KI in der Steuerkanzlei Best Practice: Human in the Loop

Human in the Loop – Qualitätskontrolle durch menschliche Experten in KI-Abläufen

Wir haben es in den ersten fünf Teilen unserer Serie zur KI bereits ausführlich dargelegt: Künstliche Intelligenz verändert den Betrieb in jeder zukunftsfähigen Steuerkanzlei grundlegend dank digitaler Selbstbucher, Automatisierung von Abläufen und Optimierung von Aufgaben in Marketing und Mandantenkommunikation. Doch Qualitätskontrolle durch erfahrene Experten sollte ebenfalls Teil KI-gestützter Prozesse sein und der Fachbegriff lautet: Human in the Loop.

„Human in the Loop“ (HITL) bezeichnet die bewusste Einbindung menschlicher Expertise in KI-Prozesse überall dort, wo maschinelle Entscheidungen überprüft, korrigiert oder in fachliche Zusammenhänge gesetzt werden sollen.

Denn „Human in the Loop“ ist ein Prinzip aus der Qualitätssicherung, das Menschen strategisch und systematisch in KI-Prozesse integriert. Nicht nur im Zweifelsfall, sondern grundsätzlich. So soll sichergestellt werden, dass die von der KI vorgeschlagenen Lösungen auch wirklich wie geprüfte Vorschläge gehandelt werden. Ob sie fachlich tragfähig, rechtlich vertretbar und betriebswirtschaftlich sinnvoll sind, dafür stehen nämlich am Ende die zuständigen Menschen gerade, die deshalb auch die finale Beurteilung und Freigabe durchführen sollten.

Human in der Loop gehört in der Steuerkanzlei beispielsweise zu …

1. Belegerkennung: KI ordnet die digitalen Eingangsrechnungen automatisch Konten zu – eine Fachkraft prüft Ausreißer und Sonderfälle und ggf. Privatanteile.
2. Steuererklärungen: KI-gestützte Systeme prüfen Plausibilitäten, aber die Entscheidungen und Anwendungen von Ermessungsfällen bleiben menschliche Aufgabe.
3. Mandantenkommunikation: Chatbots beantworten nur weiterleitende Standardfragen, während Mitarbeitende komplexe oder emotionale Anfragen übernehmen.
4. Datenqualität und Training: Menschliche Verbesserungen und Korrekturen fließen zurück in das KI-System und verbessern die Erkennungsleistung.

Human in the Loop und vermeidbare Anwendungsfehler des Prinzips

Zu den größten Fehlers, die erfolgreiche ‚Human in the Loop*-Integration untergraben können, gehört blindes Vertrauen in KI-Ergebnisse und das Gefühl, dass man nur pro forma noch mal drüberschaut, weil sich die Vorschläge auch ungeprüft übernehmen lassen. Für die Ergebnisse muss immer noch gehaftet werden und Sorgfalt gehört immer dazu.

Dauernde akribische Kontrolle oder stichprobenartiges Durchschauen der Ergebnisse sind ebenso riskant und wenig effizient. Sie brauchen ein tragfähiges System, mit dem auch die Ergebnisse einer Prüfung sich später nachvollziehen lassen. Unklare Verantwortungszuordnung ist ebenfalls ein häufiges Problem, denn wenn niemand weiß, wer wann aufgrund welcher Kriterien für Korrekturen zuständig ist, entstehen riskante Lücken.

In der Steuerberatung ist HITL immer dann entscheidend, wenn:

• Entscheidungen rechtlich relevant oder haftungsträchtig sind
• Daten unvollständig, mehrdeutig oder sensibel sind oder Quellen fragwürdig
• die KI nur Wahrscheinlichkeiten liefert, aber keine Gewissheit
• ethische oder Mandanten-bezogene Abwägungen nötig sind
• Fachwissen und Erfahrungsurteil entscheidend für eine Lösung sind

7 Tipps, damit „Human in the Loop” in Ihrer Kanzlei funktioniert

Beim Erstellen von Steuererklärungen prüft der Mensch KI-generierte Vorschläge, bevor sie final übernommen werden. In der Mandantenkommunikation mit Chatbots oder Assistenzen greift ein Mensch ein, wenn eine Anfrage komplex ist. Damit diese und andere Abläufe reibungslos funktionieren und nicht immer wieder neu erfunden werden müssen, haben wir folgende Empfehlungen für Sie:

1. Legen Sie die jeweiligen „Humans in the Loop“ als Verantwortliche fest

Die HITL-Aufgaben sind Tasks wie alle anderen auch, sollten unter den Anwesenden sinnvoll verteilt und bei der Zeiterfassung als notwendig und prozessrelevant festgehalten werden. Wer KI-Ergebnisse freigibt, trägt außerdem Verantwortung und übernimmt gegebenenfalls Haftung. Auch das sollte stets inklusive Anmerkungen und Datum dokumentiert werden.

2. Nachvollziehbarkeit sicherstellen für Ergebnisse der KI

Die Lösungsvorschläge und Ergebnisse der Künstlichen Intelligenz müssen nachvollziehbar sein, vollständige Quellen und Ansätze wiedergeben und revisionssicher dokumentiert werden. KI sollte außerdem dazulernen durch Feedback und Korrektureingaben und auch dieser Input sollte nachvollziehbar erfolgen.

3. KI-Schulung für die Mitarbeitenden und Entscheidungsträger

„Human in the Loop“ klingt nach einem selbst erklärenden Task, muss es aber gar nicht sein. Es kommt auf den Prozess und das Projekt an, ob die Mitarbeitenden zusätzliche Schulungen oder Zugriff auf andere Wissensquellen benötigen. Gehen Sie nie davon aus, dass jemand ohne Überlegungen vorab in diese Rolle springen kann, sondern erforschen Sie jeden Schritt.

4. Grenzen der KI-Automatisierung als solche anerkennen

Was kann KI und was darf KI und in welchen Fällen ist immer ein Mensch zuständig, dessen Entscheidungen basierend auf Berufserfahrung und dem Wissen um zwischenmenschliche Zusammenhänge getroffen wird? Haftungsrelevante Bewertungen beispielsweise bleiben stets menschliche Entscheidungen.

5. HITL in die Ressourcen- und Projektplanung aufnehmen

Es kostet Zeit, die Human in the Loop Abläufe sauber aufzusetzen und in den Arbeitalltag zu integrieren. Fehler im Nachhinein zu finden und zu beheben kostet aber wesentlich mehr Zeit und kann zu Image- und Haftungsproblemen führen. HITL ist ein Job und sollte so behandelt werden.

6. Das Was-Wo-Wer in HITL-Prozessen definieren

Nicht alle Ergebnisse müssen bis ins letzte Detail kontrolliert werden, dann kann man es auch gleich selbst manuell machen. Zur erfolgreichen Einführung von Human in the Loop gehört auch, die jeweilige Kontrolltiefe zu definieren und zu differenzieren: wie groß die Risiken sind, beeinflusst das Ausmaß der Überprüfung.

7. Interne Qualitätsmessungen gehören zu HITL

Wie klappt die Einführung von Human in the Loop, mit welchen Kennziffern messen Sie Erfolge und steigt die Qualität der Ergebnisse? Um Erfolg messbar zu machen, überwachen Sie die die Qualität der KI-Ergebnisse regelmäßig und dokumentieren Sie Fortschritte gemeinam mit Ihrem Team.

HITL: The winner takes it all

„Human in the Loop“ verbindet alle Vorteile künstlicher Intelligenz mit menschlicher Urteilskraft aufgrund von Fachwissen und Erfahrungen. Vernünftig integriert steigern Sie Effizienz, Qualität und Glaubwürdigkeit und vermitteln Ihrem Team die wichtige Botschaft, dass es am Ende immer noch um Menschen für Menschen geht.

Vertrauen und Verantwortung: Menschliche Expertise bleibt unersetzlich, zumal der größte Teil menschlichen Fachwissens aller Bereiche noch sehr lange nicht digital abrufbar sein wird – und persönliche Erfahrungen und daher intellektuelle Querverbindungen nie.

Sie wisssen nicht, wo Sie mit der Integration beginnen sollen? Dann melden Sie Ihre Steuerfachangestellten zur Lexofficer Zertifizierung an, um Wissenslücken zu schließen und wichtige HITL-Kompetenzen in der Zusammenarbeit mit Mandaten zu erwerben.

Die Serie: KI in der Steuerkanzlei

Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel

Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung

Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation

Teil 4: Beratung, Fehlervermeidung und Strategie

Teil 5: Faktor Mensch: Worauf es wirklich ankommt

Teil 6: Faktor Mensch: Worauf es wirklich ankommt