Selbstbuchende Mandant:innen gewinnen

Wissensvermittlung sorgt für selbstbuchende Mandant:innen

Es klingt sehr banal, aber um eine Mandantin oder einen Mandanten davon zu überzeugen, dass sie künftig ihre Belege selbst buchen sollen, müssen diese genau wissen, worauf sie sich einlassen. Für jemanden, der eben nicht jeden Tag in die Tiefen einer Buchhaltungssoftware eintaucht, ist der Schritt ins eigenständige Buchen ein großer.

Die Menschen müssen also bereits vorher sehen können, was eigenständiges Buchen bedeutet. Sie sollten zuschauen, mitmachen, testen und Fragen stellen können. Denn die Ansage „das ist ganz einfach“ hilft nicht, wenn die Hürde gar nicht die Technik ist, sondern Befangenheit.

Die Vorteile für Mandant:innen herausstellen

Viele kleinere Mandantinnen und Mandanten werden an der Ersparnis interessiert sein, die sich durch das eigenständige Buchen erzielen lässt. Weisen Sie Ihre „Umzustellenden“ aber unbedingt noch auf die folgenden Vorteile hin:

• Mit digitaler Selbstbuchung und Lexware Office ist die Buchführung ordnungsgemäß und rechtssicher – die Mandant:innen brauchen keine buchhalterischen Kenntnisse, können aber jederzeit auf Unterstützung über den Steuerberaterzugang zugreifen.
• Die einfache und intuitive Belegerfassung ist trotz der komfortablen Bedienmöglichkeit ein Ablauf, der sich von den Mandant:innen auf Wunsch auch delegieren und beispielsweise von einer virtuellen Assistenz oder auf Lexware Office spezialiserten Anbietern erledigen lässt.
• Selbstbuchende Mandant:innen können ebenso eigenständig mit ihren Belegen arbeiten, wenn sie nach etwas suchen – denn alle Belege sind automatisch nach Datum oder Name sortiert, digital verfügbar und per Stichwort in Sekundenschnell durchsucht.

Das Wichtigste ist aber, buchstäblich zu zeigen, wie effizient die Zusammenarbeit sein wird, weil Sie als Steuerberater:in die fertigen Buchungen übernehmen können.

Erst locken, dann schulen – das Geheimnis reibungsloser Effizienz

Mandantenschulungen können in Umfang und Tiefe sehr unterschiedlich ausfallen, egal um welche Technologie es geht. Sie kennen Ihre Zielgruppen am besten und wissen, wann eine persönliche Betreuung wichtig ist und wann das Bereitstellen von Tutorials genügt.

Was dabei oft untergeht:

Eine richtig gute Mandant:innenschulung erhöht die Kundenzufriedenheit, spart Rückfragen und erhöht die Effizienz aller Beteiligten. Auch derjenigen, die duch selbstbuchenden Mandant:innen Freiräume gewinnen.

In 7 Schritten effizient auf Selbstbuchung umstellen

Sie haben Mandant:innen von den Vorteilen überzeugt, jetzt fehlt noch ein Prozess, damit sie nicht mit jeder neuen Person immer wieder von vorne beginnen und nach Methoden stochern.

1. Schauen Sie sich an, wie es bisher gelaufen ist

Was sagen die Mandant:innen, die bereits mit Lexware Office vertraut gemacht wurden, über den Schulungsprozess? Fragen Sie nach Bewertungen, berücksichtigen Sie häufige Probleme und forschen sie nach, wie die bisherige Erfahrung aussieht. Vielleicht können Sie sich auch einfach mal neben jemanden setzen und zusehen.

2. Entscheiden Sie, welche Inhalte jeweils vermittelt werden

Stellen Sie sich eine Liste mit allem zusammen, was Sie in welcher logischen Reihenfolge konkret vermitteln möchten, statt jedesmal einfach irgendwas zu zeigen. Bestimmte Anwendungsfälle, wiederkehrende Aufgaben und häufig gestellte Fragen sollten dokumentiert werden.

3. Definieren Sie Lernziele, um Erfolgserlebnisse zu garantieren

Messbare Ziele anhand von vorher definierten Aufgaben helfen dabei, Erfolge zu messen und zu sehen, ob die Inhalte auf fruchtbaren Lernboden fallen. Unterteilen Sie Ihre Lektionen in mehrere Teile, statt einen großen Informationsbrei am Stück voranzuschieben. Das hilft, die Übersicht zu behalten und konkrete Rückfragen stellen zu können.

4. Planen Sie mit vorhandenen Ressourcen und nicht ins Blaue

Selbstbuchende Mandant:innen schulen erfordert Planung vorab und Umsetzungszeit, das lässt sich nicht beliebig in den Kanzleialltag schieben. Legen Sie Verfügbarkeiten, Budget und Zeitrahmen fest und überlegen Sie anhand Ihrer Ziele, ob Sie Schulungsaufgaben automatisieren oder auslagern können. Entscheiden Sie, wer das Projekt umsetzen wird.

5. Berücksichtigen Sie, wie Ihre typischen Mandant:innen lernen

Sie kennen Ihren Mandantenstamm am besten und wissen, welcher Lernstil oder virtuelle oder echte Schulungsraum am besten passt, wie die Inhalte präsentiert werden sollten und ob begleitende Workbooks etc. benötigt werden. Denken Sie an visuelle Hilfsmittel und Gedankenstützen, Checklisten und Tutorials zum Ausdrucken.

6. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Erstellung

Legen Sie einen Zeitpunkt fest, ab dem Sie strategisch selbstbuchende Mandant:innen motivieren und schulen möchten. Erstellen Sie für den Zeitraum vorher einen realistischen Zeitplan für die verschiedenen Elemente, die produziert werden müssen und entscheiden Sie wer welche Aufgabe übernimmt und welche outgesourct werden können.

7. Seien Sie darauf gefasst, dass sich Ihre Methode weiterentwickeln wird

Wenn Sie nach jedem Training Mandant:innen nach ihren Erfahrungen befragen, haben Sie automatisch eine Qualiltätsprüfung implementiert. Deren Ergebnisse und Erkenntnisse sollten dann in die Präsentation der Schulungsinhalte einfließen – ebenso wie Sie die Integration von immer neuen Partnerschnittstellen aufnehmen könnten.

Mandant:innenschulung kann viele Formen annehmen

Digitale Buchhaltung ist ein Innovationsprodukt, das sollte auch klar ersichtlich werden, wenn Sie Ihren Mandant:innen Unterstützung anbieten. Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Infografiken, interaktive Kurse, Quiz, Fallstudien, Lernvideos, gemeinsame Produkttouren oder von Ausbildern geleitete Schulungen: die Möglichkeiten sind endlos.

Natürlich können Sie auch auf die Lexware Office Coaches zurückgreifen und selbstbuchende Mandant:innen in die Hände derjenigen legen, die sich darauf spezialisieren.