KI in der Steuerkanzlei: Marketing und Mandantenkommunikation

Schnellere Abläufe, bessere Prozesse: KI in der Mandantenkommunikation

Niemand kann kompetente Beratung durch einen mitdenkenden, erfahrenen Menschen ersetzen. Auch KI nicht. Aber Künstliche Intelligenz kann dafür sorgen, dass jede und jeder in Ihrer Steuerkanzlei mehr Zeit für diese Beratung haben, vor Fristen keine Nachtschichten mehr schieben und Aufgaben mühelos an andere Team-Mitglieder zu übergeben sind, wenn nötig.

Chatbot-gestützte Mandantenkommunikation auf der Website

Ein KI-Tool, das rund um die Uhr die Administration einer Kanzlei in den Kommunikationsprozessen entlastet, ist ein Chatbot: eine wie eine Person reagierende automatische Antwortfunktion. Einige Bots gehen der Reihe nach vorbereitete Optionen durch, die Mandantinnen durch einen Prozess führen, andere bemühen sich um Antworten auf frei gestellte Fragen.

Wenn Sie einen Chatbot einsetzen, kann dieser komfortabel den Erstkontakt mit Ihrer Kanzlei und das Antworten auf Standardfragen übernehmen – vorausgesetzt, der Bot wurde mit Sorgfalt programmiert und bietet außerdem die Möglichkeit, einen “echten” Mitarbeiter anzufordern oder um Rückruf zu bitten, wenn der automatisierte Beratungsumfang gesprengt wird.

Chatbots können Prozesse wie das Filtern geeigneter Mandate und Aufgaben im Onboarding übernehmen, Terminbuchungen oder das automatische Bereitstellen von Dokumenten wie beispielsweise Checklisten, wenn Mandantinnen und Mandanten wiederholt nach den gleichen Dingen fragen und eine Automatisierung das Kanzleiteam entlastet. Spannend wird es, wenn der Chatbot so programmiert ist, dass auch das Kanzlei-Team weiß, welche Informationen bereits von der KI weitergegeben wurden, welche Checklisten gegebenenfalls noch fehlen und nach welcher Frist ein Mandant gefragt hat.

Content-Erstellung inklusive Optimierung für Mandanteninformationen erleichtern

Als Kanzlei-Inhaber sollten Sie Ihre Mandanten regelmäßig über gesetzliche Änderungen informieren oder als guten Service rechtzeitig an Fristen erinnern. Die Erstellung informativer Inhalte kann Ihnen viele Rückfragen und Unklarheiten ersparen, frisst im Tagesgeschäft aber auch viel Zeit – vor allem, wenn man ansonsten nicht regelmäßig schreibt und eigentlich einen ganz anderen Beruf ausübt (denn gut und regelmäßig Schreiben ist ein eigener Beruf).

Die handelsüblichen KI-Tools können Ihnen komfortabel erste Entwürfe für Newsletter oder Blogartikel erstellen, die dann aber unbedingt anschließend noch fachlich geprüft und menschlich überarbeitet werden. Ein realistisches Anwendungsbeispiel wäre eine KI, die nach einem neuen Urteil zur Absetzbarkeit von Homeoffice-Kosten automatisch einen Entwurf für ein Mandantenschreiben erstellt. Der Steuerberater ergänzt die spezifischen Hinweise für seine Mandanten und verschickt die Information noch am selben Tag.

Lassen Sie von der KI Storytelling-Fallbeispiele entwerfen, die beispielsweise Auswirkungen einer Gesetzesänderung nachvollziehbar erläutern und Mandanten das neue Wissen und den Handlungsbedarf vermitteln. Sie können Artikel entwerfen lassen, sich Optimierungsvorschläge für Texte anfordern oder die SEO-Maßnahmen und Umformulierungen für einen Text vorschlagen. Denken Sie nur immer daran, dass KI ohne gute Prompts und weiterführende individuelle Nachbereitung sehr mittelprächtige Texte erstellt, die Worthülsen und generische Ausdrücke aneinanderreihen. Die lesen sich gut, bis man genauer hinsieht. Dann nerven sie – und wirken werden solche gefällig auf Mittelmaßniveau zusammengestellten Postings auch nicht so gut. Aufmerksame Nachbearbeitung ist immer Teil des Prozesses.

Marketingkampagnen mit KI steuern

Die meisten Anzeigenmodule großer Plattformen bieten den ki-optimierten Vergleich von zwei oder mehr Werbeanzeigen an oder machen Vorschläge für Hashtags, Wording und Keywords oder zeigen auf, um welche Uhrzeit welche Zielgruppe besonders zielführend angesprochen werden kann. Das ist besonders interessant bei der Mitarbeitendensuche und Stellenangeboten, die sich so smart und zeitsparend auf hohem Niveau erstellen lassen.

Darüber hinaus können Sie mit KI-Tools Klickverhalten, Reichweite und Interaktionen analysieren und daraus Handlungsempfehlungen ableiten. In der Praxis könnte eine Steuerkanzlei mithilfe von KI herausfinden, dass bestimmte Fachartikel in sozialen Medien besonders häufig gelesen werden und daraus Folgeklicks auf die Kanzleiwebsite entstehen. Die KI empfiehlt daraufhin, ähnliche Inhalte stärker zu bewerben, ohne plakative oder aggressive Werbung einzusetzen. So lassen sich Ressourcen gezielt einsetzen und die Sichtbarkeit der Kanzlei nachhaltig erhöhen.

Denn um mit begrenzten Mitteln die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen alle Vorgehensweisen für die Außenwirkung detailliert ausgewertet werden. KI kann Ihre Daten wie Klickzahlen oder Verweildauer auf Webseiten interpretieren und Empfehlungen ableiten. Ein realistisches Beispiel wäre eine Kanzlei, die erkennt, dass ein Blogbeitrag über steuerliche Vorteile von Photovoltaikanlagen besonders viele Zugriffe und Anfragen erzeugt. Die KI empfiehlt, diesen Themenbereich durch einen informativen Download oder ein Online-Seminar auszubauen und gezielt zu bewerben. Damit wird die Reichweite in Bezug auf potentielle thematisch passende Mandate erhöht, ohne dass berufsrechtliche Werbebeschränkungen verletzt werden.

Feedback von Mitarbeitenden oder Mandanten auswerten in der Steuerkanzlei

Feedback ist eine wertvolle Quelle, um Prozesse in der Kanzlei zu verbessern und die Mitarbeiter- und Mandantenbindung zu stärken. Künstliche Intelligenz kann für Sie Bewertungen, Umfragen oder Beschwerden systematisch auswerten und häufige Themen sichtbar machen – vor allem, wenn Sie einen strategischen Feedbackprozess implementiert haben und nicht nur regelmäßig die Befindlichkeiten abfragen, sondern diese auch gleich in einem auswertbaren Datenformat landen. So erfahren Sie auch Dinge, die ansonsten in der Alltagskommunikation untergehen – wie beispielsweise, wenn Mandanten immer wieder die telefonische Erreichbarkeit bemängeln oder zu lange in Telefonanlagen auf Ansprechpartner warten.

Wiederholte kleine Unannehmlichkeiten können unmerklich zu größeren Problemen werden ohne Monitoring und Feedbackprozesse. Mit den Erkenntnissen können die Herausforderungen in unserem Beispiel dann durch die Einführung von Rückrufsystemen oder Chatbots gelöst werden. Mithilfe von KI und einem Prozess wird aus Feedback ein konkreter Handlungsplan, der zur Qualitätssteigerung in der Kanzlei beiträgt.

Mit KI lassen sich auch große Mengen an Bewertungen oder Umfrageergebnissen systematisch auswerten, auch über Standorte und lange Zeiträume hinweg. Wenn Mitarbeiterinnen regelmäßig zu Wort kommen dürfen, wobei sie aber auch anonym bleiben können, sehen sie Mitwirkungspotenzial am Kanzleiklima und fühlen sich besser aufgehoben, als wenn Kritik keinen konfliktfreien Weg auf die Führungsebene findet.

Zielgruppenanalyse für die Spezialisierung auf bestimmte Aufgaben

Oft wissen Sie es bereits, wenn eine Branche besonders geeignet ist, um sich auf diese zu spezialisieren. Oder ist es vielleicht einfach nur ein Bauchgefühl, das auch sehr danebengehen kann? KI-gestützte Zielgruppenanalysen helfen Kanzleien dabei, tragfähig die attraktivsten Mandantensegmente zu identifizieren. Dabei können ergänzend zu den Umsatzaufschlüsselungen aus der eigenen Kanzlei auch regionale Daten, Branchenkennzahlen oder typische Suchanfragen genutzt werden.

So erkennen Sie als Steuerberater, welche Spezialisierungen sich besonders lohnen, wo Fortbildung empfehlenswert ist und bei welchen Projekten lukrativ wiederverwendbares Wissen erworben wurde. Wenn Sie dann noch über den Tellerrand schauen und Trends einbeziehen lassen, erkennen Sie lukrative Beratungsangebote beziehungsweise das Potenzial, das diese für Ihre Kanzlei haben können. Werbung für die Spezialisierung einer Kanzlei ist auf vielen Ebenen einfacher als Werbung pauschal, Mandant egal.

Wenn die KI für Sie Branchenschwerpunkte und Trends ermittelt, können Sie spezielles Beratungsangebote zu Fördermitteln und steuerlichen Besonderheiten in diesem Sektor bereitstellen. Dadurch wird Marketing präzise, bezahlbarer und die Akquise von Mandanten wird effizienter gestaltet – aber auch die Betreuung und Beratung, denn vieles lässt sich automatisieren, optimieren und zielgerichteter gestalten mit dem richtigen Hintergrundwissen.

Das Kleingedruckte kommt von Ihnen

Nicht alle KI-Tools liefern zuverlässige Daten – insbesondere LLM wie ChatGPT erstellen Texte stark schwankender Qualität und Aufgaben werden mit sehr generischen Lösungen garniert. Einige Anwendungen stecken noch tief in den Kinderschuhen, andere wie durchorganisierte Terminkalender sind gut in andere Systeme integriert und werden problemlos durch Nutzer anerkannt.

Außerdem wollen sowohl Ihre Mitarbeitenden als auch bestehende und potenzielle Mandate vermutlich genau wissen, was mit ihren Daten geschieht – diese Informationen müssen Sie dann kennen und bereitstellen. Wenn alle Hürden geklärt und wichtige Kommunikationsprozesse optimiert sind, sparen Sie viel Zeit und Nerven dank KI. Die Mühe lohnt also.

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Die Serie: KI in der Steuerkanzlei

Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel

Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung

Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation