Social Media Guidelines für Recruiting und Employer Branding

Warum Ihre Kanzlei Social Media Guidelines braucht

Social-Media-Guidelines sind ein Mix aus Verhaltenskodex mit Benimmregeln, nämlich transparent kommunizierte Richtlinien dafür, wie alle Angehörigen eines Unternehmens einheitlich agieren sollen, um Ihre Kanzlei im Internet zu vertreten. Dabei geht es schon längst nicht mehr nur darum, bestimmte Dinge vorsichtshalber zu verbieten und Themen auszugrenzen:

Mit Social Media Guidelines geben Sie Ihren Mitarbeitern eine klare Linie vor, wie sie auf Businessplattformen wie LinkedIn auftreten sollten, aber auch auf vorhandene freie Arbeitsplätze in ihrer Kanzlei hinweisen können. Sie mischen Regeln und Strategie, sorgen für einen einheitlichen Auftritt und vermeiden Missverständnisse. Außerdem können Sie bestimmte Faktoren damit „pushen“ und Aspekte einer Tätigkeit bei Ihnen nach vorne holen.

Gerade bei sensiblen Themen wie Fachkräftemangel und Aussagen rund um ausgeschriebene Stellen sollte es unbedingt klare Orientierungshilfen für alle Beteiligten geben, wie und wo sie sich online äußern. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung unnötiger Diskussionen und „Shitstorms“: Für die eine Firma ist es bereits ein Shitstorm, wenn sich ein User auf Facebook abfällig äußert, während für andere Unternehmen die Wahrnehmung von kritischem Feedback im Social Web erst bei fünfhundert Kommentaren pro Posting überhaupt losgeht.

Wenn eine Diskussion ins Unangenehme abrutscht, ist es bereits zu spät für Social Media Guidelines. Sie müssen vorher feststehen und im Krisenfall klare Orientierung bieten. Ansprechpartner sollten bereits festgelegt worden sein und Kommunikationskanäle etabliert werden. Ist es wahrscheinlich, dass ein Gespräch über Sie als potenziellen Arbeitgeber eskaliert? Nein. Aber es ist besser, auf alles vorbereitet zu sein und der angenehme Nebeneffekt besteht im Durchdenken und Überarbeiten vorhandener Strukturen und Verhaltensweisen auf den genutzten Kanälen.

Social Media Guidelines sind außerdem immer dann eine Notwendigkeit, wenn Menschen unter ihren Klarnamen agieren, in den Sozialen Medien aktiv sind und mit wenig Mühe einer Arbeitgeberkanzlei zugeordnet werden können. Hat ein Mitarbeiter einen seltenen Namen und kann in Sekunden gegoogelt werden, können auch private Äußerungen in ganz anderen nicht businessrelevanten Apps sich negativ auswirken.

Nicht immer ist das allen Beteiligten auch klar.

Konzeption und Erstellung von Social Media Guidelines

Mit der Bereitstellung von Social Media Guidelines wissen ausnahmslos alle, welches Verhalten Sinn macht und was eben nicht gewünscht ist. Jede:r im Team kann außerdem zum „Markenbotschafter“ oder Recruitinghelfer werden. Dafür ist es wichtig, dass alle sich mit dem Regelwerk identifizieren und die Botschaften verinnerlichen.

Statt Ihrem Team die Guidelines einfach vorzusetzen, sollten Sie diese gemeinsam erarbeiten beziehungsweise verfeinern, auch damit Sie den Mitarbeitern zeigen, welche wichtige Funktion sie innehaben, wenn sie online für die Kanzlei sprechen.

Signalisieren Sie am klar, dass Sie diesen Einsatz dann besonders zu schätzen wissen, weil sie sich gut auskennen mit der Kanzleikultur und den ausgeschriebenen Stellen – und daher eine Bereicherung sind, wenn sie sich aktiv um gepflegte Social-Media-Kanäle kümmern und sich mit Kommentaren und Fragen beteiligen.

Vergessen Sie nicht, auf gebotene Fortbildungsmöglichkeiten, den Digitalisierungsstatus und den Innovationsgrad der Kanzlei hinzuweisen, beziehungsweise Ihr Team daran zu erinnern, dass diese Faktoren sehr wesentlich sind, wenn Menschen heute einen zukunftsträchtigen Job in einer wettbewerbsfähigen Kanzlei suchen.

Es handelt sich bei Social Media Guidelines nicht um Befehle oder Einschränkungen, sondern um hilfreiche Richtlinien und Anregungen, damit bei Antworten nicht lange überlegt werden muss und niemand im Übereifer über das Ziel hinausschießt.

Social-Media-Guidelines: Das darf nicht fehlen

Eine Social-Media-Guideline beginnt in der Regel mit einer Auflistung aller Kanäle, die befüllt werden und einer Liste aller Admins, die diese Kanäle als Redakteure oder Moderation bedienen sowie deren Kontaktdaten.

Ein allgemeiner Ansprechpartner für Fragen und im Falle von Problemen sollte ebenfalls benannt werden und es ist eine schlaue Idee, alle Unternehmensprofile und -seiten von einer Mail-Adresse aus zu verwalten, auf die alle relevanten Personen Zugriff haben: So ist auch sichergestellt, dass kein Profil verloren geht, wenn jemand die Kanzlei verlässt. Eine einfache Mail-Weiterleitung an alle aktiv Beteiligten genügt.

Abgesehen von organisatorischen Grundlagen sollten die Guidelines aber nicht allzu umfangreich sein, denn dann „erschlagen“ sie die Team-Mitarbeiter nur. Es wird garantiert niemand gerne einige Dutzend Seiten über etwas lesen, das sich so intuitiv und selbsterklärend bedienen lässt wie ein soziales Netzwerk – wer liest schon gerne ein Handbuch, wenn es nicht nötig erscheint?

Ein zu langes Regelwerk schreckt ab und führt nicht zu Akzeptanz, sondern zum Gegenteil. Wenn Sie es schaffen, Infos und Social Media Guidelines auf eine übersichtliche Seite zu bringen und Anregungen für das Employer Branding und Recruiting als Mitarbeiter auf eine zweite, dann ist der Umfang bereits ausreichend.

Am besten sprechen Sie es ganz klar aus: „Wir suchen mehr Steuerfachangestellte und Buchhaltungsprofis. Jede und jeder von euch kann dazu beitragen, dass Menschen sich für unsere Kanzlei als Arbeitsplatz interessieren. Das hilft dann uns allen. Damit es keine Missverständnisse gibt, haben wir diese Guidelines erarbeitet. Jetzt freuen wir uns sehr auf eure Vorschläge: Warum arbeitet ihr gerne hier, was gefällt euch, wie können wir diese Botschaft nach draußen tragen?“

Die Social Media Guidelines sollten verdeutlichen, was Sie als Führungskraft online lesen möchten und das kann sehr unterschiedlich ausfallen. Deshalb ist es wichtig, den Strang gemeinsam zu erarbeiten, an dem alle ziehen sollen. Außerdem wird es nicht ausreichen, die Informationen dann einfach zu verteilen: Setzen Sie sich mit dem Team zusammen, erläutere Sie die (wenigen) Regeln und beantworten Sie Fragen und Kritik zu den Social-Media-Guidelines.

Nur so haben Sie eine realistische Chance, dass sie wirksam eingehalten werden. Nur so können Sie außerdem anregen, dass Ihre Mitarbeiter auf die Idee kommen, Sie als Arbeitgeber im Fachkräftemangel aktiv zu unterstützen. Viel Erfolg!