KI in der Steuerkanzlei: Effizienz und das Ende der Belegstapel
Wie kann KI für Ihre Steuerkanzlei genutzt werden? Es gibt buchstäblich Dutzende von Möglichkeiten, die wichtigsten stellen wir Ihnen vor. Teil 1: Alles rund um Belege und Buchhaltung.
Inhaltsverzeichnis
Künstliche Intelligenz bietet ungezählte Möglichkeiten, schüchtert aber auch viele Menschen ein, die sich fragen: Werde ich jetzt abgeschafft? Wird mein Job überhaupt noch gebraucht? Tatsächlich schafft KI vor allem manuelle und lästige Aufgaben ab und nicht Menschen: Automatisierung erleichtert die Arbeit in der Kanzlei, die Aufgaben werden deshalb nicht weniger, sie werden nur wesentlich effizienter organisiert.
Wie KI in der Steuerkanzlei effizient Prozesse optimiert
Künstliche Intelligenz als Freund und Heinzelmännchen betrifft schon lange nicht mehr das Kanzlei-Team alleine: Digitale Mandanten nutzen die ki-gestützte Belegerfassung, um die eigenen Belege in Echtzeit zu buchen und auch gleich den richtigen Konten zuordnen zu lassen.
Statt Schuhkartons und Sammelordnern kurz vor dem Abgabetermin, statt Stress und hektischer Belegsuche und mühsamen Versuchen, sich abzusprechen: Dank gut durchdachter Cloud-Lösungen können die Mitarbeitenden in der Kanzlei jederzeit an die bereits gebuchten Belege, die bereits im System sind. Das stumpfe Wegbuchen Hunderter von Belegen unter Zeitdruck entfällt, was alle Beteiligten entlastet und auch die Umsatzsteuervoranmeldung erfordert dann nur noch einen Knopfdruck.
Bereits diese „kleine“ aber sinnvolle Maßnahme, nur noch digitale Mandate zu betreuen, ist eine große Stellschraube für Zeitersparnis und Effizienz:
- Emanzipierte, da selbst buchende Mandate
- Abschaffung von Papierkartons und Pendelordnern
- Entlastung durch weniger oder keinen Fristendruck
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die Daten
- Problemlose Übertragung in die Kanzlei-Software
Denn ki-basierte Belegerfassungen wie die automagic Funktion von Lexware Office lesen eingehende Belege nicht nur aus wie eine Texterkennung. Sie analysieren sie auch semantisch und kontieren sie beziehungsweise schlagen passende Buchungskonten vor, die dann noch bestätigt werden. Die Ki liest Positionen, Mehrwertsteuersätze, Kostenstellen, Belegnummern korrekt aus und beschleunigt so das Durcharbeiten von Standardvorfällen um ein Vielfaches. Wo nötig, kann trotzdem jederzeit ein Fachmensch eingreifen – direkt im System, dank Steuerberaterzugang.
KI lernt dazu: Je nach Anwendung und System werden wiederkehrende Geschäftsvorfälle immer besser als solche erkannt und damit noch aufwandloser für die korrekte Buchung vorgeschlagen.
Wie Sie die von den Mandanten erfassten Daten sauber, komfortabel und fehlerfrei in Ihre eigenen Systeme übernehmen, lernen Sie im Bedarfsfall von unseren Kanzlei-Betreuern, die zu diesen Themen übrigens auch regelmäßig Info-Webinare abhalten. Am besten folgen Sie unserem LinkedIn-Kanal und klicken unbedingt auch auf die kleine Glocke, um kein Update zu verpassen. Oder Sie buchen das Steuerberater-Starterpaket:
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Weitere Möglichkeiten für den Einsatz von KI in der Steuerkanzlei
Selbst buchende Mandanten und die ganze Optimierung, die damit für alle Beteiligten zusammenhängt, das ist auch für Außenstehende ein ersichtlich guter Nutzen von KI in der Steuerkanzlei. Für Steuerberater ebenso spannend sind Tools, die Plausibilitäts- und Anomalieprüfungen durchführen und erkennen, ob beispielsweise Warenbestände zu stark schwanken, Reisekosten „unerklärlich“ aus dem Ruder laufen und ähnliche Auffälligkeiten, für die größere Datenmengen abgeglichen werden müssen – was für Menschen nicht so mühelos und fehlerfrei machbar ist wie für eine KI.
So können Fehler und Risiken und Manipulationsversuche frühzeitig erkannt werden, indem der Steuerexperte die KI als Assistenzfunktion nutzt, nicht als finale Instanz.
Andere Abläufe können wahlweise Mandanten oder Steuerfachangestellte durchführen, dank digital erfasster Daten ebenso unkompliziert und orts- und zeitunabhängig, so wie die fristgerechte Umsatzsteuervoranmeldung, die nun nicht mehr von den Kapazitäten in der Kanzlei oder der pünktlichen Pendelordner-Lieferung abhängt:
Die Umsatzsteuervoranmeldung auf einen Klick
Wenn Mandanten in Echtzeit buchen, ist die erledigte Umsatzsteuervoranmeldung immer nur einen Erledigungsklick entfernt. Bei Fragen (oder im Nachhinein) können Steuerexperten korrigierend eingreifen, aber der Prozess ist digital, online und nicht mehr papier-basiert.
Duplikate und andere Fehler mühelos finden dank KI
Mehrfach übermittelte Belege? KI erkennt sofort, ob die Belegnummer bereits vorgekommen ist – das Vermeiden von Doppelbuchungen spart wertvolle Zeit, ebenso wie KI-Anwendungen, die Sonderfälle erkennen wie bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen und beispielsweise Vorgaben wie den Mindestlohn automatisch prüft.
Rechtssicher und fehlerfrei arbeiten dank automatisiertem Abgleich
KI kann Aufzeichnungen in Sekunden daraufhin prüfen, ob sie lückenlos und damit rechtssicher sind und damit auch geplante Szenarien simulieren beziehungsweise auf Plausibilität prüfen. Das geht von der einfachen Integritätsprüfung vor der Datenübernahme in die Kanzleisoftware bis hin zu detaillierten Prognosen bei geplanten Investitionen.
Sind Sie neugierig geworden und wollen mehr erfahren?
Wenn Sie sich jetzt fragen, wie sich KI am besten in Ihrer Kanzlei einsetzen lässt, ist der erste und wichtigste Schritt schon getan: Sie haben die Notwendigkeit erkannt, mit der Zeit zu gehen 🙂
Um selbst buchende Mandate einzuführen, müssen sowohl ‘Kundschaft’ als auch Mitarbeiter:innen mit ins Boot genommen werden. Saubere Schulungs- und Onboardingsprozesse sorgen dafür, dass Sie jede Erfahrung nur einmal machen müssen und im Anschluss auf ein funktionierendes System zurückgreifen können – und jederzeit auf unsere erfahrenen Kanzleibetreuer.
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PS: In den nächsten Teilen unserer Serie über KI-Einsatz in der Kanzlei geht es um weitere spannende Einsatzmöglichkeiten, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern werden. Bleiben Sie dran, um nichts zu verpassen!
