HomeOffice für alle in der Kanzlei – das kann nach hinten losgehen!
Remote arbeiten zu können ist toll und bietet viele Möglichkeiten. Es sei denn, in Ihrer Steuerkanzlei wollen das nicht alle – oder die Struktur fehlt.
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Endlich von zuhause arbeiten können - ein Traum! Oder vielleicht doch nicht? Wenn wir von den vielen Möglichkeiten sprechen, die Arbeit im HomeOffice einer Kanzlei eröffnet, dann vergessen wir viel zu oft, dass es auch Menschen gibt, die gerne geordnet und standardisiert täglich im Büro aufschlagen. Oder zuhause weder arbeiten können noch wollen. Wie so oft sind weder Umstände noch Werkzeuge situationsentscheidend, sondern es ist eine Führungsaufgabe, für eine gute Ausgangslage und das passende Mindset zu sorgen.
HomeOffice für alle? Nur mit dem richtigen Konzept
Zuhause arbeiten zu „dürfen“ ist schon so lange keine frische Möglichkeit mehr, dass wir gelegentlich vergessen: So toll ist das „Remote Arbeiten“ leider nicht, wenn nicht gewisse grundlegende Voraussetzungen erfüllt sind. Fehlen in der Kanzlei beispielsweise das Wissen und die Prozesse, um digitale Mandante vom HomeOffice aus im Alleingang annehmen und bearbeiten zu können, dann sind Frust und Chaos vorprogrammiert.
Denn Produktivität im HomeOffice kann immer nur dann entstehen, wenn klare Prozesse und verbindliche Abmachungen die Grundlage bieten und alle Beteiligten auch wirklich remote arbeiten möchten.
Gerade wenn digitale Prozesse neu eingeführt werden und unerwartete Fragen auftauchen, kann es daheim vorm Bildschirm plötzlich ziemlich einsam werden. Überforderung wiederum trägt nicht dazu bei, die Akzeptanz von neuen Prozessen und Arbeitsweisen zu fördern – wenn HomeOffice erwartet oder angeboten wird, müssen die benötigten Strukturen schon vorher geschaffen und getestet werden: Zum Beispiel das Onboarding digitaler Mandate.
Die 5 häufigsten HomeOffice-Probleme:
- Der soziale Kontakt inklusive „Flurfunk“ entfällt und das Team erzählt sich weder Probleme noch gute Lösungen für diese, wenn kein Prozess etabliert wird, der genau das auffängt.
- Die Trennung von Beruf und Privatleben fällt besonders unter Fristendruck schwer. Wenn kein Heimweg die Zeit frisst, warum nicht noch schnell den einen oder anderen Mandanten bearbeiten?
- Ablenkungen sind vorprogrammiert, spätestens wenn Paketboten und Nachbarn lernen, wer scheinbar immer „verfügbar“ oder zumindest gut erreichbar ist. Auch der Haushalt läuft meist mit.
- Missverständnisse und andere Kommunikationsprobleme entstehen nicht nur schneller, sie werden mangels sichtbarer Gesichtsausdrücke auch seltener bemerkt und sorgen für Problemverschleppung.
- Motivtionsprobleme treten auf, wenn die Arbeit stressig ist, aber Strukturen fehlen. Ohne ein Umfeld aus Kolleginnen und Kollegen braucht es Tagesziele und digitale Orga-Tools, um am Ball zu bleiben.
Diese fünf Herausforderungen lassen sich durch feste Arbeitszeitvereinbarungen, klare Strukturen und regelmäßige Kommunikation beheben oder stark eindämmen – und dadurch, dass Sie Ihren Mitarbeitenden zuhören, wenn diese Fragen haben oder sich beispielsweise eine hybride Arbeitsweise, einen Platz im Coworking-Space oder gar kein HomeOffice wünschen. Denn das können Steuerkanzleien von Start-ups lernen: Ohne die Zielgruppe befragt zu haben, sind alle Annahmen über deren Bedarf und Ziele nur Theorie. Man kann auf dem Reißbrett die schönsten Dinge planen und erfährt beim ersten Probelauf, dass in der Praxis ganz andere Sachen wichtig wären:
Ungewohnt für steuerfachliche Abläufe, aber für Unternehmen einfach Alltag und „Business as usual“.
Wenn ein Team HomeOffice nicht angeboten bekommt und die Strukturen gemeinsam erarbeitet, sondern einfach verordnet bekommt, dann ist innerer Widerstand noch eines der kleineren Probleme. Plötzlich aus dem gewohnten Arbeitsumfeld gerissen und ohne die bewährten Routinen im Büro fühlt das Büro daheim sich wie eine Strafe und soziale Isolation an und das wirkt sich dann auf alles aus: Auf die Qualität der Arbeit, die Kommunikation mit den Mandanten und die Bereitschaft, der Kanzlei auf der Langstrecke erhalten zu bleiben.
Der erste Impuls, wenn etwas nicht läuft, besteht viel zu oft in einer Ausweitung der formalen Kommunikation: Mehr Abstimmungen, mehr Tools, immer mehr Meetings und der Versuch, jeden Ablauf so lange zu kontrollieren, bis es passt. Entscheidend ist aber nicht die Frequenz der Führungsimpulse, sondern die Struktur – insbesondere die Voraussetzungen, Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten.
Mehr Meetings sind keine Lösung, mehr Mails auch nicht
HomeOffice funktioniert am besten, wenn es als Teil der Kanzleikultur und Kommunikationsarchitektur gemeinsam integriert, flexibel gehalten und bei Bedarf auf hybrides Arbeiten ausgeweitet wird.
Das fängt damit an, dass die Mitarbeitenden einbezogen werden, wenn eine Software-Lösung eingeführt wird, Zugriff auf alle benötigten Informationen haben und wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können: In einem gut eingespielten Kanzleiteam entstehen Qualität und Tempo nicht nur durch das Vorhandensein von Kompetenz, sondern auch durch informelle Abstimmungen, situatives Lernen und unmittelbares Feedback auf Fragen und Probleme.
Digitale Selbstbucher sind ein zentraler Hebel für den Erfolg, denn je stärker die Mandanten in digitale Prozesse eingebunden sind, desto flexibler können Angestellte ihren Arbeitsplatz gestalten. Räumlich, aber auch auf Prozesse bezogen: Wenn Datenströme elegant zusammenfließen, dann entsteht Freiraum für Spezialisierung, Kapazitätensteuerung und Fortbildung – oder für familienfreundliche Teilzeitmodelle.
Voraussetzungen für rundum erfolgreiche HomeOffice Umsetzung
Die drei zentralen Hebel für eine Arbeitsumgebung im Büro daheim, die keine Probleme macht, sondern funktioniert:
1. Kommunikation verbindlich organisieren
Legen Sie fest, ob es Themen gibt, die grundsätzlich online geklärt werden können – aber auch, welche ins Team-Meeting offline gehören. Definieren Sie einen Rahmen für interne und externe Reaktionszeiten, legen Sie Zuständigkeiten und Entscheidungswege fest. Die Kommunikation darf kein Nebenprodukt sein und eine tragfähige Fehlerkultur gehört dazu.
2. Flexible Arbeitsorte noch flexibler gestalten
Wollen wirklich alle ins HomeOffice? Was machen Sie mit denen, die es nicht wollen? Wie sehen hybride Modell aus? Denken Sie außerdem über Homeoffice und Büro hinaus: Integrieren Sie Coworking-Angebote, Arbeiten beim Mandanten vor Ort, projektbezogene Präsenztage und temporäre Teamformate, wenn ein Projekt das erfordert.
3. Digitale Selbstbucherprozesse aufbauen und integrieren
Wenn alle Prozesse in Ihrer Kanzlei darauf ausgerichtet sind, dass Ihre Mandanten mit reichlich Vorlauf zu den Fristen aktiv in die Erstellung der Buchhaltungsdaten eingebunden sind, wird der Abstimmungsaufwand (und die Jagd nach Belegen) drastisch reduziert. So werden Kapazitäten für Beratung und flexibleres Arbeiten freigesetzt.
Als Steuerberater entscheiden Sie die Richtung, wenn es um die Gestaltung von Prozessen und Erwartungen geht. Sie wünschen sich Unterstützung, damit Ihnen und Ihrem Team der Einstieg in digitale Selbstbucher reibungslos gelingt und HomeOffice zum Produktivätsturbo werden kann? Wir beraten Sie gerne.
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