Mandantenprozesse neu denken: Digitale Buchhaltung als Datenstrom

Digital selbst buchen als Einstieg für smarte Mandantenprozesse

Als Kanzlei mit Lexware Office Mandaten wissen Sie, wie praktisch es ist, wenn die Mandantinnen und Mandanten den ganzen Monat über durchgehend selbst buchen und Sie über den Steuerberaterzugang auf die Daten zugreifen können. Mit dem richtigen Onboarding ein reibungsloser Prozess, doch auf Mandantenseite sieht es oft noch völlig anders aus:

Excel-Listen sollen Abläufe zusammenhalten, Dokumente werden im Wildwuchs abgelegt und Medienbruch wird täglich frisch aufgebrüht. Dabei könnte Zusammenarbeit doch generell viel glatter laufen.

Wenn digitale Prozesse nur Fortsetzungen von analogen sind, bleiben Daten dort, wo sie gerade sind: Im Chaos, erst gesammelt und dann abgelegt und später Suchobjekte. Kommunikation schließt nahtlos daran an: Informationen werden mehrfach erfasst, Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geklärt und jeder Mitarbeitende baut sich eine Schnittstelle oder Ablage und damit prima Fehlerquelle, wie es ihr oder ihm gerade in den Sinn kommt. Daten werden nicht als durchgehend angelegter Informationsstrom erlebt, sondern als ein Wechselspiel zwischen Glückssache, Gewohnheiten und Fehlerquellen.

Medienbrüche als desolater Dauerzustand

Medienbrüche sind besonders nervig, und dabei reden wir schon lange nicht mehr von Pendelordnern: Viel zu viele Daten werden beim Mandanten in dem einen System erfasst, in einem anderen weiterverarbeitet und – wenn Zeit und Glück vorhanden sind – an dritter Stelle überprüft. Dabei kommt dann so etwas heraus:

• Informationen werden übersehen oder gehen verloren, sind unvollständig oder tauchen erst verspätet auf
• Rückfragen starten nicht beim Abruf von Kompetenz, sondern bei der Zuständigkeitsermittlung
• Wertvolle – da knappe – Zeit auf beiden Seiten wird nicht für Beratung aufgewendet, sondern für Klärungen

Effizienz sieht anders aus. Effizient beginnt mit der Frage: Wo muss welche Information wann sein und wie wird die Qualität garantiert?

Für Sie als Kanzleiführung sind zwei Fragen interessant:

1. Können wir dieses Mandat auf dem Weg in die Digitalisierung beraten, indem wir dem betreffenden Unternehmen neue Prozesse aufzeigen, Erweiterungen für die vorhandene Buchhaltung erläutern und den ‚Mindset-Shift‘ begleiten, weil wir den Bedarf verstehen und selbst eine Transformation durchlaufen haben?

2. Und: Welche Daten brauchen wir wann und wie können wir gemeinsam mit diesem Mandat Zusammenarbeit neu denken? Den in Lexware Office integrierten Steuerberaterzugang für den Zugriff nutzen, die Datenablage für Dateitausch und die Partner-Erweiterungen für eine reibungslose Anbindung an andere Systeme, die mit der Buchhaltungslösung zusammenarbeiten?

Denn eine für beide Seiten zielführende Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei zeichnet sich durch drei Merkmale aus: Gemeinsam genutzte Systeme statt eines Sammelsuriums an Lösungen, klar definierte Zuständigkeiten für jeden Schritt im Prozess und die transparente Verfügbarkeit aller relevanten Informationen jederzeit für alle.

Konkret heißt das: Sie warten nicht mehr ab, bis der Mandant oder die Mandantin Fragen stelllen oder Daten anliefern oder an Fristen erinnert werden müssen. Sondern Sie bauen gemeinsame Prozesse im digitalen Raum – in dem sich dann auch alle aufhalten und arbeiten, denn Mandanten arbeiten der Kanzlei nicht mehr zu, wenn etwas erledigt werden muss. Sondern werden proaktiv beraten wie vorab vereinbart.

Damit das klappt, müssen zunächst Sie selbst alle Möglichkeiten kennen und dann diese den Mandaten die Vorteile ‘gewinnbringend’ näherbringen.

Reibungsloser Einstieg in eine effizientere Zusammenarbeit dank Cloud

Der Digitalisierungsschub der Pandemie hat der Arbeit in der Cloud die Wege geebnet und es normalisiert, Daten zentral abzulegen für eine zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit.

Nun ist es an Ihnen, den Mandanten zu zeigen beziehungsweise zu erklären, dass davon auch Buchhaltung und Kommunikation betroffen sind. Nicht weil man praktischerweise irgendwas dort ablegen kann und es nicht mailen muss, sondern weil ein durchdachter, abgesicherter Datenstrom die sinnvolle Grundlage für alles Weitere (wie Beratung) ist.

Denn Belege werden nicht nur abgelegt und weggebucht, sondern sind damit direkt in einem durchgängigen Prozess. Buchungen, Auswertungen und Rückfragen greifen ineinander, denn beide Seiten arbeiten auf denselben Daten, ohne zeitliche Verzögerung und ohne Medienbruch und mit der Möglichkeit, von beiden Seiten jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen zu können, ohne warten zu müssen.

Für jemanden, der bereits digital arbeitet, scheint das ein kleiner Schritt. Für Steuerfachangestellte, die gerade erst beginnen, sich mit den technologischen Möglichkeiten zu beschäftigen, kann es trotzdem eine umwälzende Erfahrung sein, wenn Datei-Wildwuchs in feste Formate umgeleitet wird und diese dann gleich so praktisch sind.

Fazit: Überschaubare Stellschrauben können den größten Unterschied machen

Keine Suche nach Belegen, keine Rückfragen nach dem richtigen Ansprechpartner – so können Abstimmungen sicn von operativem Gewusel hin zu unternehmerischen Themen verlagern und Beratung wird eher ermöglicht, als wenn ständig gegen nicht vorhandene Prozesse gekämpft wird.
Steuerkanzleien können entspannter anbieten, was Mandanten wirklich brauchen und immer öfter auch erwarten: Einordnung, Perspektive und unternehmerische Orientierung.

Digital heißt nicht „digital an einem Knotenpunkt“, sondern Zusammenarbeit muss neu gedacht werden. Das reduziert Reibung und ermöglicht eine Arbeitsweise, die dem Anspruch an Beratung gerecht wird. Spaß macht es übrigens auch, so zu arbeiten. Auch den Mandanten. Das ist ein Aspekt, der zu selten erwähnt wird 🙂