Digitale Selbstbucher und Optimierung der Mandantenkommunikation

Mandantenkommunikation optimieren

Umständliche und in sich mühsame oder missverständliche Kommunikation bremst Menschen und Prozesse aus. Nicht nur innerhalb eines Teams, sondern vor allem, wenn es um die Kommunikation mit Mandanten und Mandantinnen geht. Wie zufrieden, effizient und rentabel sie arbeiten, kann durch exzellente Kommunikation erheblich beeinflusst werden – das alleine ist schon ein guter Grund, sich zeitnah damit auseinanderzusetzen, wie Sie dank Digitalisierung und Automatisierung Kommunikationsprozesse in Ihrer Kanzlei optimieren können.

Herausforderungen der Mandantenkommunikation

• Achtung, Fachchinesisch: Steuerberatung ist ein komplexes Thema, das häufig Fachjargon und Querverweise auf gesetzliche Regelungen erfordert. Mandant:innen haben ihr eigenen Kerngeschäft und nicht unbedingt die Voraussetzungen, ohne weitere Erläuterungen solche Fachinformationen zu verstehen. Das kann zu Missverständnissen und Verwirrung führen.
• Zeitmanagement: Besonders zum Jahresende hin kollidiert das hohe Arbeitsaufkommen in Kanzleien mit den Anforderungen und Fragen der Mandant:innen. Es sei denn, in Ihrer Kanzlei wurden vorbeugende Maßnahmen ergriffen, zum Beispiel die Umstellung auf digitale Selbstbuchung während der ruhigeren Sommermonate und nicht erst kurz vor knapp vorm neuen Jahr.
• Kommuniktionsgewohnheiten: Wenn Sie keine Kommunikationswege identifizieren und festlegen, wird jede und jeder so Kontakt mit Ihnen aufnehmen und Unterlagen oder Belege senden, wie sie oder er es gewohnt ist und bevorzugt. Die Lösung gehen Chaos: Ihre Mandant:innen eigenständig Belege buchen lassen und sich auf einheitliche Wege für den Dateiaustausch einigen.

Gute Kommunikation setzt Entscheidungen voraus

Unzufriedene Mandant:innen und Mandanten halten alle auf. Das hat nichts damit zu tun, ob Sie als Kanzlei jederzeit andere Mandate finden würden, die Herausforderungen liegen darin, bestehende Prozesse zielführend zu gestalten – und zwar so, dass sie für möglichst viele Menschen funktionieren und nicht ständig neue Onboardings oder Konfliktklärungen dazukommen.

Unzufriedene Mandanten sind außerdem weniger geneigt, langfristig bei Ihrer Kanzlei zu bleiben und können außerdem negative Bewertungen hinterlassen, bei Spezialthemen zu konkurrierenden Kanzleien wechseln oder kostspieliges Nacharbeiten erzeugen.

Durch den Einsatz digitaler Kommunikationstools für Terminvereinbarung, Erinnerungen an Fristen und Datentausch können Steuerberater:innen täglich Zeit sparen und auch andere Prozesse effizienter gestalten. Wenn Sie jetzt noch einen smarten einheitlichen Prozess für das digitale Onboarding der Mandant:innen etablieren, lassen sich die meisten Kommunikationshürden bereits im Vorfeld eliminieren oder reduzieren.

Wenn Mandant:innen steuerlich relevante Belege selbst erfassen und auf dem Umweg über Lexware Office der Kanzlei zur Verfügung stellen, reduziert dies den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten erheblich, spart Zeit und reduziert Fehlerquoten. Die auf diesem Wege befähigten Mandate können unabhängig arbeiten und übernehmen daher eher Verantwortung für die eigenen Fristen. Sie geben wertvolle Kapazitäten frei, die sich für die weit lukrativere Unternehmensberatung nutzen lassen.

Saubere Prozesse, regelmäßige Follow-ups und Updates und Gespräche: Solche proaktiven Maßnahmen zeigen Ihren Mandant:innen, dass ihre Anliegen ernst genommen werden und sie nicht irgendwelchen Modernisierungsmaßnahmen zum Opfer fallen, sondern im Gegenteil kosteneffizient befähigt werden.

Zahlreiche Möglichkeiten statt starrer Strukturen

Alle Abläufe in Ihrer Kanzlei laufen besser, wenn Sie die Mandantenkommunikation optimieren und das Onboarding digitaler Prozesse vereinheitlichen. Doch diese Umstellung selbst ist nicht statisch, ganz im Gegenteil:

• Eine Vielzahl von Einarbeitungshilfen steht zur Verfügung, von Videos über Anleitungen über Webinare bis hin zu individuellen Coachings
• Professionelle Dienstleister:innen können sowohl von Kanzlei als auch von Mandant:innen gebucht werden, wenn Aufgaben ausgelagert werden
• Damit der Daten-Export in die kanzlei-internen Systeme reibungslos klappt, können Sie für jede Frage und jeden Schritt mit den Kanzleibetreuern arbeiten.

Optimierung der Mandantenkommunikation ist erfolgsentscheidend

Tools und Techniken ermöglichen es Ihnen als Steuerberater:in, ihre Prozesse und die vielen Ebenen der Kommunikation mit Mandantinnen und Mandanten effizienter zu gestalten. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Lexware Office, zeitfressende Routinetätigkeiten wie Belegbuchung outzusourcen und lassen Sie sich den Rücken frei halten für spannendere Projekte wie Unternehmenberatung.

Lexware Office ist E-Rechnungs-ready

Verringerter Verwaltungsaufwand und damit mehr Flexibilität: Wenn zum Jahresende die E-Rechnung das alles beherrschende Thema wird, sind Ihre mit Lexware Office digital buchenden Mandate bereits versorgt, denn Lexware Office ist E-Rechnungs-Ready. Auch ein Thema, bei dem Sie nicht früh genug die Kommunikation optimieren können!

E-Rechnungen haben viele Vorteile, und zwar:

• Zeitgewinn: Die automatisierte Verarbeitung standardisierter Datenformate reduziert den manuellen Aufwand und senkt Fehlerquoten.
• Kostenersparnis: Elektronische Rechnungen ohne Warte- und Versandzeit sparen Kosten für Papier, Druck und Porto ein.
• Datensicherheit durch nahtlose und automatisierte Verarbeitung und Archivierung der Daten in den Buchhaltungssystemen.
• Schonung von Umwelt und Ressourcen durch weniger Papierverbrauch und das Entfallen von Transportaufwand.

Nicht zuletzt werden damit auch die letzten Unternehmen einen Schritt in Richtung digitale Welt machen, die heute noch mit der Tabellenkalkulation oder der Textverarbeitung ihr „Rechnungsmanagement erledigen“. Ein guter Start in die Optimierung der Mandantenkommunikation kann von Ihnen mit der Information kombiniert werden, dass Ihre Lexware Office Mandate sich nicht weiter vorbereiten müssen: Auch Ihre Mandant:innen werden gerne entlastet.

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