KI in der Steuerkanzlei: Künstliche Intelligenz im Recruiting
Auf der Suche nach neuen Mitarbeitenden im Fachkräftemangel
Inhaltsverzeichnis
Teil 10 unserer Serie über die Möglichkeiten und Herausforderungen, die der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Ihrer Steuerkanzlei mit sich bringt. Der Fachkräftemangel ist trotz digitaler Möglichkeiten immer noch ein großes Thema in vielen Kanzleien, ebenso wie die Suche nach Nachwuchskräften für Ausbildungsplätze. Wir erklären, welche Möglichkeiten der KI Sie als Kanzlei-Inhaber nutzen können, um zeitsparend und trotzdem effizient Recruiting zu betreiben.
Wie Sie KI im Recruiting einsetzen und worauf Sie achten sollten
In unserer Serie über KI in der Kanzlei haben wir bisher über Effizienzsteigerung, Unterstützung in der Unternehmensberatung und über die Rolle der Menschen in dieser sich wandelnden Arbeitswelt in Bezug auf Künstliche Intelligenz gesprochen – immer mit dem Fazit, dass Menschen nicht abgeschafft werden von den Tools und Apps, sondern unterstützt. Doch zuerst einmal müssen diese Personen gefunden werden, wo sie dank Fachkräftemangel und verzögerter Digitalstrategie in der Branche zu häufig noch fehlen. Doch auch bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden können Sie die Chancen von KI nutzen:
Als Steuerkanzlei auf der Suche nach den passenden Mitarbeitenden werden Sie Künstliche Intelligenz im Recruiting vor allem in drei Bereichen direkt einsetzen: Schnelleres und besseres Selektieren von Talenten, nachvollziehbare und dokumentierte Entscheidungen, aus denen sich bei Bedarf weiterlernen lässt – und bessere Reichweite.
Einige der anfangs größten Hürden für KI-Recruiting in Deutschland sind inzwischen keine mehr, denn inzwischen gibt es deutschsprachige DSVGO-konforme Tools, die Privacy-Richtlinien berücksichtigen und eine saubere Dokumentation mitliefern. Denn Datenschutz ist eines der wichtigsten Themen im KI-Einsatz: Wenn Bewerberdaten in externe KI-Tools eingegeben werden, ohne dass Rechtsgrundlage, Zweck und Datenverarbeitung sauber geklärt sind, geht die Kanzlei ein unüberschaubar großes Risiko ein. Achten Sie also auf den gewohnt hohen Standard, den Ihnen auch Lexware Office für die Zusammenarbeit mit Mandaten bietet: Daten werden nur in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren (Frankfurt), 256-Bit-TLS-Verschlüsselung ist gegeben und unsere Anwendung erfüllt die GoBD-Anforderungen für steuerrechtliche Sicherheit. So sicher sollte auch das KI-Tool Ihrer Wahl sein.
Tipp: Mögliche Biases und Diskriminierungspotenziale von vornherein aushebeln
Neben dem Einhalten gesetzlicher Vorgaben gibt es noch einen weiteren Grund, KI-Systeme im Recruiting nur mit klaren Regeln und unter menschlicher Kontrolle einzusetzen: Sie möchten vermutlich den häufigsten Bias vermeiden, der mit marktüblichen Trainingsdaten einhergeht, die automatische Bevorzugung männlicher Kandidaten nämlich. In der Steuerbranche ist der Anteil weiblicher hochqualifizierter Fachkräfte höher als in anderen Branchen.
Laut der Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer 2023 betrug der Anteil der weiblichen Azubis 63%. Wenn die KI aus den Trainingsdaten aufgrund von Vorurteilen bevorzugt männliche Kandidaten berücksichtigt, geht Ihnen gegebenenfalls wichtiges Potenzial verloren. KI-Anwendungen sollten daher in Bezug auf Bias-Risiken, Dokumentation, Transparenz und menschliche Kontrolle besonders sauber aufgesetzt werden.
Sinnvoll ist daher ein stufenweiser Einsatz. Statt „alles schnell mal eben“ mit KI zu regeln, am besten mit einer überschaubaren Lernkurve einsteigen und zum Beispiel mit dem Optimieren von Stellenanzeigen beginnen.
1. Mit KI Ihre Stellenausschreibungen optimieren
Etablierte LLM-Tools wie Perplexiti.ai oder Claude können Sie dabei unterstützen, für Ihre Kanzlei die „perfekte“ Stellenanzeige zu schreiben und zu optimieren: Zielgruppengenau, klar und attraktiv. Vor allem aber können Sie vergangene Stellenausschreibungen und bestehende Prozesse analysieren und mit Anzeigen anderer Kanzleien vergleichen – die KI zur Textverbesserung nutzen und jede Annonce auf Vollständigkeit, rechtliche Faktoren, fachliche Details und SEO-/GEO-Optimierung prüfen, bevor sie online geht. Sie können die Ausschreibungen aus Sicht potenzieller Kandidatinnen checken, einen Fragenkatalog für das Bewerbungsgespräch oder einen Check auf der Karriereseite entwickeln und sich ein Grundgerüst für begleitende Social Media Posts entwerfen lassen.
Wichtig für jede aktuelle Stellenanzeige: Was bietet Ihre Kanzlei in Sachen Fort- und Weiterbildung?
Wer heute in der Steuerbranche auf Stellenjagd ist, will vor allem eines wissen: “Wie digital ist die Kanzlei, wie digital muss/sollte ich sein – und was wird dafür geboten, dass ich auch in fünf oder zehn Jahren noch einen Job habe?”
Steuerfachangestellte werden mit innovativen Mandanten konfrontiert, unterschiedlich entwickelten Führungskräften, dem eigenen Forschungsdrang und innovativen Prozessen, die Optimierungspotenzial haben. Für Kanzleien mit selbstbuchenden Mandanten haben wir die Lexofficer Zertifizierung für Steuerfachangestellte entwickelt – lassen Sie sich am besten noch heute auf die Warteliste setzen.
2. Bewerbungen analysieren und vorsortieren
Besonders interessant für Kanzleien, in denen die HR-Aufgaben als Zusatzjob erledigt werden müssen: KI kann die eingehenden digitalen Bewerbungen sinnvoll vorsortieren. Das ist besonders wichtig, wenn man weiß: Heute warten auch interessante Bewerberinnen und Bewerber häufig viel zu lange auf eine Antwort. Die spannendsten Kandidaten sind längst vergeben, wenn Sie erst auf ein freies Zeitfenster warten müssen, um manuell alle eingegangenen Bewerbungen zu sichten. Damit die Automatisierung klappt, definieren Sie klare Muss- und Kann-Kriterien und einen nachvollziehbaren Prozess. Wichtig: Versenden Sie keine automatisierten Absagen aufgrund dieses Filters, checken Sie immer noch mit einem Menschen im Prozess jedes Ergebnis (und denken Sie an den Vorurteile-Bias, den es zu vermeiden gilt, sowohl in der KI als auch im Kopf).
3. Active Sourcing und Recherche passender Profile mit KI
Die spannendsten Kandidaten sind in jeder Branche heiß begehrt, die Steuerbranche macht da keine Ausnahme, geht aber oft in einem etwas langsameren Takt voran. Als Kanzlei-Inhaber oder HR-Verantwortliche verschafft KI Ihnen einen Vorteil beim systematischen Finden passender Profile auf Business-Plattformen und bei personalisierten Erstansprachen. Dafür definieren Sie klare Zielprofile inklusive der vorauszusetzenden Skills und Rahmenbedingungen und senden dann aber keine Massenbotschaften, sondern sorgfältig konfektionierte Erstkontakte. Testen Sie, wie verschiedene Arten der Ansprache ankommen, fragen Sie auch Ablehner nach deren Eindruck.
Wichtig: Transparenz und Compliance im KI-Recruiting
Mit KI können Sie Terminfindung, Standardabfragen und Gesprächsvorbereitungen für Job-Interviews entweder ganz automatisieren oder zeitsparend unterstützen. Wenn Sie Abfragen und Onboarding-Prozesse nutzen, in die Bewerberinnen Daten eingeben, müssen Sie transparent darüber informieren, wo und wie im gesamten Ablauf KI eingesetzt wird. Wenn Sie Tools einsetzen, ist es wichtig zu prüfen, ob der Anbieter Bias-Tests, Dokumentation, DSVGO und menschliche Kontrolle der Ergebnisse unterstützt.
DSGVO-konforme Recruiting-Software für den deutschen Markt (ohne Anspruch auf Vollständigkeit, Haftung oder Gewähr):
Der sinnvolle Einstieg in Recruiting mit KI
Starten Sie nicht mit allen Tools auf einmal, sondern in messbaren und gut anpassbaren Schritten, die Sie dokumentieren und auswerten. Für Steuerkanzleien lohnt sich die Stellenanzeigen-Optimierung oder Vorqualifizierung, weil so Zeit gespart und die Wirkung zeitnah sichtbar wird. Testen Sie ein oder zwei Quartale lang, ob sich die Bewerberqualität und der Zeitaufwand oder die „Time to hire“ verbessert haben. Werten Sie jede Maßnahme aus und behalten Sie nur solche bei, die wirklich funktioniert haben.
Nicht vergessen: Auch der Digitalisierungsgrad der Kanzlei ist ein wichtiger Faktor. Moderne, innovativ aufgestellte Steuerkanzleien haben im Recruiting bessere Karten. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie unser Kanzleibetreuer-Team Ihnen helfen kann, empfehlen wir Ihnen das Steuerberater-Starterpaket:
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Die Serie: KI in der Steuerkanzlei
Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel
Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung
Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation
Teil 4: Beratung, Fehlervermeidung und Strategie
Teil 5: Faktor Mensch: Worauf es wirklich ankommt
Teil 6: KI in der Kanzlei: Human in the Loop
Teil 7: Künstliche Intelligenz und Ethik
Teil 8: Der “European AI Act” und KI in der Steuerkqnzlei
Teil 9: Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte – angstfrei arbeiten
Teil 10: KI in der Steuerkanzlei: Künstliche Intelligenz im Recruiting
