Aussagen belegen.

Blockaden und Hemmnisse in den Kanzleien und Lösungen dafür

Die Einführung von neuen Lösungswegen und Prozessen fordert aber nicht nur die Mandanten heraus, sondern erfordert auch Lernprozesse, Umdenken und Überzeugungsarbeit in den Steuerkanzleien selbst.

Typische Hürden und Hemmnisse seitens der Kanzlei:

• Die Führungskraft ist nicht offen für Neuerungen
• Ausgearbeitete Prozesse werden dann nicht aktiv gelebt
• Zeitmangel bei denen, die sich um Umsetzung kümmern müssten
• Die Kollegen ziehen nicht mit, und alleine geht es nicht
• Angst vor Neuem/Unsicherheit: „So haben wir’s immer schon gemacht“
• Programmkenntnisse der Mitarbeitenden fehlen
• Die technische Infrastruktur ist schlecht, angefangen mit Internet
• Nur einer im Team kennt sich mit der Lösung aus: Inselwissen
• Vorbehalte, weil der Mandant die Lizenz für Lexware Office zahlt

Lösungen und Ansätze in der Steuerkanzlei

Die wichtigste Erkenntnis, die wir durch die Insights unserer lexofficer Teilnehmenden mitnehmen konnten: Bei digitalen Prozessen geht es immer um Menschen, nicht um Technologie. Wer die Kollegen von Lexware Office und seinen vielen Vorteilen überzeugen will, muss kleine Schritte machen und kann nicht auf einen Schlag in der Kanzlei einfach alles ändern, auch wenn es praktisch wäre.

Denn die Kanzleileitung muss zuerst von den Vorteilen überzeugt werden: Dank Zeitgewinn und Effizienz können mehr Mandate betreut werden, die Mitarbeiter werden von Routineaufgaben entlastet und können lukrativere Tätigkeiten übernehmen. Ein guter Start ist es, aufgeschlossene Kollegen für das Vorhaben zu gewinnen, um Wissen zu verbreiten und Kompetenzen aufzubauen. Dazu gehört dann auch, Stellvertreter festzulegen, die bei Abwesenheit und Überlastungen die Prozesse am Laufen halten.

Überzeugen durch Testläufe und Fakten

Eine erprobte Möglichkeit, die Führungskräfte und Kollegen in der Kanzlei von der innovativen Lösung zu überzeugen, ist ein Demo-Account zum Reinschnuppern, oder – besser noch – ein kooperationswilliger Mandant, an dessen Beispiel sich der gesamte Onboarding-Prozess durchlaufen und ‚vorführen‘ lässt. Ergänzt um eine belastbare Soll-Ist-Analyse, die aufzeigt, welche positiven Ergebnisse erzielt werden können, wenn alle Mandate umgestellt werden, versteht sich.

Auf bewährte Schulungen und Unterstützung zurückgreifen

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Kanzlei gar keine eigenen Schulungsangebote entwickeln muss, weder fürs eigene Team noch für die Mandanten. Es gibt bereits zahlreiche komfortable Möglichkeiten für alle, sich mit Lexware Office vertraut zu machen:

Angefangen von Video-Tutorials über die Kanzlei-Betreuung bis hin zum Coaching durch die Self-Coach-Academy. Auch ausgebildete Lexware Office Coaches haben hohe Kompetenzen, mit denen sie nicht nur Mandanten, sondern auch Kanzleimitarbeitende schulen können.

Kanzleien können einen kanzlei-eigenen Onboarding-Leitfaden entwickeln, basierend auf dem Input durch die Lexware Office Kanzleibetreuer, mit dem jede und jeder neue Mandanten mit Lexware Office übernehmen kann, ohne wichtige Punkte zu vergessen.

Strategische Entscheidungen erleichtern die Umstellung

In vielen Kanzleien geht der Innovationsprozess Hand in Hand mit strategischen Entwicklungen, um erfolgreich zu sein: Mandanten, die nicht mitziehen und/oder sich nicht mehr tragen, werden gekündigt. Dauerfristverlängerungen abschaffen, eine Mandantenplanung erstellen und Aufträge nicht mehr in letzter Minute annehmen: Prozesshygiene entlastet und bringt Arbeitsfreude zurück, damit auch Aufgeschlossenheit zukunftsträchtigen Technologien gegenüber.

Konstruktiv unterstützt wird die Umstellung durch regelmäßige Team-Meetings und ein bewusst eingeplanter Wissensaustausch mit den Kollegen – eine halbe Stunde am Tag sind verkraftbar, fanden unsere lexofficer Teilnehmenden.

Nicht zuletzt lässt sich gute Überzeugungsarbeit dadurch leisten, dass andere Kanzleien das Modell bereits sehr erfolgreich und vor allem zufrieden umgesetzt haben. Denn am Ende lernen wir doch immer am meisten voneinander.

Wir bedanken uns ….

Wir danken den interessierten und aktiv mitwirkenden Teilnehmerinnen und Teilnehmern an der lexofficer Ausbildung 2025 und freuen uns schon darauf, euch auf den Branchen-Events der Saison wiederzusehen!