Erfolgreich mit dem richtigen Kanzlei-Mindset: Digital, flexibel, passgenau

Carola Heine:Wie kam es dazu, dass Ihr zusammen zuno.tax gegründet habt?
Marco Bogendörfer: Es war ein glücklicher Zufall, dass wir uns auf dem Taxival kennengelernt haben und es sofort passte. Denn zuno.tax ist sozusagen aus der Kombination zweier Biografien entstanden: David kommt aus der klassischen Steuerberatung, hat aber durch Zukunftsforschung gemerkt, dass er nicht in einer konservativen klassischen Kanzleiwelt weiterarbeiten möchte.

Ich selbst entstamme einem typischen Steuerberaterhaushalt, war bei der Bundeswehr und in der Industrie mit anspruchsvollen Projekten beschäftigt und habe immer Prozesse hinterfragt. Ich habe also schon lange optimiert und digitale Lösungen mit aufgebaut, bevor ich dann mit meiner Frau in einem Steuer-Software-Startup und später im Steuerberatungsmarkt gelandet bin.

David und ich haben dann unsere Vorstellungen von der Zukunft der Steuerberatung übereinandergelegt – und so ist die gemeinsame Kanzlei entstanden, die seit Anfang 2025 unter zuno.tax mit unserem eigenen Konzept läuft.

Carola Heine:Was macht eure Kanzlei besonders?

Marco Bogendörfer: Wir sehen uns weniger als eine klassische „Kanzlei“, sondern eben als ein Unternehmen, das strategische und zeitgemäße Steuer- und Rechtsberatung anbietet. Die Mandatsverantwortung hängt bei uns nicht an einer Person, sondern folgt dem Prozess: Intake und Annahme, Onboarding, laufende Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahresabschluss – für jeden Abschnitt gibt es spezialisierte Teams.

David Gaß: Buchhaltung ist für uns kein Kerngeschäft – die soll so weit wie möglich automatisierbar und im Vorsystem sauber abgebildet sein. Den Wert für unsere Mandate schaffen wir durch Beratung, Gestaltung und unternehmerischer Begleitung, die bei Bedarf kontingentiert oder paketbasiert hinzugebucht werden kann. Mandanten können genau das buchen, was sie brauchen. Nicht zu wenig, nicht zu viel.

Carola Heine:Wie stellt ihr sicher, dass neue Mandate gut zu euch passen?

Marco Bogendörfer: Der Einstieg in eine Zusammenarbeit mit uns läuft über eine Online-Terminvergabe auf unserer Website mit einem Formular, das einige wenige Kernangaben wie Umsatzhöhe, Löhne, Kleinunternehmerregelung, Vorsystem und so weiter abfragt.

Unsere fachlich geschulte Vertriebsmitarbeiterin nutzt dann einen strukturierten Fragenkatalog und stellt das potenzielle Mandat dann David oder unserer Steuerfachwirtin vor. Auf dieser Basis können wir ein konkretes Vertragsangebot und ein standardisiertes Onboarding erstellen – mit klar definierten Reaktionszeiten von z. B. zwei bis vier Werktagen je nach Paket.

David Gaß: Wichtig ist: Unsere Mandanten müssen offen für die digitale Zusammenarbeit sein: Wir arbeiten nicht mit Papier, wir prüfen zunächst vorhandene Tools und Setups und entscheiden, ob das Vorsystem passt oder angepasst werden muss. Viele kommen mit offenen Vorjahreserklärungen, die wir zunächst individuell aufbereiten, bevor es dann in automatisierte Paketprozesse geht.

Carola Heine:Was muss man sich unter euren Paketen vorstellen?

Marco Bogendörfer: Wir bieten transparente Pakete speziell für selbstbuchende Mandate sowie ein großes „Chill & Complete“-Paket für Mandanten, die möglichst wenig selbst machen möchten. Der entscheidende Punkt: Bei Paketpreisen ist die Zusammenarbeit ein bewusstes Zusammenspiel – Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit der Daten liegen klar beim Unternehmer, während wir schlanke, gut automatisierbare Prozesse bereitstellen.

David Gaß: Wer ein Paket bucht, bucht damit auch einen Mindeststandard an Eigenverantwortung. Das frühere Kanzleimodell „Schuhkarton abgeben, der Steuerberater richtet das schon“ passt nicht zu unserem Modell.

Carola Heine: Wenn Ihr sagt „Mindset ist wichtiger als Fachwissen“, was meint ihr damit?

Marco Bogendörfer: Ohne fachliche Qualifikation geht es natürlich nicht, aber die größte Herausforderung ist das Mindset: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen bereit sein, gleichzeitig in Fachsoftware, CRM, Kommunikationstools, Ablagesystemen und Automatisierungslösungen zu arbeiten.

Das ist für viele erst mal eine größere Umstellung, denn sie kommen aus einer Welt, in der 30 Jahre lang nur in einem einzigen Tool gearbeitet wurde und alle Unzulänglichkeiten einfach hingenommen wurden – das jetzt aufzubrechen ist eine kulturelle Aufgabe und eine spannende Herausforderung.

David Gaß: Modernes Arbeiten, bevorzugt in der Cloud, ist ja nur ein Teil. Genauso ist Mitarbeiterführung eine Mindset-Frage: Früher war alles top-down, Sachbearbeiter hatten wenig Mandantenkontakt und sollten „ins Feuer schauen“, statt Fragen zu stellen oder eigenständig zu entscheiden.

Heute sollen sie Verantwortung übernehmen, Probleme früh adressieren und Beratung als Teil ihrer Rolle verstehen. Da muss man erst einmal hineinwachsen, das ist eine Aufgabe für den Menschen und als Führungskraft.

Carola Heine:Wie seht ihr den deutschen Steuerberatungsmarkt?

Marco Bogendörfer: Der Markt ist stark reguliert und geschützt, was Innovation hemmt. Zumindest verglichen mit offener aufgestellten Ländern wie Frankreich, UK oder Kanada, wo es z. B. bereits vor zehn Jahren die ersten KI-Tools für Betrugsfallerkennung in der Wirtschaftsprüfung gab.

Gleichzeitig arbeiten viele Kanzleien noch mit sehr alter Software und Infrastruktur – wenn hunderttausende Mitarbeitende täglich mehrere Minuten nur für VPN-Logins in Rechenzentren verlieren, ist das ein sichtbarer volkswirtschaftlicher Schaden und ein Symptom für fehlende Modernisierung.

Carola Heine:Was ist eure wichtigste Erkenntnis auf dem bisherigen Weg?

Marco Bogendörfer: Unsere zentrale Erkenntnis: Es sind nicht Tools, die Kanzleien retten, sondern das Mindset hinter Automatisierung und Prozessen – also der Wille, Verantwortung, Datenqualität und Zusammenarbeit neu zu denken. Fachwissen bleibt natürlich immer unverzichtbar.

Aber ohne Aufgeschlossenheit neuen Arbeitsweisen gegenüber, digitale Tools und echte Prozessveränderung werden Kanzleien in einem geschützten, aber sich schnell wandelnden Markt langfristig nicht konkurrenzfähig bleiben.

David Gaß: Wer heute eine Kanzlei erfolgreich führen will, muss sich zuerst klar positionieren, technologische und organisatorische Innovation ernst nehmen und bereit sein, traditionelle Muster in Abrechnung, Führung und Mandatsauswahl zu durchbrechen. Fachwissen wird immer die wichtige Grundlage bleiben, aber erfolgreiche Innovation der Prozesse entscheidet über Bestand und Erfolg.

Carola Heine: Ihr seid top organisiert, zukunftsorientiert und bietet den Mandanten optimale Flexibilität. Wir sind daher neugierig: Wie findet Ihr denn Lexware Office?

Marco Bogendörfer: Lexware Office bildet die Bedürfnisse für selbstbuchende Mandate hervorragend ab, indem auf der einen Seite gute Usability und Freiheit besteht, die eigenen Geschäftsvorfälle abzubilden, und auf der anderen Seite Möglichkeit immer da eingeschränkt ist, wo steuerliche Fallstricke entstehen könnten.

So hat der Unternehmer Flexibilität, aber auch ein Stück Sicherheit und kann so seine Buchhaltung gut vorbereiten in der Zusammenarbeit mit Kanzleien wie uns.

Carola Heine: Vielen Dank für das tolle Feedback und euch ganz viel Erfolg!