Betrüger erkennen: Schützen Sie Ihre Kanzlei vor Phishing-Schäden

Angriff aus dem Posteingang: Phishing erkennen

Vorbei sind die Zeiten, in denen Phishing-Mails sofort an holprigen Formulierungen und schiefer Formatierung zu erkennen waren: Wenn heute eine Nachricht mit betrügerischen Absichten in Ihrem Posteingang landet, sieht diese täuschend echt aus. Das ist besonders tückisch, wenn diese Aufforderungen zu Bestätigungsklicks so wirken, als kämen sie von vertrauenswürdigen Absender:innen wie Banken, Ämtern und Unternehmenslösungen wie Lexware Office.

Der Begriff Phishing setzt sich zusammen aus Fishing und Phreaks. Letzteres ist die Bezeichnung für kriminelle Hacker auf der Jagd nach persönlichen Daten und Passwörtern. Phishing per Mail als kriminelle Methode ist leider so erfolgreich, weil E-Mail die eine Plattform, die von allen genutzt wird und deren Anwendung sich nicht vermeiden lässt.

Doch Sie sind den Angriffen nicht hilflos ausgesetzt, sondern können wirksame Maßnahmen gegen Phishing-Attacken ergreifen. Wenn Sie verdächtige Veränderungen feststellen – und am besten schon vorher – sollten Sie wo immer möglich die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und umgehend Ihr Login-Passwort ändern.

Alle verfügbaren Maßnahmen inklusive gründlicher Aufklärung fürs ganze Team sollten Sie dringend ergreifen, denn auch die Sicherheit der Daten Ihrer Mandantinnen und Mandanten liegt bei Ihnen.

So kann Phishing Ihrer Kanzlei schaden

Die volkswirtschaftlichen Schäden von Cyber-Delikten, die mit gezielten Phishing-Attacken beginnen, werden in Deutschland pro Jahr mindestens auf einen zweistelligen Millionenbetrag geschätzt. (Quelle: BSI.bund.de)

Phishing-Mails angeln nach Zahlungsinformationen wie Kreditkartendaten und Bankverbindungen. Gefälschte Websites zielen darauf ab, Zugangsdaten und persönliche Informationen zu ergattern. Mit Virensoftware versuchte Datei-Anhänge infizieren Rechner mit einem Schadprogramm. Die Schäden sind meist finanziell, aber für Steuerberater:innen steht naturgemäß noch viel mehr auf dem Spiel, wenn eine Kanzlei durch Vorsichtsmangel Zugriff auf Mandantendaten gewährt.

Smart gegen Phishing in 5 Schritten

1. Informieren Sie sich über Phishing an sich

Wenn Sie die häufigsten Phishing-Methoden und Ziele kennen, fallen Sie nicht so schnell auf gefälschte Mails, Fake-Websites und dringliche Aufforderungen herein. Je mehr Sie über die Taktiken der „Phisher“ wissen, desto besser schützen Sie sich und Ihre Mitarbeiter:innen davor, Ihrer Kanzlei durch unvorsichtige Handlungen zu schaden.

2. Betrachten Sie Mails mit Skepsis und Vorsicht

Verdächtige Mails sind einfach zu erkennen, wenn Sie einmal wissen, worauf Sie achten sollten: Unerwartete, nicht von Ihnen angeforderte Datei-Anhänge und Links im Text, die zu Handlungen auffordern – besonders, wenn persönliche Informationen abgefragt oder bestätigt werden sollen. Prüfen Sie Absenderadressen, klicken Sie nicht auf Links.

3. Starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Aktivieren Sie immer wo vorhanden die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen und den Zugriff auf die eigenen Daten und die der Mandant:innen zu schützen. Sorgen Sie dafür, dass Passwörter einzigartig und stark sind und regelmäßig aktualisiert werden.

4. Den eigenen Computer fit und sicher halten

Aktualisieren Sie regelmäßig Ihren Browser, Ihr Betriebssystem und Ihr Antivirenprogramm und andere Software, um über die neuesten Sicherheitsfunktionen zu verfügen. Das sorgt dafür, dass zum Beispiel Viren in Dateianhängen sofort entdeckt werden oder so sollte es sein.

5. Wach und aufmerksam bleiben

Achten Sie darauf, ob verdächtige Aktivitäten oder Veränderungen in den Systemen stattfinden, mit denen Sie arbeiten. Wurden zum Beispiel zusätzliche, unbekannte Benutzer angelegt? Gab es Änderungen in den Belegen, Kontakten, Bankkonten? Ändern Sie sofort Ihr Login und informieren Sie den Anbieter, wenn Sie den Eindruck haben, dass ein unbefugter Zugriff stattgefunden hat.

Ziele und Methoden von Phishing-Mails

Ein Link, der Sie zu einem Bestätigungsklick auffordert – eine dringende Ermahnung, Daten zu aktualisieren, um einen Zugriff nicht zu verlieren oder ein Datei-Anhang mit einem angeblich brisanten oder wichtigen Inhalt: Phishing-Mails sehen aus wie von einer vertrauenswürdigen Quelle. Ziel und Zweck besteht aber darin, sensible Informationen wie Passwörter, Kreditkartendaten und persönliche Informationen von ahnungslosen Nutzern zu stehlen.

Sie können eine Phishing-Mail als solche entlarven, wenn Sie sich den Absender genauer anschauen und einen Link erst analysieren vor dem Klicken: Oft sind die Adressen auf den ersten prüfenden Blick als Fälschung erkennbar – aber auch beim Angeben falscher Domains werden Phishing-Kriminelle heute immer schlauer. Schauen Sie sich im Zweifelsfall auch die Firmierung und Adresse genau an. Vielleicht bestehen auch auffällige Rechtschreibfehler oder ein Wechsel der Anrede. Sind Sie sich unsicher, klicken Sie nicht, sondern fragen Sie beim vermeidlichen Absender nach!