One Size Fits All? Digital buchende Mandate sinnvoll segmentiern

Die Herausforderung: Digital buchende Mandate einheitlich organisieren und sie trotzdem sinnvoll segmentieren

Digitale Selbstbuchung findet auf vielen Wegen zu Mandanten: Die einen erleben ein vernünftiges Onboarding, weil in der betreffenden Kanzlei eine oder ein https://office.lexware.de/lexofficer/>Lexofficer zertifziert wurde. Die nächsten buchen schon eine Runde in der Gegend herum und finden nun mit den zuständigen Mitarbeitenden gemeinsam heraus, wo Wissenslücken sitzen und was besser laufen könnten.

Ein Sammelsurium historisch gewachsener Sonderlösungen ist nicht ideal, kann aber jederzeit passieren – schließlich wird kaum eine Kanzlei langjährige Geschäftskontakte über solchen Kleinigkeiten wie Automatisierungsbestreben und dem digitalen Wandel einfach wegschicken. Spoiler: In der Kanzlei muss trotzdem niemand leiden, denn wenn Sie digitale Standards einführen, muss die Kundschaft eventuell ein externes Buchhaltungsbüro zwischenschalten, statt Papierkartons voller Belege vorbeizubringen.

„One Size fits all“ dank radikaler Vereinheitlichung von Standards und Prozessen wird sich in der Praxis nicht überall durchsetzen lassen. Was aber immer geht, ist eine Segmentierung, um unterschiedliche Mandantentypen sinnvoll in die eigenen Prozesse zu integrieren – und diese Segmente dann auf eine standardisierte Basis zu setzen, die Ihnen und Ihrem Kanzlei-Team wesentlich effizienteres Arbeiten ermöglicht.

Segmentierung von Mandaten: Aufteilung in homogene Gruppen

Kanzlei-Führungskräfte segmentieren Mandate vor allem aus drei Gründen: Um die Kanzleistrategie zu optimieren und festzulegen, mit welcher Art von Mandat man weiterwachsen will. Um schlankere, standardisierte Abläufe zu implementieren und damit sowohl Effizienz als auch Qualität zu erhöhen – und um sämtliche Maßnahmen zur Mandatsgewinnung präzise ausrichten zu können und zielführend Akquise betreiben zu können.

Klar definierte Gruppen mit ähnlichen Anforderungen sollen helfen, um Leistungen, Prozesse und Marketing auf diese Gruppen optimieren zu können. Dazu werden die Bestandsmandate in Gruppen sortiert, zum Beispiel nach Branche, Unternehmensgröße, Rechtsgebiet oder Profitabilität wie bei der Aufteilung in A /B /C Mandante. So können Marketing, Kapazitätsplanung und Prozesse pro Segment passgenau gestaltet werden.

Je homogener ein Segment, desto einfacher die Ansprache oder so erhofft es sich die Kanzlei. Unternehmerisch denkende Mandanten erwarten sich im Gegenzug, dass Prozesse zu ihrem Geschäftsmodell, ihrem Digitalisierungsgrad und ihren internen Abläufen passen und wünschen selten eine Lösung von der Stange – es sei denn, diese hat auch für sie selbst Vorteile wie unabhängiges Buchen.

Die einheitliche digitale Basis wird durch Segmentierung ergänzt

Wenn Segmentierung Ihrer Kanzleistrategie und -kultur auf die Sprünge helfen soll, brauchen Sie einerseits eine standardisierte Digitalbucher-Basis wie Lexware Office mit den zahlreichen Möglichkeiten, Erweiterungen und hohem sicheren Standard. Das wird für alle eingesetzt und wer nicht selbst buchen will, lässt buchen – bei Ihnen landen nur noch Daten und nie wieder Papierbelege. Andererseits ergänzen Sie diese Basis dann um eine strategische Segmentierung nach den von Ihnen festgelegten Unterscheidungsmerkmalen.

Standards: Was wirklich für alle gleich sein muss

Digital buchende Mandate, egal ob Selbstbucher oder Kundschaft eines Buchhaltungsservices, sollten eine klar definierte Technologie nutzen: Alle die Scan-App mit automatischen Zuordnungsvorschlägen, alle die mobile und Desktop-App und den Steuerberaterzugang von Lexware Office.

Sie sollten außerdem einen verbindlichen Rahmen gesetzt bekommen, was Formate, Fristen und Verantwortlichkeiten beim Mandanten und in der Kanzlei angeht. Jede und jeder sollte die eigene Rolle kennen, um die Möglichkeiten der zeitnahen Buchung überall wissen und darüber informiert werden, dass durchgehend gebucht wird und Daten bis Zeitraum X vor Fälligkeit in der Buchhaltung sein müssen: Zum Beispiel zum Ersten des Monats spätestens, wenn zum 10. die Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist. Auch bei denen, die das selbst erledigen wollen, denn nur so kann in der Kanzlei noch jemand einen prüfenden Blick werfen.

Das Onboarding ist so wichtig wie eine Einarbeitungsphase, feste Ansprechpartner und die Chance, Fragen zu stellen.

Wie eine sinnvolle Segmentierung aussehen kann, weil Unterschiede entscheiden

Wenn alle über diese standardisierte Basis verfügen, kann man sich kanzlei-intern damit beschäftigen, Segmente festzulegen. Kriterien könnten die Branche oder der Komplexitätsgrad sein, die Beratungsintensität und die strategische Bedeutung für die Kanzlei. Auch, ob jemand ständig Ressourcen blockiert, aber keine Beratung bucht.

Dann kann man sich überlegen, welche zusätzlichen Prozesse für welches Segment sinnvoll sein werden, einheitliche Checklisten und Vorgehensweisen pro Segment ergänzen. Je genauer eine Zielgruppe angesprochen und mit passenden Abläufen versehen wird, desto besser und lohnender ist die Zusammenarbeit. Vielleicht ergibt sich hier auch die eine oder viele andere Gelegenheiten für Digitalisierungsberatung, wenn weitere technische Möglichkeiten mit der Buchhaltungssoftware verbunden werden.

Segmente sollten Sie regelmäßig prüfen, ob die angedachten Prozesse das Gewünschte bringen oder eine Branche einen Wandel durchläuft, neue Tools auf den Markt kommen oder Mandate mehr Optionen mit KI für sich entdecken. Für jedes Segment gibt es dann eine Preismatrix, FAQ, interne Ansprechpartner und definierte Kommunikationswege

Fazit: Mit einer sauber aufgesetzten digitalen Basis gibt es nur Gewinner

Passgenaue Beratungsangebote für einzelne Segmente, den Komfort standardisierter Abläufe für die Buchhaltung: Es wird nie „One Size fits all“ geben, dazu sind Mandantinnen und Mandanten und ihre Geschäftsabläufe zu individuell. Aber Kanzleien können trotzdem einiges dafür tun, einheitliche Systeme und komfortable digitale Prozesse in die Strategie aufzunehmen und damit Raum für Beratung zu öffnen. Viel Erfolg!

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