Ausgebildet für den Kanzleialltag: So arbeiten die lexofficer von morgen

Wenn ich auf die lexofficer-Ausbildung 2026 zurückblicke, denke ich vor allem an unsere Abschlussworkshops: an Räume voller Flipcharts und Klebezettel, intensive Diskussionen in den Kleingruppen und Teilnehmende, die ihre Ideen gemeinsam hinterfragen und weiterentwickeln.

Diese Tage sind für mich jedes Jahr der Höhepunkt der Ausbildung. Viele Teilnehmende treffen dort erstmals persönlich aufeinander. Gleichzeitig lernen sie unsere Ausbildungspaten und Kanzleibetreuer Olaf Clüver, Alexander Mayer und Sebastian Kaiser persönlich kennen, die sie zuvor vor allem aus den Webinaren kannten. Aus digitalen Begegnungen werden persönliche Kontakte – und aus einzelnen Teilnehmenden entsteht nach und nach eine Community.

Vor allem zeigt sich bei den Workshops, was unsere Ausbildung ausmacht: Es geht nicht nur darum, Lexware Office zu kennen. Die Teilnehmenden sollen das erworbene Wissen so in ihren Kanzleialltag übertragen, dass daraus eine bessere und effizientere Zusammenarbeit mit ihren Mandanten entsteht.

Drei Säulen, die aufeinander aufbauen

Die lexofficer-Ausbildung verbindet drei Lernformen: ein zeitlich flexibles Selbststudium, begleitende Live-Webinare und einen abschließenden Präsenzworkshop.

Die einzelnen Bestandteile stehen nicht unabhängig nebeneinander. Sie bauen inhaltlich aufeinander auf und führen die Teilnehmenden Schritt für Schritt vom Kennenlernen der Software bis zur praktischen Umsetzung in der eigenen Kanzlei.

Phase 1: Lexware Office aus zwei Perspektiven verstehen

In der ersten Phase stand zunächst das fachliche Fundament im Mittelpunkt.

Im Selbststudium lernten die Teilnehmenden Lexware Office aus der Perspektive ihrer Mandanten kennen. Sie arbeiteten sich selbstständig in die Anwendung ein und erlebten, welche Aufgaben Unternehmen im Alltag mit der Software erledigen.

Dieser Perspektivwechsel ist für uns entscheidend. Wer Mandanten später bei der Einführung von Lexware Office unterstützen möchte, muss nachvollziehen können, wie sie mit der Anwendung arbeiten: Welche Schritte müssen sie selbst übernehmen? Wo können Unsicherheiten entstehen? Welche Funktionen erleichtern ihre Arbeit und an welchen Stellen benötigen sie Unterstützung durch ihre Kanzlei?

Erst auf dieser Grundlage ist es möglich, Mandanten ganzheitlich zu beraten: bei fachlichen Fragen und deren Anwendung in Lexware, bei der Einführung der Software und der späteren Zusammenarbeit direkt im Produkt.

In den begleitenden Webinaren wechselte anschließend der Blickwinkel. Nun ging es um Lexware Office aus Kanzleisicht: Welche Funktionen sind für die Zusammenarbeit besonders relevant? Wie werden die Daten in die jeweilige Kanzleisoftware übernommen? Welche Schnittstellen und Partnerlösungen können sinnvoll sein? Und wie lassen sich die verschiedenen Anwendungen zu einem funktionierenden digitalen Zusammenspiel verbinden?

Damit verstanden die Teilnehmenden am Ende der ersten Phase sowohl die Arbeitsweise ihrer Mandanten als auch die technischen und organisatorischen Anforderungen auf Kanzleiseite.

Phase 2: Aus Produktwissen werden funktionierende Prozesse

So wichtig fundiertes Produktwissen ist: Eine effiziente Zusammenarbeit entsteht nicht allein dadurch, dass Kanzlei und Mandant dieselbe Software nutzen.

Entscheidend ist, wie Lexware Office beim Mandanten eingeführt wird und welche Vereinbarungen für die künftige Zusammenarbeit getroffen werden. Deshalb rückte in der zweiten Ausbildungsphase der Einführungs- beziehungsweise Onboarding-Prozess in den Mittelpunkt.

Viele Schwierigkeiten im späteren Alltag haben ihren Ursprung bereits zu Beginn der Zusammenarbeit. Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geklärt, Erwartungen gehen auseinander oder Termine und Qualitätsanforderungen wurden nicht verbindlich vereinbart. Die Folge sind Rückfragen, Nacharbeiten und unnötige Unterbrechungen auf beiden Seiten.

Ein strukturierter Einführungsprozess schafft von Anfang an Klarheit. Er legt fest, was die Kanzlei übernimmt, welche Aufgaben beim Mandanten liegen, wie die Einarbeitung erfolgt und wann gemeinsam überprüft wird, ob die vereinbarten Abläufe funktionieren.

Der Prozess, den wir den Teilnehmenden vorgestellt haben, umfasst fünf Phasen: das Kick-off-Gespräch, die Festlegung der Grundeinstellungen, die Einarbeitung in Lexware Office, eine begleitete Praxisphase sowie ein abschließendes Analyse- und Feedbackgespräch. Dadurch werden wichtige Fragen nicht dem Zufall überlassen, typische Einstiegsfehler können frühzeitig vermieden und Zuständigkeiten transparent geregelt werden.

Dabei war uns eine Sache besonders wichtig: Dieser Prozess ist keine starre Blaupause.

Er ist eine Sammlung bewährter Möglichkeiten und Fragestellungen, die gemeinsam mit lexofficern und Steuerkanzleien aus der Praxis heraus entwickelt wurde. Jede Kanzlei hat andere Mandanten, interne Abläufe und Anforderungen. Deshalb muss jede Kanzlei daraus ihren eigenen Einführungsprozess entwickeln.

Vom Webinar zum eigenen Onboarding-Prozess

Im letzten Webinar lernten die Teilnehmenden den vollständigen Einführungsprozess kennen. Anschließend sollten sie ihn auf ihre eigene Kanzlei übertragen und die fünf Phasen als Hausaufgabe mit konkreten Inhalten füllen.

Damit kamen sie nicht mit einem leeren Blatt zum Abschlussworkshop, sondern mit einem ersten Entwurf, eigenen Entscheidungen und offenen Fragen.

In den Kleingruppen gingen die Teilnehmenden ihre Prozesse Schritt für Schritt durch. Sie erklärten, welche Lösungen sie für ihre Kanzlei vorgesehen hatten, und erhielten dazu Rückmeldungen von den anderen Teilnehmenden und unseren Ausbildungspaten.

Gerade dieser Austausch machte den besonderen Wert der Workshops aus. Manche Kanzleien hatten bereits gute Ansätze für die Einarbeitung ihrer Mandanten entwickelt, andere besonders klare Regelungen für Termine, Zuständigkeiten oder die interne Aufgabenverteilung. Aus diesen unterschiedlichen Erfahrungen konnten alle neue Ideen für ihren eigenen Prozess mitnehmen.

Ein guter Prozess muss auch gelebt werden

Mit einem durchdachten Ablauf auf dem Papier ist es allerdings noch nicht getan. Er muss in der Kanzlei eingeführt, von den Beteiligten akzeptiert und im Alltag konsequent eingesetzt werden.

Darum ging es im Impulsvortrag von Olaf Clüver. Gemeinsam mit den Teilnehmenden sammelte er mögliche Hürden und Hemmnisse: fehlende Zeit, skeptische Kolleginnen und Kollegen, unterschiedliche Prioritäten in der Kanzlei oder die Gefahr, nach den ersten Wochen wieder in alte Gewohnheiten zurückzufallen.

Olafs Botschaft war dabei klar: Ein neuer Prozess muss nicht vom ersten Tag an perfekt funktionieren. Entscheidend ist, mit einem klaren Ziel zu beginnen, Erfahrungen zu sammeln und den Ablauf konsequent weiterzuentwickeln.

Besonders anschaulich machte er das mit einem Vergleich aus der Zinstheorie. Wer regelmäßig eine überschaubare Menge Zeit in bessere Abläufe investiert, profitiert langfristig von einem immer größeren Effekt. Weniger Rückfragen, weniger Nacharbeiten und klarere Zuständigkeiten sorgen dafür, dass sich die investierte Zeit später mehrfach auszahlt.

Wenn die Ausbildungspaten zu Mandanten werden

Nachdem die Teilnehmenden ihren Prozess verfeinert und sich mit seiner Einführung beschäftigt hatten, folgte der Praxistest.

Olaf, Alexander und Sebastian wechselten dafür kurzerhand die Rolle. Aus den Ausbildungspaten und Kanzleibetreuern wurden Mandanten – mal schnippisch und fordernd, mal freundlich und interessiert, mal grundsätzlich überzeugt, aber unzuverlässig bei Terminabsprachen.

Die Teilnehmenden führten ausgewählte Gespräche aus dem Onboarding-Prozess. Sie stellten den Ablauf vor, klärten Erwartungen und Zuständigkeiten, sprachen über Kosten und Schnittstellen oder werteten in einem Analyse- und Feedbackgespräch die ersten Ergebnisse der Zusammenarbeit aus.

Dabei entstanden sehr realistische Situationen: Wie reagiert man auf die Frage, ob der Mandant seine Zahlen künftig schneller erhält? Wie spricht man zusätzliche Kosten transparent an? Was ist zu tun, wenn vereinbarte Termine wiederholt nicht eingehalten werden? Und wie deutlich sollten Fehler oder fehlende Mitarbeit angesprochen werden?

Nach jedem Rollenspiel werteten die Gruppen gemeinsam aus, was gut funktioniert hatte, wo Missverständnisse entstanden waren und welche Formulierungen besonders überzeugend wirkten. Die wichtigsten Erkenntnisse wurden anschließend im Plenum zusammengetragen. So profitierten alle nicht nur von ihrem eigenen Gespräch, sondern auch von den Erfahrungen der anderen Gruppen. Der Workshop folgte damit einem klaren roten Faden: den Prozess kennenlernen, selbst entwickeln, gemeinsam verfeinern, seine Einführung vorbereiten und ihn schließlich praktisch trainieren.

Aus Teilnehmenden wird eine Community

Mit dem fachlichen Teil war der Tag noch nicht zu Ende. Denn zur lexofficer-Ausbildung gehört für uns auch, dass sich die Menschen hinter den Kanzleien persönlich kennenlernen.

Je nach Standort wurde gemeinsam gekocht, das Wissen bei einem Pubquiz getestet oder zusammen Cocktails gemixt. Dabei ging es nicht nur um einen schönen Abschluss. Das Abendprogramm schuf Raum für persönliche Gespräche und neue Kontakte, für die während des intensiven Workshopprogramms oft wenig Zeit bleibt.

Häufig entsteht gerade in diesen Momenten ein Austausch, der weit über die Ausbildung hinausreicht. Denn die Verbindung untereinander und zu unseren Ausbildungspaten soll nicht mit dem Abschluss enden.

Für mich sind die Abschlussworkshops deshalb jedes Jahr ein besonderer Moment. Hier zeigt sich, dass aus Wissen tatsächlich Kanzleipraxis werden kann.

Die Teilnehmenden gehen nicht nur mit einem Zertifikat nach Hause. Sie nehmen einen konkreten Onboarding-Prozess, viele neue Ideen und das Vertrauen mit, die nächsten Schritte in ihrer Kanzlei selbst anstoßen zu können.