Alles ‚automagic‘: Als Lexware Office Kanzlei die richtigen Mandate gewinnen

Der smarte Mix aus Online-Marketing und Onboarding

Digitale Kanzleien haben Möglichkeiten, die traditionellen verschlossen bleiben: Zeitersparnis, menschenfreundliche Automatisierungen, digitale und deutlich effizientere Prozesse, Entlastung von Routinetätigkeiten dank selbst buchender Mandate und viele mehr. Noch mehr Spaß macht die Arbeit dann, wenn auch die Mandanten zu den frisch etablierten Strukturen passen und nicht mehr mühsam und um drei Ecken integriert werden müssen.

Das geht problemlos, wenn Sie von Anfang an sauber kommunizieren, was in der Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei zu erwarten ist und diese strategische Sichtbarkeit Ihrer Abläufe mit einem Onboarding-Prozess kombinieren, der keine Fragen offen lässt.

Wer Prozesse digitalisiert, kann sich stärker auf das Wesentliche konzentrieren – im Falle einer Steuerkanzlei die lukrativere Unternehmensberatung. Doch Digitalisierung intern reicht nicht, wenn die Mandanten aktiv mitwirken sollen: Entscheidend ist, wie Prozesse umgesetzt, kommuniziert und vermarktet wird.

Vom Belegkarton zur digitalen Zusammenarbeit

Einerseits haben Sie alle Hände voll damit zu tun, Bestandsmandate mit in den digitalen Wandel zu nehmen. Andererseits wollen Sie zwar keine Mandanten verlieren, aber neue Mandate sollten von Anfang gut zu Ihnen und den optimierten Abläufen passen. Dabei ist es von Vorteil für Kanzleibetreiberinnen, dass viele Unternehmer händeringend nach einem Steuerberater suchen und gerne einige grundsätzliche Dinge lernen und selbst umsetzen werden, um von Ihnen betreut zu werden:

Es sollte nur keine Überraschung sein, sondern Sie müssen Ihre Erwartungshaltungen von Anfang an klar kommunizieren.

Denn Sie möchten reibungslose Abläufe und keine Innovationsprobleme wie erhöhten Betreuungsbedarf bei der Umsetzung, weil Mandanten eine Hemmschwelle nicht überwinden oder konsequent falsch buchen. Daher sollte allen interessierten Informationsempfängern von Anfang an klar sein: Es gibt eine Lernkurve, bei der die Kanzlei gerne behilflich ist – auch outsourcen kann man die anstehenden Aufgaben. Nur ignorieren geht nicht.

Hebel für mehr Effizienz, weniger Frust und passgenaue Mandate

Je mehr Sie über die Details und Umsetzung der Zusammenarbeit online kommunizieren, desto einfacher wird es für die richtigen Mandate, Sie zu finden und sich in vollem Bewusstsein für die Anforderungen für eine Zusammenarbeit zu entscheiden. Doch ob es für Ihre Kanzlei Vorteile hat, wird potenzielle Mandanten verständlicherweise weniger interessieren. Daher sollten Sie unbedingt auch die Vorteile für die Mandanten klar benennen.

1. Vorteile für „digitale“ Mandantinnen und Mandanten

• Zeitersparnis: Keine Belege mehr per Post schicken, keine langen Wartezeiten.
• Flexibilität: Belege hochladen, Termine buchen oder Rückfragen klären – rund um die Uhr, unabhängig vom Standort.
• Transparenz & Kontrolle: Gemeinsamer Überblick über alle Vorgänge, Dokumente und Fristen
• Schnelle Kommunikation: Rückfragen direkt in der App oder per Nachricht, statt via E-Mail-Pingpong.
• Der Steuerberater kann über den in Lexware Office integrierten Zugang jederzeit auf alle Daten zugreifen und sie eigenständig exportieren.

Ergänzt werden diese Vorteile durch ein gutes Onboarding mit persönlichen Ansprechpartnern und der Möglichkeit, Fragen zu stellen.

2. Strategische Sichtbarkeit als Filter

Damit die passenden Mandate „wie von selbst“ zu Ihrer Kanzlei finden, muss diese die richtige Ausstrahlung haben. Auf der Kanzlei-Website beispielsweise:

• Landingpage “Wir arbeiten mit Lexware Office”: Mit Videos oder Screenshots, Vorteilen, Ablauf und Erläuterung der digitalen Zusammenarbeit
• Im Idealfall mit Video-Testimonials zufriedener Mandanten oder einer Info durch Kanzleimitarbeiterinnen, das überzeugt mehr als Listen von Features.
• Mit Selbstbuchungstool für Erstgespräche, das auf der Startseite oder Angebotsseite eingebunden wird

In den Sozialen Medien können Sie auf LinkedIn und Instagram zeigen, wie moderne Steuerberatung heute geht und warum das für Mandate gut ist:

• Mit einer Mini-Video-Reihe „Wir sind eine digitale Kanzlei“ mit echten Einblicken: Belege scannen als Mandant, optimale Kommunikation, Automatisierung.
• Behind the Scenes-Posts: „So sieht Ihr Onboarding bei uns aus“ – Menschen zeigen, nicht nurdie technischen Anwendungen.
• Karussellposts mit Nutzen-Argumenten, zum Beispiel: „5 Gründe, warum unsere Mandanten Lexware Office lieben“.

3. Gut durchdachtes Onboarding spart Nerven und Ressourcen

Langjährige Erfahrungen bei der Implementierung von Lexware Office und das Feedback zahlreicher Kanzleien ist in unseren Onboarding-Prozess eingeflossen, den wir auf einer eigenen Landingpage für Sie aufgeschrieben haben:

Einführungsprozess Lexware Office Kanzlei für Mandate – effizient zusammenarbeiten in wenigen Schritten

Sie haben noch Fragen? Dann schauen Sie auf LinkedIn bei uns vorbei oder buchen Sie unser Kanzlei-Starterpaket – wir beraten und betreuen Sie gerne und treffen Sie auch auf den Branchen-Events der Steuerbranche.

Fazit: Digitales sichtbar machen, dabei menschlich nahbar sein

Nur wer sich selbstbewusst nach außen positioniert, wird bereits bei der Mandantenakquise von der Umstellung profitieren.

Ab dem Punkt, wo es um passgenaue Mandate geht, ist Digitalisierung auch eine Entscheidung, die Kommunikation aufs nächste Level zu heben und Mandanten einzubeziehen wie nie zuvor – damit im Anschluss alle entspannter arbeiten können und auf allen Seiten Kapazitäten frei werden.