KI in der Steuerkanzlei: Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte – angstfrei arbeiten

KI-Content in der Steuerkanzlei zur Prozessoptimierung

Mithilfe von ChatGPT und anderen LLM können viele Abläufe in Ihrer Kanzlei komfortabel optimiert werden: Strukturen und Vorschläge oder gleich der komplette Inhalt von Website-Texten, Blog und Newsletter oder für die Sozialen Medien – oder Chatbots für die Entlastung beim Onboarding oder für wiederkehrende Fragen.

Ein oft genannter Kritikpunkt die Erstellung von Inhalten durch künstliche Intelligenz ist die Befürchtung, das Wissen und Werk anderer “abzugreifen” und ohne Einwilligung in die eigenen Ergebnisse zu integrieren. Doch es gibt noch einen weiteren Aspekt:

Die e-recht24.de Autorin Frauke Frotscher empfiehlt, die generierten Inhalte abzuwandeln und zwar mehr als nur einige Worte und Farben – es sei denn, Sie lassen sich nur inspirieren und erstellen trotzdem ihr eigenes Werk. Wenn Sie den Content nur anpassen, sollten Sie die Abwandlungen dokumentieren.

Das muss nicht so aufwändig sein, wie es klingt: Wenn Sie beispielsweise in WordPress oder in Google Drive Dokumenten arbeiten, entsteht automatisch eine Revisionshistorie, die Sie sich per Screenshot sichern können. (Keine Rechtsberatung, das dürfen wir nicht – nur ein Praxistipp, damit Sie selbst nachvollziehen können, auf welcher Basis was erarbeitet wurde.)

Für KI-generierte Inhalte haftet die Kanzei oder Person, die diese erzeugt

Urheberrechtsverletzungen, falsche Angaben durch die KI, zu große Ähnlichkeit zu lebenden Personen gehören zu den Schäden, für die Sie geradestehen müssen (und nicht der Anbieter des LLM-Modells, durch das der Fehler entstanden ist).

Einen Aspekt allerdings gibt es, den Sie vollumfänglich selbst kontrollieren: Die Ausübung der Kennzeichnungspflicht. Wenn Sie einen Chatbot einsetzen, müssen Ihre Besucher darauf hingewiesen werden, dass sie mit einer Ki sprechen. Die Rechtsexperten von e-recht24.de empfehlen, den entsprechenden Hinweis in die Datenschutzerklärung aufzunehmen.

Auch realistisch wirkende Inhalte, die Personen-Deepfakes etwas sagen oder tun lassen, was sie in Wirklichkeit nie gesagt oder getan haben, fallen unter die Kennzeichnungspflicht. Ebenso wie mit KI generierte Texte, die über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, wie es rund um Steuerthemen fast ausnahmslos immer der Fall sein wird.

Auf vielen der großen Social Media Plattformen laufen bereits Filter mit, die dafür sorgen, dass Inhalte durch eine Abfrage entsprechend markiert werden und die Nutzenden transparent sehen können, bei welchen Postings KI zum Einsatz kam. Das kann Sie aber bei wiederholter Nichtbeachtung den Account kosten, oder die Postings erscheinen einfach nicht.

Verbraucherschutz und Transparenz dank Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte

Mithilfe von Künstlicher Intelligenz erstellte Medien-, Bild-, Audio-, Video- oder Textinhalte müssen nach Artikel 50 KI-Verordnung vom Anbieter des KI-Systems “im maschinenlesbaren Format gekennzeichnet und als künstlich erzeugt erkennbar sein”.

Wenn Sie sich eine eigene Automatisierung mit KI bauen, auch wenn diese auf einem System eines Anbieters basiert, müssen Ihre Nutzer daher ebenfalls sofort erkennen können, dass die Inhalte automatisiert durch KI erzeugt wurden – und dafür sind Sie selbst verantwortlich. Pop-ups mit Hinweisen, Wasserzeichen, Disclaimer vor dem Öffnen sind möglich, Hauptsache die Transparenz ist gegeben.

Dabei kommt es nicht darauf an, ob der KI-erzeugte Output sich an B2B-Empfänger oder an Privatpersonen richtet.

Die Abmahn‑ und Haftungsrisiken “dank” KI sind im Umfeld von deutschen Steuerkanzleien wahrscheinlich vor allem im Bereich Datenschutz zu erwarten – unzulässige Datenverarbeitung durch KI‑Telefon- oder Chat‑Assistenten auch im Onboarding mit Dateneingaben, fehlende Einwilligungen, fehlende Informationen.

Wenn Mandantinnen und Mandanten nicht ausreichend über die Grenzen von KI-gestütztem Output informiert wurden oder wenn generierte Inhalte ohne eine fachliche Kontrolle übernommen wurden. Wenn Transparenz- und Datenschutzanforungen missachtet werden, drohen konkrete Risiken für Abmahnungen und damit Bussgelder.

3 Tipps für eine saubere Arbeitsweise in KI-Kanzleiprozessen

1. Quellenangaben aktiv erzwingen

Wenn Sie Inhalte mit KI generieren (lassen), sollten Sie sich zwei Dinge unbedingt angewöhnen: Fragen Sie das Tool sehr gezielt nach Quellen “bitte nenne die Fundstelle für diese Angaben mit Link und Verfasser”, denn sollten diese Angabe fehlen, können Sie sich auf die KI-Antwort schon deshalb nicht verlassen, weil sie sie nicht prüfen können. Außerdem sollten Sie grundsätzlich immer prompten, dass alle Informationen angegeben werden. Auch die nicht von der KI für den Text verwendeten, die kommen als Liste ans Ende des Outputs, damit Sie prüfen können, ob Ihnen Aspekte fehlen.

2. Bewusstes Prompten

Sie und Ihr Team sollten lernen, Prompts sehr bewusst zu formulieren, denn wenn Fragen nicht präzise genug gestellt werden, erhöht sich das Risiko von KI-Halluzinationen, wenn das Tool eine “ausgedachte” halbwegs logisch klingende Antwort präsentiert. Besser sind klar begrenzte Fragen, die Eingrenzungen wie das Fachgebiet, die Zielgruppe, den Zeitraum, das steuerliche Rechtsgebiet und so weiter angeben, ergänzt um explizite Anforderungen wie „nenne bitte nur Fälle und Gerichtsentscheidungen mit Angabe von Fundstelle und Datum“. In vielen Fällen kann die KI selbst Ihnen dabei helfen, exakte Prompts zu erstellen, fragen Sie einfach nach, was Sie für ein optimal nachvollziehbares Ergebnis angeben sollten.

3. Verbindliche Kanzlei-Guidelines

Jede Steuerkanzlei sollte ab der ersten Nutzung von KI-Anwendungen dafür sorgen, dass eine interne und gemeinsam vereinbarte Guideline alles genau regelt, was den Einsatz künstlicher Intelligenz betrifft: wofür KI bei der Recherche genutzt werden darf (Konzept-Ideen, Strukturierung, Schlagwortsuche, erste Einordnung) und wofür nicht, beispielsweise Gutachtenformulierung ohne menschliche Abschlussprüfung. Außerdem muss allen in der Kanzlei unmissverständlich klar sein, welche Tools zugelassen sind und welche nicht, wie mit Mandantendaten umzugehen ist und wie die Abläufe rund um Prüfung und Dokumentation aussehen müssen. Das Vier-Augen-Prinzip für haftungsträchtige Abläufe sollte ebenfalls über die Guidelines etabliert werden.

Fazit: Angst ist überflüssig, aber Sorgfalt angebracht

Die Ergebnisse der großen Sprachmodelle sind oft nicht aktuell. Die Aktualität wichtiger Fachthemen muss also immer ausdrücklich verifiziert werden. Für jede fachliche Recherche rund um ein Mandat sollten nur spezialisierte, auf Rechts- bzw. Steuerdaten trainierte Systeme genutzt werden wie die großen Steuerrecht-Verlagstools mit KI-Funktion – auf keinen Fall frei zugängliche LLM-Chatbots. Wichtig ist auch bei den von den Verlagen angebogenen KI-Lösungen Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowie ein klarer vertraglicher Rahmen inklusive Datenschutzangaben, Hosting-Ort und konkreter Nutzungszweck. Alle KI-Ergebnisse müssen auch dann zunächst als Vorschläge verstanden werden, die sorgfältig gegengeprüft werden.

Ist damit KI immer und für alle Zwecke zeitsparend? Nein. Aber viele Automatisierungen und Zusammenfassungen, ‘automagic’ Belegzuordnungen, Recherchefälle und Strukturvorschläge sind ressourcenschonend abrufbar und sorgen mit dafür, dass Künstliche Intelligenz aus der Steuerkanzlei nicht mehr wegzudenken ist.

Die Serie: KI in der Steuerkanzlei

Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel

Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung

Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation

Teil 4: Beratung, Fehlervermeidung und Strategie

Teil 5: Faktor Mensch: Worauf es wirklich ankommt

Teil 6: KI in der Kanzlei: Human in the Loop

Teil 7: Künstliche Intelligenz und Ethik

Teil 8: Der “European AI Act” und KI in der Steuerkqnzlei

Teil 9: Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte – angstfrei arbeiten