Mentale Gesundheit am Arbeitsplatz: Burnout Prävention in der Kanzlei

Mentale Gesundheit am Arbeitsplatz darf kein Tabu-Thema sein

Als Führungskraft in einer Steuerkanzlei wissen Sie um den hohen Druck, der dank Fristen, Digitalisierungstrends und Gesetzesänderungen im allgemeinen Fachkräftemangel auf allen Ihren Mitarbeiter:innen lastet. Es ist in Kanzleien besonders wichtig, dass Burnout Prävention und ein angeschlagener Gesundheitszustand zu den Themen gehören, über die offen gesprochen wird. Denn heute weiß man: Es verheimlichen zu müssen, wenn man mental eine schlechte Phase hat – das erhöht den Druck noch um ein Vielfaches.

Führungskräfte, die offen über mentale Gesundheit sprechen und eigene Strategien zur Stressbewältigung teilen, erschaffen ein positives Vorbild für ihr Team. Dadurch wird das Thema enttabuisiert und Mitarbeiter:innen fühlen sich ermutigt, sich selbst besser um ihre mentale Gesundheit zu kümmern. Buchstäblich jeder Ablauf in der Steuerkanzlei profitiert davon, wenn das Wohlbefinden aller eine zentrale Rolle spielt:

1. Steigerung der Produktivität: Wer sich psychisch gesund fühlt, ist leistungsfähiger und arbeitet besser mit anderen zusammen. Mentale Gesundheit ist eng mit den Fähigkeiten verbunden, kreativ zu denken, klar zu kommunizieren, fehlerfrei zu arbeiten und bei Bedarf auch unter Druck gute Arbeit zu leisten – und Druck hat die Steuerbranche immer.
2. Erhöhte Mitarbeiterbindung: Psychische Belastungen wie Stress, Burnout oder Angstzustände sind häufig auftretende Gründe für Krankmeldungen. Wenn Menschen keine Angst haben müssen, sondern offen über ihren Zustand sprechen können, fühlen sie sich gut aufgehoben und bleiben dem Team nach ihrer Gesundung erhalten.
3. Aufbau von Resilienz Veränderungen gegenüber: Hohe Erwartungen, enge Fristen, schwierige Mandantinnen und Mandanten, Umstrukturierungen und Digitalisierung: Wenn Zeit bleibt, sich darum zu kümmern, dass Veränderung in gut verdaulichen Dosen stattfindet und jede:r im eigenen Tempo mitgenommen wird, sind alle schon deshalb belastbarer, weil sie es nicht um jeden Preis sein müssen.

Steuerberater:innen haben mehrere Möglichkeiten, eine ‚gesunde‘ Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter:innen der Kanzlei zu erschaffen. Die erste und aktuell eine der wichtigsten ist die Chance, die Digitalisierung und insbesondere Prozessautomatisierung bieten – Entlastung, Unterstützung und eine wertschätzende Kanzleikultur sind Schlüsselfaktoren der Burnout Prävention.

1. Entlastung des Kanzleiteams durch Prozessautomatisierung und Digitalisierung von Abläufen

Repetitive Routineaufgaben wie das Buchen von Belegen und die zeitaufwändige wiederkehrende Ablage von Papierbergen lassen sich abschaffen. Digitale Belegbuchung kann von den Mandant:innen selbst durchgeführt werden, die Zuordnung erfolgt dank KI „automagic“ und nur in Zweifelsfällen wird noch die Fachkraft benötigt, damit ein Beleg korrekt in der Buchhaltung des Mandanten landet. Buchstäblich jeder Zeitfresser unter den manuellen Abläufen lässt sich mithilfe moderner Technologie vereinfachen oder abkürzen.

Die Implementierung von Automatisierungs- und Digitalisierungsstrategien ist eine der wirksamsten Methoden zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter:innen. Stresspegel und Termindruck sinken, Freiraum für komplexere und lukrativere Tätigkeiten entsteht.

Digitale Workflows mit elektronischer Dokumentenverwaltung und cloudbasierten Softwarelösungen machen Prozesse schneller und effizienter, reduzieren Fehler und minimieren redundante Aufgaben. So bleibt Ihrem Team mehr Zeit für entspanntes Arbeiten an spannenderen Aufgaben.

2. Unterstützung durch Verständnis und konkrete Maßnahmen

Neben dem Ausreizen aller Möglichkeiten der Prozessoptimierung spielt ein wertschätzender und respektvoller Umgang aller Beteiligten miteinander eine zentrale Rolle. Auch hier sind Sie als Führungskraft wieder als herausragendes Beispiel gefragt: Der offene Umgang mit Belastungen und psychischen Problemen ist essenziell, um die Voraussetzungen für eine gesunde Arbeitsumgebung zu schaffen.

Als Führungskraft können Sie unterschiedliche Maßnahmen implementieren, um die mentale Gesundheit der Mitarbeiter:innen zu fördern:

• Flexible Regelungen für Arbeitszeiten und für Arbeitsplätze wie Teilzeit, Gleitzeit, die Möglichkeit im HomeOffice zu arbeiten sorgen dafür, dass alle so arbeiten können, wie es ihnen auch gesundheitlich am besten bekommt.
• Regelmäßige Gespräche und Feedback zur Belastungslage und bei Bedarf die Umverteilung oder das Auslagern oder Automatisieren von weiteren Aufgaben sorgen dafür, dass kein Problem unerkannt besteht.
• Workshops oder Schulungen zu den Themen Stressbewältigung, Entspannung und Achtsamkeit können eine große positive Wirkung haben, andere Ausgleichsangebote wie Mannschaftssport unterstützen den Teamgeist in der Kanzlei

Externe Beratung durch Coaches, psychologische Beratungs-Hotlines oder auf Burnout Prävention spezialisierte Apps sind ein erster Schritt hin zu professioneller Hilfe, die Betroffene dann ebenfalls in Anspruch nehmen sollten.

Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, Unterstützung in allen Formaten anzubieten, den Bedarf abzufragen und zu signalisieren, dass mentale Gesundheit wichtig und förderungswürdig ist.

3. Eine positiv aufgeladene Kanzleikultur ist Führungsaufgabe

Die erfolgreiche Umsetzung der genannten Strategien steht und fällt mit der Führungskultur in Ihrer Kanzlei. Haben Sie schon gelernt, die Stimmungen und Bedürfnisse der Menschen in Ihrem Team zu erkennen und wissen Sie, wie Sie am besten auf mentale Probleme eingehen können? Auch Sie als Führungskraft können Hilfe und Coaching in Anspruch nehmen, um sich diesen Herausforderungen zu stellen.

Ein offenes Ohr für die Sorgen des Teams trägt wesentlich zu einer gesunden Kanzleikultur bei – das kann jederzeit von Ihnen in eine wöchentliche Routine überführt werden. Denn Transparenz, offene Gespräche und regelmäßiges Feedback auf Augenhöhe schaffen Vertrauen und mindern die Angst, Fehler oder Überlastung anzusprechen und sich selbst unter noch mehr Druck zu setzen.

Fazit: Mentale Gesundheit am Arbeitsplatz ist eine Aufgabe

Indem Sie mentale Gesundheit zur Priorität machen, fördern Sie nicht nur das Wohl Ihrer Mitarbeiter:innen, sondern stärken auch die Kanzleikultur und damit langfristig die Erfolgsaussichten Ihres Unternehmens.

Denn die mentale Gesundheit am Arbeitsplatz ist kein „nice-to-have“, sondern eine Notwendigkeit, um ein nachhaltiges und erfolgreiches Arbeitsumfeld zu schaffen und belastbare Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu haben, die gerne Ihre Angestellten bleiben. Die Automatisierung von Prozessen zur Entlastung Ihres Teams ist ein sinnvoller erster Schritt, der Freiraum für gemeinsame Weiterentwicklung schaffen wird. Viel Erfolg!