Gegen chronischen Stress in der Kanzlei – Tipps aus der Praxis für den Arbeitsalltag
“Das haben wir schon immer gemacht” ist vorbei. “So arbeiten wir jetzt und in Zukunft” ist lustvoll wettbewerbsfähig und für Kanzleien jeder Größe erreichbar.
Inhaltsverzeichnis
Stress in der Kanzlei gehört dazu? Sie kennen es nicht anders? Dann wird es aber wirklich Zeit, sich mit Automatisierung, digitalen Mandanten und Work-Wellness-Balance zu beschäftigen: Nur weil etwas schon viel zu lange über jeden Ablauf suppt, ist es noch längst nicht normal oder gesund, immer unter höchstem Druck zu stehen. Egal was gerade anliegt und wie viele Hände aktuell fehlen mögen, irgendwas können Sie immer tun. Beispielsweise durch smarte digitale Abläufe für Entlastung sorgen – und sich auch sonst alle Prozesse genauer anschauen und sie aufräumen.
Veränderung gegen Stress in der Kanzlei ist ein Prozess
Manche Dinge scheinen einfach zur Steuerbranche zu gehören. Der hohe Stresspegel vor dem Zehnten des Monats, oder das organisatorische Ballungsgebiet der Steuerabgabefristen. Doch sind das wirklich Umstände, denen Sie wehrlos ausgeliefert sind? Man könnte es meinen und oft klingt es so, aber tatsächlich ist es einfach eine Entscheidung, ob Sie so weitermachen möchten:
Wenn Ihre Mandate das ganze Jahr über durchgehend und in Echtzeit die Belege selbst digital so buchen, wie diese im laufenden Betrieb anfallen, dann müssen Sie nicht auf die Anlieferung warten. Sondern können jederzeit an den Voranmeldungen und Steuererklärungen arbeiten, auf fehlende Informationen hinweisen und Vorschläge zur Optimierung machen.
Kombiniert mit einer guten guten Schulung für die Steuerfachangestellten und einem erprobten Onboarding für Mandate haben Sie dann – nicht auf einmal, sondern strategisch erarbeitet – die Situation, dass die Stresswelle vor den Fristen erheblich abflacht.
Das löst dann zwar nicht alle stressbedingten Probleme. Aber eines, das die meisten Kanzleien bisher schicksalsergeben hingenommen haben wie eine Naturgewalt. Dabei ist es nur eine Entscheidung.
Sebastian Kaiser
Lexware Office Kanzleibetreuer
Antriebslosigkeit, Konzentrationsschwierigkeiten, Schlafstörungen und im schlimmsten Fall Burn-out: Alles Anzeichen für eine Überlastung im Job. Kanzleimitarbeitende sind davon oft betroffen.
Warum? Weil in Kanzleien naturgemäß viel Arbeit anfällt. Manchmal hat es damit zu tun, dass Prozesse nicht ideal aufeinander abgestimmt sind. Oder weil jedes Mandat angenommen wird, selbst wenn es nicht wirklich kostendeckend ist.
Was hier hilft? Sofort das Gespräch mit der Kanzleileitung suchen. In deren Interesse liegt es ganz sicher nicht, Mitarbeitende aufgrund von Überlastung zu verlieren. Außerdem hilfreich: Das eigene Zeitmanagement zu überdenken und sich zum Beispiel auf Webseiten von Krankenkassen zum Thema Stressbewältigungsstrategien zu informieren. Dort finden sich viele klasse Tipps.
Professionelle Angebote zur Stressreduktion nutzen
Die gesetzlichen Krankenkassen bieten nicht nur Artikel mit wertvollen Tipps zum Abbau von Überlastung und zum Verhindern von Burnout an, wie Sebastian so treffend erklärt hat. Viele zahlen auch einen hohen Zuschuss oder sogar den ganzen Betrag für einen Präventionskurs – angefangen von besserer Sitzhaltung bis hin zu kompletten Programmen, die das Wohlbefinden entscheidend verbessern können. Weil das Angebot so wichtig und so umfangreich ist, gibt es auch prompt zusammenfassende Anbieter, deren Portale diese Kurse präsentieren und vermitteln:
Wenn Sie es als Kanzlei-Inhaber und Arbeitgeber anbieten, den kleinen Differenzbetrag zu übernehmen und vor allem, wenn sie es zeitlich ermöglichen, dass ihre Mitarbeiter an einem Kurs teilnehmen können und dürfen und danach nicht an einen Arbeitsplatz mit noch mehr Stress zurückkehren, weil Sie für entsprechende Vertretungen gesorgt haben, dann haben Sie auf gleich drei Ebenen für Entspannung gesorgt: Durch das Erlernen neuer Methoden gegen Stress, durch das Anerkennen und Bekämpfen des Problems und dadurch, dass die Lösung den Mitarbeitenden ohne Umweg dient.
Lösungen für zu viel Stress: Nur gemeinsam sind sie zu finden
Wichtig ist, wie auch bei den Themen Home-Office, ergonomischer Arbeitsplatz und Automatisierung von Abläufen, dass Sie als Chefin oder Chef nicht im Alleingang entscheiden. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Kanzlei-Team, was die Menschen in ihrem Unternehmen sich wünschen und was davon sinnvoll umgesetzt werden kann. Ein besseres Mittel zur Mitarbeiterbindung werden Sie nie finden als zufriedene Menschen, die sich gesehen und geschätzt fühlen.
Fragen Sie also die Menschen Ihrer Kanzlei nach ihren Wünschen und prüfen Sie gemeinsam, was umgesetzt werden kann. Was sind die schlimmsten Sollbruchstellen in Sachen Zeitplanung? Denn entspanntere Tagesplanung mit Freiräumen für Pausen und Fortbildung ist eine der wichtigsten Stellschrauben für Stressprävention.
Wenn Sie beispielsweise entweder Ihre Mandate so erziehen oder nur noch Mandate annehmen, die ihre Belege durchgehend buchen – vielleicht noch in Kombination mit einer Lexware Office Erweiterung wie Invoicefetcher oder GetmyInvoices, um Eingangsbelege in Echtzeig vollautomatisch in der Buchhaltung der Mandanten eintreffen zu sehen – dann sind der 10. des Monats oder der erste Zehnte im Quartal plötzlich keine Problemtage mehr, die schon vorher innerlichen Stress erzeugen.
Das Lexware Office Kanzleibetreuer-Team unterstützt Ihre Automatisierung
Wenn Sie überlegen, worauf Sie alles achten müssen, wenn Sie solche Veränderungsprozesse erfolgreich einleiten wollen, dann beraten wir Sie gerne. Unser Team aus erfahrenen Kanzleibetreuern weiß, worauf es in Ihrem Kanzleialltag ankommt. Welche Fragen die Mitarbeitenden haben werden. Wie sich Skeptiker überzeugen lassen. Welcher Ablauf fürs Onboarding am meisten Sinn ergibt – und natürlich auch, wie die Daten sauber in Ihren Systemen landen.
Wir beraten Sie gerne: Kennen Sie schon das Lexware Office Starterpaket?
Lexware Office Starter-Paket für Steuerberater
Möchten auch Sie digital mit Ihren Mandanten über Lexware Office zusammenarbeiten? Dann nutzen Sie unser Lexware Office Starter-Paket. Gemeinsam analysieren wir Ihren Bedarf, schulen Sie und Ihre Mitarbeiter und unterstützen Sie bei der Lexware Office Einführung bei Ihren Mandanten.
Buchen Sie das Paket jetzt zur Einführung für 0€ statt 599€.
