Effizient am Start dank Kompatibilität mit der Kanzleisoftware
Unser Kanzleibetreuer Alexander Mayer erklärt, wie Sie Ihren Aufwand senken, indem Mandant:innen direkt angebunden werden
Inhaltsverzeichnis
Ohne Umwege mit Lexware Office zu arbeiten hat viele Vorteile für Steuerkanzleien: stark erhöhte Effizienz, einheitliche Bedienung und für Mandant:innen eine intuitiv nutzbare Buchhaltungslösung. Wir sprachen mit Alexander Mayer aus dem Lexware Office Kanzleibetreuer-Team darüber, warum Steuerberater:innen profitieren, wenn Mandant:innen direkt eingebunden werden.
Alexander Mayer
Kanzleibetreuer bei Lexware Office
„Hallo! Ich bin Alex, 23 Jahre alt und arbeite seit diesem Jahr als Kanzleibetreuer für Lexware Office. Als Steuerfachangestellter habe ich damals meine dreijährige Ausbildung gemacht, wobei mir aber schnell aufgefallen ist, dass das Modell „Buchungssätze am PC verarbeiten“ nicht so meins ist, sondern ich mir Mandantenkontakt wünsche.
Deshalb habe ich mich dann auf Digitalisierungsberatung spezialisiert und war hauptsächlich vor Ort bei den Mandant:innen, um die digitale Einrichtung und den Belegfluss zu optimieren. Das war bereits eine Win-Win-Situation – dann kam auch noch Lexware Office auf mich zu und hat gefragt, ob ich Kanzleien betreuen möchte. Das macht mir sehr viel Spaß!“
Optimal: Direkte Verbindung zu Ihren Mandant:innen
Wenn Sie mit Lexware Office arbeiten, wird der Aufwand rund um den anfallenden Papierkram stark reduziert. Sie haben als Steuerberater:in Zugriff auf alle Daten und übertragen stets genau das, was Sie gerade benötigen.
Sobald es um steuerliche Beratung geht, kann die Kanzlei jederzeit auf alle Daten zugreifen und Mandant:innen komfortabel und individuell unterstützen – eine von vielen Möglichkeiten, wie Lexware Office den Aufwand im Unternehmen und der Kanzlei senkt. Über genau diesen Datenzugriff und die Kompatibilität mit der Kanzleisoftware sprechen wir mit Alexander Mayer.
Carola Heine: Hallo Alex, die erste Frage eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin ist ja meist die nach den Daten. Wie kompatibel ist Lexware Office denn mit den Lösungen, die in Kanzleien eingesetzt werden?
Alexander Mayer: Grundsätzlich gilt: Lexware Office lässt sich mit jeder gängigen Kanzleisoftware verbinden. Minimalvoraussetzung ist, dass die Kanzleisoftware über eine DATEV-konforme Schnittstelle verfügt. Dies ist absoluter Standard und wird von den allermeisten Kanzleilösungen angeboten. Dadurch lassen sich die Daten aus Lexware Office in das Buchhaltungsprogramm der Kanzlei importieren.
Wenn man als Steuerberater:in dann auch noch den kostenfreien Lexware Office Steuerberaterzugang nutzt, bieten sich viele weitere Vorteile. Vor allem aber kann man die Daten genau dann in die Kanzleisoftware übertragen, wenn diese benötigt werden – und zwar gleich im richtigen Format. Auf Mandant:innen muss heute niemand mehr warten!
Carola Heine: Welche Möglichkeiten zur Datenübertragung gibt es denn, kann man die einfach mal auflisten?
Alexander Mayer: Klar. Zunächst einmal lassen sich unterschiedliche Übertragungsarten unterscheiden: Wir bieten manuelle Möglichkeiten, die Daten und Belege zu übernehmen. Hierbei wählt die Kanzlei aus, welche Daten benötigt werden, exportiert diese aus Lexware Office und importiert anschließend in der jeweilige Kanzleisoftware. Hierfür wird wie bereits erwähnt eine DATEV-konforme Import-Schnittstelle benötigt. Neben der DATEV können auch Anbieter wie Lexware, Agenda oder Simba DATEV-konforme Daten verarbeiten.
Zur DATEV und zu Addison bieten wir bieten aber auch direkte Online-Schnittellen, bei denen die Belege mit Daten sowie die Bankbewegungen sofort übertragen werden – ganz ohne manuellen Eingriff.
Für beide Übertragungswege gibt es nun noch eine ganze Reihe von Optionen, welche Daten Sie übernehmen. Der Bedarf hängt dabei an der Zusammenarbeitsform ab. Bei Buchungsmandanten werden vielleicht nur die Belegbilder inkl. der Belegdaten benötigt. Bei Selbstbuchern hingegen z. B. die Belegbilder und der Buchungsstapel. Das klingt jetzt vielleicht komplex – aber wir führen die Steuerkanzlei im Steuerberaterzugang Schritt-für-Schritt zur richtigen Methode: Wir fragen die Kanzleisoftware und die Form der Zusammenarbeit ab und geben dann konkrete Empfehlungen für den richtigen Übertragungsweg, inklusiver Hinweise für den Umgang mit den Daten in der Kanzleisoftware. Einmal abgespeichert, liegen die passenden Einstellungen dann immer automatisch vor. Das ermöglicht uns wirklich jede Form der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kanzlei abzudecken.
Mein Kanzleibetreuer-Kollege Olaf Clüver hat das ganze mal in diesem kurzen Video zusammengefasst:
Carola Heine: Dem Wunsch nach einem Bankexport seid ihr ja auch nachgekommen. Wann verwendet man das?
Alexander Mayer: Beispielsweise, wenn der Mandant nur die Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfasst, aber nicht die Bank zuordnet. Das heißt, wenn er die Belege erfasst ohne die Bankzuordnung, dann kommen die Bankbuchungen beim Export nicht mit. Sofern aber die Bank in Lexware Office hinterlegt ist und immer aktualisiert ist, kann ich mir die Bank aber trotzdem exportieren, ganz ohne teure Zusatzprogramme.
Carola Heine: Die Importmöglichkeit erhöht die Effizienz also sehr.
Alexander Mayer: Genau. Für Steuerberater:innen, die vielleicht vorher einfach einen Beleg in der Hand hatten, den Ordner aufgeschlagen und gebucht haben, Stempel drauf und abgeheftet – die haben jetzt diese viel elegantere, schnellere und effizientere Möglichkeit, mit den Daten der Mandant:innen umzugehen.
Carola Heine: Die Feinheiten des Datenaustauschs müssen sich die Kanzleien aber nicht selbst beibringen, denn dafür gibt es die Kanzleibetreuer:innen und vor allem dein Datenübernahme-Webinar. Wann ist das?
Alexander Mayer: Einmal im Monat online an einem Donnerstag. Einfach einen Termin aussuchen und kostenlos teilnehmen.
Carola Heine: Ist das ein aufgezeichnetes Webinar?
Alexander Mayer: Nein, das ist eine Live-Schulung. Wir freuen uns, wenn die Kanzleien mit ihren Fragen und Problemen kommen und sich von uns beraten lassen. Erst gehen wir alle Möglichkeiten der Importe in die Kanzleisoftware durch und danach haben wir noch eine halbe Stunde Zeit für Fragen.
Das wird auch sehr gerne angenommen und das Interesse ist groß. Ich freue mich sehr über die Fragen und die Chance, mehr darüber zu erfahren, wie die Kanzleien arbeiten und wie man sie unterstützen kann.
Carola Heine: Du hast richtig Spaß daran, das merkt man.
Alexander Mayer: Ja, ich liebe diesen Wow-Effekt, wenn die Steuerberaterin oder der Steuerberater sehen, wie effizient sie arbeiten können. Wenn dann am Ende jemand sagt „wie toll ist das denn“, das ist das schönste Gefühl überhaupt.
Carola Heine: Vielen Dank für deine Zeit und weiterhin so viel Freude an Import und Export 🙂
Alexander Mayers Webinar zur Datenübernahme:
Alle Optionen im Blick als Steuerberater:in: Die Lexware Office Schulung zur Datenübernahme
*
Schwerpunkte:
Export durch den Mandanten
manuelle Exportmöglichkeiten
Online-Datenübertragung (z.B. DATEV-Cloud-Services)
*
Zielgruppe
Für Steuerberater und Kanzleimitarbeiter, die für die Übernahme von Daten in die Kanzleisoftware verantwortlich sind.
