KI in der Steuerkanzlei: Optimal unterstützte Kanzleiführung

Kanzleiführung effizient gestützt durch KI

Im ersten Teil unserer Serie über KI in der Steuerkanzlei haben wir gezeigt, wie Sie mithilfe innovativer Tools die Papierbelege abschaffen und Prozesse automatisieren können. In der Fortsetzung geht es um weitere Bereich, in denen KI Sie wirksam unterstützen kann: In der Kanzleiführung nämlich.

Künstliche Intelligenz entlastet Assistenzen und Zeitpläne

Erreicht man Ihre Kanzlei immer noch am besten telefonisch, beziehungsweise ist die persönliche Terminvereinbarung immer noch der Weg, auf dem potenzielle Mandate Kontakt mit Ihnen aufnehmen sollen? Dann verschenken Sie Zeit, Ressourcen und wichtiges Potenzial, denn Sie könnten auch:

1. Mit einem KI-Chatbot auf der Kanzlei-Website bereits im Vorfeld eine Fragerunde etablieren, dank der nur jene Menschen bei Ihnen landen, die gut zu Ihnen passen und denen Sie wirklich spezialisiert helfen können
2. Mit einem Online-Terminkalenersystem dafür sorgen, dass sich jede solche Person selbst einen passenden Termin aussuchen und notfalls auch eigenständig wieder umplanen kann, weil nur verfügbare Daten angezeigt werden
3. Mit dem Terminlink auch gleich den Kalendereintrag und einen Video-Zugangslink versenden, um dann die Besprechung automatisch aufzuzeichnen und von KI Notizen erstellen zu lassen, die Ihnen das Mitschreiben ersparen

Wenn Ihnen das zu unpersönlich klingt, dann bedenken Sie bitte: Gestresste und schlecht erreichbare Mitarbeiter als Ansprechpartner sind schlimmer – und nur Sie alleine entscheiden, wie gut formuliert die begleitenden Texte und wie herzlich die Ansprache ist, die bei diesem Ablauf stattfindet.

Datenberge sortieren – nicht “nur” Belege und Steuerzahlen

Im Bereich Personalentwicklung sieht ein ki-basiertes Analyse-Tool mehr als voreingenommene Menschen, die sich von ihren Gefühlen leiten lassen. Was sehr verständlich ist und auch normal, aber beim Auswerten von individuellen Kompetenzprofilen nicht besonders hilfreich.

Zum Beispiel im Bereich Weiterbildung. Während einige Fortbildungsanforderungen selbsterklärend sind wie der Umgang mit den Werkzeugen, die im Kanzleialltag zur Effizienzsteigerung genutzt werden und das Grundlagenwissen über digitale Buchhaltung und selbst buchende Mandate, erfordern andere Skills eine passgenaue Steuerung durch die Führungskraft oder das HR-Management.

In einer Steuerkanzlei kann das so aussehen:

1. Vorhandene Datenquellen wie Lebensläufe, Fortbildungszertifikate, Leistungsbeurteilungen, Aufgabenverteilung in Projekten, Zeiterfassungen, fachliche Zuständigkeiten und Feedbackgespräche werden ausgewertet
2. Das KI-System analysiert erkennt Muster: zum Beispiel welche Mitarbeitenden regelmäßig komplexe Fälle aus bestimmten Branchen bearbeiten, wer häufig in der Mandantenkommunikation eingesetzt wird oder wer bei internen Prozessen Verantwortung übernimmt, auch ohne formal Führungskraft zu sein.
3. Das so entstehende Kompetenzprofil zeigt Potenziale auf und die KI macht Vorschläge zu passenden Fortbildungen, Positionswechselns oder zu behebenden Lücken, um den strategischen Bedarf der Kanzlei zu decken und dabei den der Person auch zu berücksichtigen.

So wird Fortbildung nicht mehr nach Bauchgefühl verteilt, sondern ergänzend zu den Wünschen der Beteiligten zu einer strategischen und damit zufriedenstellenderen Maßnahme, die Mitarbeiter stärkt und die Kanzlei zu relevanten Themen voranbringt – eine Analyse, für die Führungskräfte manuell Tage oder Wochen brauchen würden, kann in wenigen Minuten abgebildet und dann “menschlich” auf Sinnhaftigkeit geprüft werden.

Ressourcenplanung für die sinnvolle Verteilung von Kapazitäten

Die vorhandenen Kapazitäten so zu verteilen, dass alles klappt und trotzdem alle zufrieden sind, ist eine weit komplexere Aufgabe, als man meinen sollte – Führungskräfte kennen diese Herausforderung. Wir haben für Sie daher ein praktisches Beispiel für den Einsatz von KI-gestützter Ressourcenplanung in einer Steuerkanzlei:

1. Rund um die Fristen für Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschlüsse und so weiter erlebt die Kanzlei als Ganzes eine wiederkehrende hohe Belastung, während aber die einzelnen Mitarbeiter mit unterschiedlich mitwirkenden Mandaten und nicht immer alle betreffenden Fristen belastet werden.
2. Wenn Sie nun ein KI-Modell mit den “historischen” Daten füttern, wie Projektlaufzeiten, Abgabefristen, Krankheitstage, Urlaubszeiten, Mandantenverhalten (z. B. Reaktionszeiten, Vollständigkeit der Unterlagen), Zeiterfassungen und Ergebnisqualität, kann es wiederkehrende Muster erkennen und auswerten.
3. Wenn klar ist, wer in welchen Wochen “traditionell” stark überlastet ist, Rückstände aufbaut und welche Mandanten Stolpersteine darstellen und welche Mitarbeiter besonders effizient sind, kann die KI einen Kapazitätsverteilungsplan erstellen, der Handlungsempfehlungen für das bessere Auffangen von Stressspitzen enthält.

Vorschläge zur Verteilung der Aufgaben, zur Verschiebung nicht dringlicher Tätigkeiten und zur temporären Unterstützung einzelner Teams berücksichtigt eine solche KI-Lösung ebenso wie Urlaube und Fortbildungszeiten. So lassen sich dann auch Ausfälle besser kompensieren und unerwartet Engpässe gezielt abfedern – alles schon lange, bevor sie sich operativ auswirken.

Workflows und Ressourcenplanung optimieren, Prozesse automatisieren

Ob Sie Ihre Potenziale analysieren, Schwachstellen ausweichen oder Abteilungen entlasten: Was immer Künstliche Intelligenz für Sie leistet, können Sie als Empfehlung in die Beratung Ihrer Mandanten einfließen lassen und diese damit im Niveau heben. Denn durch selbst buchende Mandantinnen und Mandanten und die Automatisierung vieler Prozesse wird endlich wieder Freiraum für das entstehen, was Steuerberatung zu so einem interessanten Beruf macht: Die kompetente Unternehmensberatung basierend auf Zahlen, Daten, Fakten und gutem Einfühlungsvermögen in das, was Unternehmer heute brauchen.

Die Serie: KI in der Steuerkanzlei

Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel

Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung