Steuerberaterin Barbara Kutzka: Strategisch zum Kanzlei-Erfolg

Das Lexware Office Starter-Paket für Steuerkanzleien

Wenn Sie das derzeit noch kostenlos buchbare Lexware Office Starter-Paket für Steuerberater in Anspruch nehmen, analysieren wir zuerst gemeinsam mit Ihnen den Bedarf Ihrer Kanzlei. Anschließend schulen wir Sie und Ihre Mitarbeitenden und unterstützen Sie dann bei der Lexware Office Einführung bei Ihren Mandanten mit einem erprobten Onboarding, basierend auf Erfahrungen aus zahlreichen anderen Kanzleien.

Wir freuen uns, dass Barbara Kutzka, eine digital aufgestellte Steuerberaterin aus der Lexware Office Community, heute mit uns ihre Erfahrungen mit dem Starter-Paket teilt.

Carola Heine: Liebe Barbara, heute hast du eine erfolgreiche und moderne digitale Lexware Office Kanzlei. Aber wir alle haben ja irgendwann mal angefangen und heute möchten wir gerne anderen Steuerberatern erzählen, warum es eine gute Idee ist, das Starter-Paket zu buchen. Erinnerst du dich noch daran, wie das bei dir war?

Barbara Kutzka: Natürlich erinnere ich mich – und zwar war es so, dass Olaf zu uns in die Kanzlei gekommen ist. Damals hatte ich noch ein Büro in Düsseldorf, mittlerweile ist mein Kanzleisitz in Dorsten. Kanzleibetreuer Olaf Clüver kam zu uns in die Kanzlei und hat uns Lexware Office – damals noch lexoffice – vorgestellt. Er hat die Funktionen gezeigt, das Onboarding für Mandanten erklärt, gezeigt auf welche Ebenen man gucken kann. Wir sind alles einmal in der Theorie durchgegangen, was uns nachher in der Praxis begegnet würde.

Mit diesem Kick-Off haben wir danach die ersten Schritte gemacht und konnten relativ schnell die ersten Mandate „onboarden“. Das hat sich dann auch sehr schnell weiterentwickelt. Lexware Office ist seitdem immer besser geworden, zum Steuerberaterzugang kamen dann weitere Funktionen wie unter anderem der Buchungsdatenservice. Für mich war es dann klar, dass ich meinen Fokus darauf, Menschen erfolgreich auf diese Plattform zu bringen, die sich vorher schwer damit getan haben, das richtige System für sich zu finden – oder bei denen ich festgestellt habe, dass es schwierig ist in der Zusammenarbeit. Für das Erreichen dieser Ziele war das Kick-Off mit dem Starter-Paket einfach super.

Carola Heine: Du bist gut informiert, smart aufgestellt und kannst dir sicherlich viele Dinge auch alleine sehr gut anschauen. Was war denn deine Motivation, trotzdem für deine digitalen Kanzlei-Anfänge das Starter-Paket zu buchen?

Barbara Kutzka: Ich finde es sehr gut, einmal alles von einem Profi erklärt zu bekommen – das ist immer noch etwas ganz anderes, als sich selbst einzuarbeiten und die Feinheiten erst nach und nach herauszufinden. Vieles ergibt sich, wenn man mit einem System arbeitet. Aber ich finde es sehr vorteilhaft, wenn man bereits informiert startet, statt hilflos in der Software herumzuklicken. Es ist schon eine wirklich gute Sache, alles gezeigt zu bekommen und dann auch gleich die ersten tieferen Fragen stellen zu können, das war sehr gut damals.

Carola Heine: Du hast den Besuch des Kanzlei-Betreuers mit den Online-Schulungen kombiniert, oder wie war das für dich?

Barbara Kutzka: Wir haben Olaf zu Gast in der Kanzlei gehabt. Dann habe ich auch noch Onlineschulungen mitgemacht, die gibt es ja auch jetzt noch immer wieder von Lexware Office. Obwohl ich die Buchhaltungslösung schon lange einsetze für Mandanten, höre ich mir trotzdem immer mal wieder so eine Schulung an, um neue Einblicke zu bekommen. Ich weiß auch, dass Ihr einen neuen Onboarding-Prozess entwickelt habt inzwischen, den habe ich mir aber noch nicht selbst angeschaut.

Denn ich habe ja meinen eigenen entwickelt, den Lexware Office Lotsen, ein Produkt für meine Mandanten, das alles abdeckt von der Einrichtung bis zur Kategorienwahl, bis hin zur Auswertung, Umsatzsteuervoranmeldung und so weiter. Wer bei mir ein Onboarding bucht, bekommt eine 1:1 Einführung.

Carola Heine: Du bist also vor Ort gut betreut worden von Olaf. Und wie ist es jetzt, Jahre später, wenn du eine Frage hast?

Barbara Kutzka: Tatsächlich habe ich gar nicht so sehr viele Fragen, aber wenn ich doch mal ein besonderes Thema habe, das mir wichtig ist, frage ich die Kanzleibetreuer – die letzte Antwort kam beispielsweise von Alex (Alexander Mayer), der antwortet mir immer sofort. Bei ganz normalen Fragen gehe ich auch mal über den Support in Lexware Office, das klappt auch sehr gut in Bezug auf zügige Rückmeldungen und Antworten.

Carola Heine: Als du angefangen hast nach dem Absolvieren des Starter-Pakets, kannten deine Mandanten Lexware Office da schon?

Beziehungsweise, wie viele von deinen Mandaten, also in Prozenten, kannten das Lexware Office denn schon oder hast du nur Lexware Office-Leute genommen?

Barbara Kutzka: Nein, ich sage mal: Vielleicht 80% von denen, mit denen ich jetzt zusammenarbeite, die habe ich zu Lexware Office gebracht. Die restlichen 20% haben das Tool bereits genutzt.

Carola Heine: Wow. Wie hat das geklappt mit den 80%? Wie haben sie reagiert auf den Vorschlag, ein neues Tool zu nutzen? Wie war die Akzeptanz bei allen Beteiligten, inklusive deiner Mitarbeiterin?

Barbara Kutzka: Meine damalige Mitarbeiterin fand es super und hat das auch sehr supported und unterstützt. Mittlerweile arbeite ich ja quasi ohne Mitarbeiter und genau aus dem Grund ist Lexware Office für mich auch so wichtig:

denn nur so funktioniert meine Strategie: Lexware Office mit der Verbindung zum Mandanten ersetzt Mitarbeiter bei mir. Wenn ich die Buchhaltung selber machen würde, könnte ich wahrscheinlich nicht diese Menge an Unternehmern und Selbstständigen unterstützen. Und wenn die Mandanten sich einmal mit der Software akklimatisiert haben, dann ist die Resonanz größtenteils positiv.

Ich würde sagen, zu 95% positiv, weil dieses System so vieles zusammenbringt und kompensiert, was man vorher auf ganz verschiedenen Baustellen erledigt hat, ohne Überblick zu haben oder ans Ziel zu kommen. Das ist anders mit Lexware Office und gerade dieser Überblick für Mandanten ist in der Software enorm erweitert worden. Das schätzen meine Mandanten auch sehr und kommen viel besser damit zurecht.

Carola Heine: Du selbst bist sehr gut darin, wiederholbare Prozesse aufzusetzen, damit du nicht immer wieder bei Null anfängst mit dem Erklären und dabei darauf zu achten, dass individuelle Betreuung trotzdem nicht zu kurz kommt.

Wie war denn das Starter-Paket für dich? Hattest du das Gefühl, es gab in dem Prozedere auch Zeit für deine Fragen? Also abweichende Fragen, die vielleicht nicht jeder stellt. Wie war deine Erfahrung?

Barbara Kutzka: Also ich fühlte mich eigentlich immer gehört und sehr gut aufgehoben, wenn ich irgendwas hatte. Das Lexware Office Steuerberater-Team gibt sich immer sehr viel Mühe mit allem, was sie so tun.

Was den Umgang mit Lexware Office angeht, so kommen Mandanten von außen dazu. Einige würden gerne versuchen, das System so zu drehen, wie sie es gerne hätten, statt es so anzunehmen wie es ist. Die meisten Mandanten denken auch, dass ein Steuerberater immer auch Bescheid weiß – und das ist halt nicht immer so.
Das heißt, aus meiner Sicht würde es dazugehören, dass ein Steuerberater sich in Lexware Office genauso gut oder besser auskennt, als der Mandant selber, um ihn dann zu unterstützen, wenn er nicht mehr weiterkommt.

Denn dafür brauchen die noch den Steuerberater: für Fragen, die sie sich nicht selber erklären können. Natürlich auch für all das, was dann am Ende kommt, wie Beratung und die richtigen Schnittstellen haben und weil sie auch nicht über Systeme verfügen, die ineinandergreifen, so wie das DATEV-System zum Beispiel.

Ich glaube, das ist die große Herausforderung, sich als Berater damit zu akklimatisieren, sich das System selbst auch mal anzuschauen. Dann überfordert aber auch so ein Onboarding nicht mehr, denn dabei kommen ja doch immer die gleichen Fragen. Die Steuerberater tun sich einen Gefallen damit, Angebote wie das Starter-Paket wahrzunehmen.

Carola Heine: Am Ende des Starter-Pakets steht ein Zertifikat als digitale Kanzlei. Hat das eine Signalwirkung oder Bedeutung für dich und deine Kanzlei?

Barbara Kutzka: Na klar. Wir haben sogar ein Zertifikat in einem Rahmen bekommen, das wir an die Wand hängen konnten und ein digitales Logo für die Website.

Was das Starter-Paket angeht, ich kann es den Kolleginnen und Kollegen nur empfehlen. Es gibt meiner Meinung nach Unternehmer und Selbstständige, die sind einfach in dieser Software am besten aufgehoben und dann kann man sich als Steuerberater oder Steuerberaterin entsprechend aufstellen. Ich habe meine Kanzlei auch ohne Mitarbeiter buchstäblich verdreifacht durch die Möglichkeiten, die Lexware Office mir bietet – und neben dem höheren Gewinn mich außerdem zukunftsfähig aufgestellt.

Carola Heine: Wir freuen uns, dass du so zufrieden bist und ein so aktiver Teil der Lexware Office Community. Vielen Dank, Barbara Kutzka.