KI in der Steuerkanzlei: Worauf es wirklich ankommt
Wie sieht der Einsatz von KI in der Steuerkanzlei aus? Es gibt ungezählte Faktoren und Optionen, die wichtigsten stellen wir Ihnen vor. Teil 5: Faktor Mensch!
Inhaltsverzeichnis
Teil 5 unserer Serie über die Möglichkeiten und Situationen, die der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Ihrer Steuerkanzlei mit sich bringt. Diesmal mit dem einen Faktor, der am Ende über alles entscheidet: Die Menschen, die mitwirken sollen und daher von den Einsatzmöglichkeiten und Verbesserungen überzeugt sein sollten. Denn eine Führungskraft, die oder der eine Auswahl über ein Tool trifft, hat wesentlich bessere Chancen auf erfolgreiche Einführung, wenn er oder sie die folgenden Dinge beachtet.
Der Faktor Mensch: Empathie und natürliche Intelligenz plus KI
Als Führungskraft in einer Kanzlei haben Sie wahrscheinlich schon erlebt, wie sich Menschen gegen Neuerungen, Änderungen oder einfach gegen Führungskräftewünsche sperren. Nicht aus Böswilligkeit, sondern basierend auf diesem Mix aus Erfahrungen, Befindlichkeiten und Umgebungsdruck, der die meisten von uns stabilisiert: Mal so, mal so. Die meisten Unternehmen kennen Mitarbeiter, die bei manchen Themen unbeweglich bleiben, doch bei der Einführung künstlicher Intelligenz kann sich das keine Kanzlei leisten.
Wie Sie die digitalen Upgrades für Ihre Prozesse kommunizieren, begleiten und in den Abläufen verankern, spielt die eine entscheidende zentrale Rolle. Denn der Faktor Mensch entscheidet über Erfolg oder Stillstand, lange bevor es um technische Details geht.
5 Schritte für eine Strategie der KI-Akzeptanz
Wenn sich alles ändert und alle betroffen sind, müssen auch alle informiert werden. Aber nicht wahllos und so, wie die Entscheidungen getroffen werden, sondern bereits im Vorfeld unter Berücksichtigung des wertvollen Inputs, den Ihre Mitarbeitenden beisteuern können.
1. Gemeinsam über Notwendigkeit und einen „Fahrplan“ sprechen
Kommunizieren Sie bitte vom ersten Schritt an, dass Sie menschliche Faktoren auf jeden Fall berücksichtigen werden, wenn der technologische Fortschritt einkehrt und dass es sich um Maßnahmen handelt, die eine Kanzlei zukunftsfähig und Arbeitsplätze positiv gestalten wird:
- Ermitteln Sie gemeinsam, welche Aufgaben und Prozesse durch KI unterstützt werden und welche Kompetenzen dafür erworben werden sollten. Wenn Sie beispielsweise auf selbstbuchende Mandate umstellen wollen, könnten die Steuerfachangestellten sich für die Lexofficer Zertifizierung bewerben. In jedem Fall kann die Kanzlei das Starterpaket von Lexware Office buchen, um von Basics bis Onboarding die wichtigsten Punkte gezeigt zu bekommen.
- Kommunizieren Sie intern die Gründe für die Einführung, die Vorteile und welche Probleme ein Tool löst – die selbstbuchenden Mandate beispielsweise entlasten den Buchungsprozess und lösen zu großen Teilen den Fristendruck vor Terminen auf, weil den ganzen Monat über gebucht wird. Welche Auswirkungen hat diese Arbeitsweise auf wen an welchem Arbeitsplatz und was erwarten Sie? Mit klarer Kommunikation vorab können Sie Ängsten und Widerständen wirkungsvoll begegnen.
- Verteilen Sie Aufgaben und Entscheidungen so, dass die Menschen sich einbezogen fühlen, beispielsweise durch Tests, Pilotprojekte, Workshops mit Experten wie den Kanzleibetreuern und Demos mit der Möglichkeit, die Tools ausgiebig und ohne Druck zu probieren und die hilfreichen Ergebnisse „live“ zu erleben. Wer eine Veränderung aktiv mitgestalten darf, statt sie verordnet zu bekommen, wird viel seltener ablehnend darauf reagieren – schon das Abfragen von Meinungen kann einen Unterschied machen.
- Neue Technik erfordert neue Kompetenzen und was für den einen selbsterklärend und ohne Schulungsbedarf ist, kann für die nächste Person furchteinflößend und komplex sein. Wichtig ist daher eine Weiterbildung in offenen Lernstrukturen mit Unterstützung und Support auch nach Workshops – und wo gewünscht eine kontinuierliche Begleitung. Wichtig ist, bei den Weiterbildungen nicht alle über einen Kamm zu scheren, sondern abzufragen, wie sich die Team-Mitglieder das Lernen am besten vorstellen können.
Die relevanteste KI-Schnittstelle ist die Kanzlei-Führungskraft
Wenn Sie als Kanzleiführung nicht von KI überzeugt sind, sondern sich nur zähneknirschend dem Druck des Wandels beugen, wird es schwierig mit dem Überzeugen der Mitarbeitenden. Da Sie aber auf jeden Fall davon profitieren, wenn Routinearbeiten digitalisiert und Prozesse automatisiert werden, ist es sehr unwahrscheinlich, dass Sie diese Haltung beibehalten, sobald sich Ergebnisse einstellen – auch solch einen Gesinnungswandel sollten Sie kommunizieren, denn Ihre kommunizierte Wahrnehmung trägt sich weiter an Ihr Team.
Wenn Sie KI als Bedrohung sehen, werden die Mitarbeitenden das auch tun. Ebenso, wenn Sie die Chancen erkennen. Ihre Vorbildfunktion umfasst aber nicht nur Aufgeschlossenheit neuen Technologien gegenüber und die Kommunikation der Vorteile. Sie sollten auch bewusst und strategisch eine tragfähige Lernkultur betreiben, die Fehler und deren Behebung normalisiert.
Wenn außerdem in Ihrer Kanzlei ganz klar kommuniziert wird, dass KI nicht zum Personalabbau, sondern zur Entlastung oder Weiterentwicklung eingesetzt wird, dann bieten Sie psychologische Sicherheiten und damit steigt die Akzeptanz voraussichtlich erheblich. Dazu gehört auch, dass Rückmeldungen über technische Hürden, Frustrationen oder Verbesserungsvorschläge ernst genommen werden.
Erfolgsfaktoren, damit Ihr Kanzlei-Team mitzieht
Am besten funktioniert die Einführung neuer Tools, wenn die Fortbildung praxisnah gestaltet wird und an echten Beispielen Funktionen gezeigt werden. Es sind in den meisten Fällen drei grundsätzliche Bedingungen, die erfüllt werden müssen, damit Steuerfachangestellte und Kanzleimitarbeitende gerne mit frisch eingeführten Technologien arbeiten: Relevanz, Beteiligung an Entscheidungen und das Gefühl, das Tool kompetent und handlungsfähig nutzen zu können.
Fazit: Wenn eine Umstellung den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern oder verbessern wird und Menschen befähigt, einen guten Job zu machen, sind neue Apps und Tools kein Problem, sondern eine gemeinsame positive Entwicklung.
Tipps für die Reibungslose Einführung von KI
Woran KI-Einführungsprojekte in Kanzleien (vorübergehend?) scheitern
Der Faktor Mensch ist der häufigste Grund, warum KI-Einführung scheitert oder mehrere aufwändige und teure Anläufe braucht. Die Kanzleikultur ist entscheidend, denn Mitarbeitende sollten Veränderungen nicht als bedrohlich empfinden.
Akzeptanz ist nicht selbstverständlich, sondern man muss sie erarbeiten. Unklare Verantwortlichkeiten oder widersprüchliche Botschaften aus der Führungsebene führen zu Unsicherheiten.
Der Mehrwert muss klar erkennbar sein, die Qualität der Ergebnisse aber auch. Wenn Mitarbeitende nicht nachvollziehen können, wie eine KI zu bestimmten Ergebnissen kommt, wird sie nicht ernst genommen oder abgelehnt. Außerdem gilt: Eine Lernkurve kann nicht verordnet werden, sondern ergibt sich aus den Möglichkeiten, der Bereitschaft und individuellen Faktoren.
Fazit: KI-Einführung ist Führungs-, aber auch HR-Aufgabe, weil nicht nur ein Tool angeschafft wird, sondern Menschen auf ihrem Weg in die moderne Arbeitswelt aktiv begleitet werden.
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Die Serie: KI in der Steuerkanzlei
Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel
Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung
Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation
