Komfortabel auf dem neuesten Stand dank Starterpaket für Kanzleien

Carola Heine: Liebe Alexandra, seit wann hast du Mandate, die mit Lexware Office arbeiten?

Alexandra Jockel: Schon seit einigen Jahren, aber durch die E-Rechnung hat es sich jetzt angeboten, die technisch aufgeschlossenen Mandanten auch zu motivieren, mit digitaler Buchhaltung zu arbeiten, damit die Prozesse aufgeräumter werden. So sind noch ein paar dazugekommen und ich mag es sehr, so zu arbeiten. Wer jetzt nach E-Rechnung fragt, wird umgestellt.

Carola Heine: So sieht die Zukunft der Steuerberatung aus.

Alexandra Jockel: Ja, das ist die Zukunft. Das Lexware Office Ökoversum ist ja auch gewaltig gewachsen in den letzten Jahren. Ich habe aktuell noch keine Mandanten, die mit den Erweiterungen arbeiten, aber es ist schon super, wie viele Ergänzungen und Zusatzlösungen es gibt. Da ist schon wirklich viel dazugekommen in den Jahren, seit ich das Programm mit Mandanten nutze.

Carola Heine: Du arbeitest also schon lange mit Lexware Office, trotzdem hast du das Starterpaket für Steuerkanzleien gebucht. Warum?

Alexandra Jockel: Ich habe ja mehr und mehr Mandate mit Lexware Office und werde auch weitere Bestandsmandate zum Wechseln motivieren. Da wollte ich mir gerne anschauen, wie das System für die Menschen aussieht, mit denen ich arbeite. Das ist ja auch wichtig.

Außerdem wollte ich schauen, ob ich Wissenslücken habe und mich generell auf den neuesten Stand bringen. Betreut hat mein Starterpaket dann Alex Mayer. Der ist ganz clever in allen Dingen, die für mich wichtig waren und hat gutes Background-Wissen mitgebracht.

Carola Heine: Alex kennt sich auch sehr gut mit den besagten Erweiterungen aus, das ist vielleicht noch interessant – jetzt, wo du einen festen Ansprechpartner hast.

Alexandra Jockel: Auf alle Fälle, aber meistens geht es bei mir erst mal darum, dass die Mandanten selbst digital buchen.

Wenn beispielsweise Mandanten seit 15 oder mehr Jahren den gleichen Rhythmus bei ihrer Arbeit haben, immer im gleichen Tagesrhythmus „wie lege ich was ab, wie komme ich an Informationen“, die Unternehmer müssen sich dann richtig umstellen. Für die ist das ein viel größerer Anlauf als für mich als Steuerberaterin, denn ich muss nur eine Kleinigkeit umstellen und sie müssen viel komplexere Abläufe ändern – auch ein Grund, warum ich Lexware Office dann aus Mandantensicht sehen wollte mit dem Starterpaket und nicht immer nur die nur die Steuerberaterseite.

Carola Heine: Wann hattest du das Starterpaket gebucht?

Alexandra Jockel: Tatsächlich erst in diesem Jahr, weil sich immer mehr Leute für Lexware Office und die entsprechenden Steuerberatungsleistungen interessiert haben und als dann noch die E-Rechnung kam, wollte ich mehr sehen und lernen. Denn ich habe ja nur den Steuerberaterblick auf die Software und habe mir auch vieles selbst beigebracht, aber ich habe beispielsweise nie eine Rechnung geschrieben oder ähnliches, das ist ja nicht meine Aufgabe. Deshalb habe ich das Starterpaket gebucht, um Mandantenfragen besser beantworten zu können und auch um beraten zu können, ob die Software für eine Firma geeignet ist oder nicht.

Carola Heine: Eine sehr gute Idee, so nah an der Praxis auch Fragen stellen zu können und zu sehen, was die Mandanten sehen. Hat Alexander Mayer dir gezeigt, wie du mit der Software über den Steuerberaterzugang arbeiten kannst?

Alexandra Jockel: Nein, das war nicht nötig, denn er konnte ja direkt sehen, dass ich schon viele Mandanten im System hatte. Was wir aber gemacht haben und was ich sehr hilfreich finde: Er hat mir gezeigt, wie ein reibungsloses Onboarding von Mandaten ablaufen kann. Auch, wo ich oder Mandanten weiterführende Informationen wie beispielsweise Webinare finden können, Ansprechpartner und bei Bedarf Support.

Weil ich schon mit Lexware Office gearbeitet habe und vieles gut kannte, war alles ‚easy going‘ und wir waren in wenigen Sitzungen mit dem Starterpaket durch.

Carola Heine: Ja, das finde ich am Starterpaket auch sehr sympathisch, es ist maßgeschneidert und wird nicht um jeden Preis nach dem Stundenplan durchgeführt – nur wenn es Sinn ergibt. Hattest du deine Erwartungshaltung vorab kommuniziert oder hast du es auf dich zukommen lassen?

Alexandra Jockel: Ich habe alles auf mich zukommen lassen, weil ich ja nicht wusste, was kommt. Die ganze Zeit bin ich gut betreut worden, wir haben uns unterhalten und Alex ist auf meine Fragen ganz individuell eingegangen.

Carola Heine: War auch irgendetwas ganz Überraschendes für dich dabei, das du vorher nicht gewusst hast?

Alexandra Jockel: Die Onboarding-Tipps sind hilfreich. Und ich wusste tatsächlich nicht, wie viele Anwendungen es mittlerweile gibt, die man einbinden kann und finde das sehr spannend. Mandanten haben ja heute auch ein ganz anderes Business als vor 15 oder 20 Jahren. Da gab es keine Influencer, Amazon Händler und so weiter. Ich denke, dass es da in Zukunft weit mehr Berührungspunkte geben wird, da ist das Wissen um die Möglichkeiten schon sehr wichtig.

Sehr nützlich finde ich auch die Option für den Belegtausch mit Mandanten, die Alex mir gezeigt hat. Das kannte ich zu dem Zeitpunkt noch nicht: Das ist großartig. Das nutze ich inzwischen noch viel, viel öfter als vorher. Da muss ich keine E-Mail mehr schreiben, der Mandant wird direkt benachrichtigt – und ich werde benachrichtigt, wenn er was hochgeladen worden ist. Das ist eine wirklich feine Sache.

Carola Heine: Sind im Nachgang noch weitere Fragen aufgetaucht?

Alexandra Jockel: Tatsächlich nicht. Wir haben Kontaktdaten getauscht und der Kanzleibetreuer hat mir versichert, dass ich mich mit Fragen oder Problemen gerne an ihn wenden kann. Sehr nett.

Carola Heine: Du kanntest das Programm schon, hast das Starterpaket zum Schließen von Wissenslücken und ein Update über Neuerungen genutzt und hast jetzt einen Ansprechpartner. Hört sich nach einer runden Sache an, wie schön.

Alexandra Jockel: Genau, denn ich kannte Lexware Office ja schon und wusste, wie komfortabel die Einführung der E-Rechnung damit für die Mandate und damit für mich wird. Denn alles ist gesetzeskonform, wird automatisch archiviert und die Datensicherung ist inklusive. Man wird so schön easy durchgeleitet mit Lexware Office.

Carola Heine: Akzeptierst du dann nur noch digitale Mandate?

Alexandra Jockel: Ich werde meine Privatpersonen nicht im Stich lassen, so eine ältere Dame beispielsweise, die mit der digitalen Welt überfordert wäre und ähnliche Fälle. Diese Menschen lasse ich nicht einfach fallen: schließlich mache ich meinen Job für Menschen und weil ich ihnen helfen will. Bei mir werden alle gleich behandelt, ob es der kleine Rentner ist oder ein CEO oder Freelancer.

Aber die technisch Aufgeschlossenen und nach Möglichkeit auch die Neumandate … da wäre das schon sehr wünschenswert, wenn die selbst buchen.

Ich muss außerdem selbst noch ein bisschen umdenken, ich bin ja seit über 30 Jahren im Beruf und kenne noch die klassischen Ordner und Abläufe. Bis jetzt war ich beispielsweise auch noch nicht auf die Idee gekommen, dass selbstbuchende Mandate ja auch über einen Buchhaltungsservice gehen können statt über mich, wenn ich keine Kapazitäten habe. Dann hätte ich mehr Freiraum für Beratung, darüber werde ich mal nachdenken.

Denn selbst buchende Mandate, das ist echt angenehm. Da gucke ich dann nur noch drüber, ob alles richtig verbucht worden ist, auch die Vorsteuer. Die Mandanten finden es super, auch den Steuerberaterzugang, und ich liebe es, dass wir gemeinsam in die Software gucken können, wenn ein Mandant anruft und Fragen hat.

Man muss heute investieren in die digitale Welt, auf jeden Fall. Ich fühle mich jung genug, um erfolgreich auf den Zug aufzuspringen und die Vorteile dieser Entwicklungen noch mitzunehmen, schließlich wollen wir alle noch einige Jahre arbeiten und ich liebe meinen Beruf.

Carola Heine: Was für ein schönes und wahres Schlusswort. Vielen Dank für deine Zeit, und weiter ganz viel Erfolg!