Gibt es das perfekte KI-Tool für die Steuerkanzlei?

Immer wieder taucht sie auf: Die Frage nach dem perfekten KI-Tool für die Steuerkanzlei. Eine Anwendung, die alle Probleme löst und außerdem noch Möglichkeiten bietet, ohne dass man ständig umdenken oder sich in immer wieder neue Systeme einloggen muss – kein Wunder, dass Steuerberatende danach forschen.

Wir befragen Kanzleibetreuer Alexander Mayer dazu. Alex, den Sie auch auf den großen Branchen-Eventis live und auf LinkedIn treffen können, hat die besten Tipps für bessere Prozesse immer dabei, wenn er eine Kanzlei berät. Der KI-Experte weiß:

Das perfekte KI-Tool für die Kanzlei ist das, was gerade Nutzen bringt

Alex Mayer: Es ist richtig, d𝗶𝗲 𝗺𝗲𝗶𝘀𝘁𝗲𝗻 𝗦𝘁𝗲𝘂𝗲𝗿𝗸𝗮𝗻𝘇𝗹𝗲𝗶𝗲𝗻 𝘀𝘂𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗻𝗮𝗰𝗵 𝗱𝗲𝗺 „𝗽𝗲𝗿𝗳𝗲𝗸𝘁𝗲𝗻“ 𝗞𝗜-𝗧𝗼𝗼𝗹. Man möchte möglichst viele Funktionen abdecken können, ganz viele Aufgaben mit einem Werkzeug erledigen können. Weil sich Kosten addieren können, wenn viele Tools im Einsatz sind und jede App ihre eigene Nutzeroberfläche mitbringt, ist der Wunsch verständlich, dass man am liebsten „alles aus einer Hand“ hätte.

Dabei liegt der größte Nutzen aber oft ganz woanders:

Nicht bei der vollautomatischen Steuerdeklaration.
Nicht bei komplexen Speziallösungen.
Nicht bei den neuesten KI-Hypes.

Sondern bei den kleinen Aufgaben, die jeden Tag Zeit kosten:

✅ E-Mails formulieren
✅ Besprechungen zusammenfassen
✅ Mandanteninformationen erstellen
✅ Internes Wissen schneller finden
✅ Standardprozesse dokumentieren

Eine Kanzlei muss gar nicht Hunderte von Prozessen mit KI automatisieren. Die kleineren Stellschrauben sind ebenfalls interessant:

Auch wenn jeder Mitarbeiter täglich nur 15 bis 30 Minuten spart, entstehen über das Jahr hinweg hunderte Stunden zusätzlicher Kapazität, die durch Automatisierungen freigegeben werden.

Deshalb ist für mich die wichtigste Frage nicht: „Welche KI hat die meisten Funktionen?“

Sondern: „Welche KI nimmt meinem Team heute konkret Arbeit ab?“

Genau dort beginnt der echte Mehrwert von KI in der Steuerberatung.

Für Steuerkanzleien sind dann vor allem vier Fragen entscheidend: Wofür soll die KI eingesetzt werden, wie gut sind Quellen und Zitierfähigkeit, wie stark sind Datenschutz und Hosting geregelt, und wie gut passt das Tool in vorhandene Systeme?

„Es gibt grob drei Kategorien: reine Recherche-Tools, Assistenz-Tools und breit einsetzbare LLMs wie Chatbots. Für aktuelle Recherche mit sichtbaren Quellen ist Perplexity besonders interessant, für lange Unterlagen eher Claude, und für tiefe Integration in bestehende Arbeitsumgebungen eher Copilot oder Gemini; Mistral wird als europäische Alternative mit Fokus auf Datenhoheit genannt. Für strukturierte Arbeit mit eigenen Dokumenten ist NotebookLM eine sinnvolle Ergänzung, weil es quellengebunden mit hochgeladenem Material arbeitet.“ Quelle: taxandbytes

Für eine Steuerkanzlei ist „perfekt“ meistens außerdem das Tool, das im Arbeitsalltag am wenigsten Reibung erzeugt: gute Quellen, klare Datenschutzregeln, brauchbare Integrationen und ein Modell, das das Team wirklich nutzt.

Wenn die Kanzlei stark auf DATEV setzt, lohnt sich ein Blick auf die KI-Funktionen von DATEV. Sie sind speziell für den Kanzleialltag entwickelt und arbeiten innerhalb der bestehenden Prozesse.

Arbeiten Sie mit Lexware Office und digitalen Selbstbuchern, wirkt die KI bereits dort, wo sie Zeit und Nerven spart: Bei der „automagic“ Zuordnung von Belegen, die dann nur noch bestätigt werden muss von Mandanten, so dass in der Steuerkanzlei selbst Kapazitäten für Beratung freigegeben werden.

Das klingt spannend und Sie wollen mehr wissen? Dann schauen Sie sich unser Angebot für Steuerberater und Kanzleien an – wir beraten Sie gerne!