Praxistipps vom Kanzleibetreuer: Effizienz und Übersicht mit der Amazon Business Integration

Carola Heine: Hallo Alex, du hast gesagt, dass du diesmal als heißen Tipp für die Steuerkanzleien gerne die Amazon Business Integration bringen willst. Was hat es damit auf sich?

Alexander Mayer: Bei Amazon kaufen die meisten Mandantinnen und Mandanten ein, es ist ja auch sehr bequem und die Sachen kommen schnell. Auch Büromaterial, Hardware und sogar Kaffee fürs Büro sind mit einem Klick bestellt und am nöchsten Tag da.

Blöderweise vermischt sich das in der Regel mit den privaten Bestellungen und dann muss man bei der Zuordnung von Kosten Dutzende von Belegen durchwühlen und im Browser lesen, um zu sehen: Was ist Katzenspielzeug, und was ist Toner?

Da kommt dann Amazon Business ins Spiel: Mit der Lösung für Unternehmenseinkauf sind diese Einkäufe sauber voneinander getrennt, die Rechnungen enthalten alle nötigen Details – und es ist keine Einschränkung, im Gegenteil: Mandant:innen haben Zugang zu mehr als 250 Millionen Produkten, die jedes Unternehmen benötigt. Attraktive Preise, flexible Lieferoptionen und exklusive Vorteile und Tools machen es sehr angenehm, die geschäftlichen und privaten Einkäufe zu trennen und sparen sowohl Zeit als auch Geld zu sparen.

Steuerkanzleien und Mandate profitieren dann zusätzlich davon, die Partner-Integration zu aktivieren: Kurz nachdem eine Amazon Business Rechnung erstellt wurde, importiert die Schnittstelle die Eingangsrechnung in die Lexware Office Buchhaltung.

Carola Heine: Das hört sich allerdings sehr praktisch und nach enormer Zeitersparnis an. Was muss man da genau machen?

Alexander Mayer: Nicht viel. Voraussetzung zur Nutzung: Mandantin oder Mandant benötigen jeweils einen Amazon Business und einen Lexware Office Account zur Nutzung der Schnittstelle.

Die Anbindung selbst ist in Sekunden erledigt:

Mit Klick auf “Login mit Amazon” beginnt der Verbindungsaufbau. Dann folgt man dem mehrstufigen Vorgang und klickt auf “Zulassen”. Der Browser wird danach zurück zu Lexware Office geleitet.
Jetzt kann optional auch der initiale Import von Rechnungen ab einem ausgewählten Datum gestartet werden. Dazu klickt man auf “Frühere Rechnungen importieren” und gibt ein Startdatum ein.

Carola Heine: Klingt effizient.

Alexander Mayer: Ja, das ist enorm zeitsparend, weil die Belege einfach direkt in Lexware Office sind und man nicht in Amazon ewig herumsuchen muss, bis man die Rechnungen downloaden kann.

Carola Heine: Steuerberater:innen haben von der Integration gleich doppelt etwas: Weniger Chaos in den Belegen und einen smarten Tipp, den sie den Mandant:innen für die Prozessoptimierung geben können. Vielen Dank, Alex, wir freuen uns jetzt schon auf deinen nächsten Tipp!

Alles über die Verbindung von Amazon Business und Lexware Office

Das Lexware Office Steuerberater-Team ist nie weit entfernt:

Jede:r im Lexware Office Kanzleibetreuer-Team weiß, welche Themen Steuerberater:innen beschäftigen, kennt aber auch jede Menge Tipps und Tricks, die für viele noch ganz neu sind.

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