Kanzlei Fitness-Check: Wie gut ist Ihre Steuerkanzlei in Form?

Zukunftsfähige Kanzlei? Machen Sie den Fitness-Check

Steuerkanzleien gehören schon immer zu den Unternehmen, bei denen traditionell sehr viel von Inhaberin oder Inhaber abhängt: Entscheidungsgewalt, Mandantenbeziehungen und fachlich die finale Verantwortung liegen bei der steuerberatenden Person als gebündelte Verantwortung. Durch den turbulenten Wandel des letzten Jahrzehnts stößt dieses Modell schon lange an Grenzen: Fachkräftemangel steigende gesetzliche Anforderungen und Innovationsdruck erfordern viel resilientere Strukturen. Diese Aufgabe sollten Sie nicht erst lösen, wenn Probleme auftreten und es unumgänglich ist – machen Sie unseren Fitness-Check und am besten auch gleich Pläne für die Umsetzung von Punkten, in denen Ihre Kanzlei noch schwächelt.

Kanzleien sollten heute immer auch unabhängig von Einzelpersonen funktionieren

Innovative Tools und professionelle Lösungen für die Zusammenarbeit mit Mandanten wie Steuerberaterzugang, Datentausch und digitale Selbstbuchung eröffnen Ihnen neue Möglichkeiten, die problemlos jederzeit implementiert werden können. So reduzieren Sie operative Abhängigkeiten, standardisieren Abläufe und schaffen Transparenz in den Prozessen – Sie holen das Wissen aus den Köpfen in Systeme, die allen im Team zur Verfügung stehen und können orts- und zeitunabhängig arbeiten.

Damit das klappt, müssen organisatorische, prozessuale und kulturelle Voraussetzungen geschaffen werden, die ein Funktionieren der Kanzlei auch ohne Ihre durchgehende Aufsicht ermöglichen: Hier geht es zu unserem Fitness-Check. Lautet Ihre Antwort jeweils “Ja”, ist alles bestens. Antworten Sie mit “teilweise” oder “Nein”, stehen die nächsten Aufgaben schon fest.

1. Verantwortung und Zuständigkeiten

Wenn Sie morgen als Kanzleileitung unerwartet ausfallen, wissen dann alle Mitarbeitenden, was zu tun ist: Was sie jeweils eigenständig tun dürfen (und was nicht)? Sind alle Vollmachten, Passwörter, Zugänge und Kontaktdaten zugänglich? Werden Verbindlichkeiten bezahlt, Lizenzen verlängert, Geplantes durchgeführt?

2. Digitale Prozesse und Dokumentation

Sind möglichst viele der Arbeitsroutinen in der Kanzlei automatisiert und digitalisiert: Zum Beispiel selbst buchende Mandate, die den ganzen Monat über buchen und so Fristenstau zu vermeiden helfen? Existieren verbindlich dokumentierte Prozesse, die daher immer auch unabhängig von einzelnen Personen funktionieren werden?

3. Vorsorge und Notfallplanung

Gibt es einen schriftlichen Notfallplan für eine Woche/einen Monat beziehungsweise einen Nachfolge-Notfall? (inkl. benannter Stellvertretung, zu informierender Personen, Vollmachten, Mandanten- und Mitarbeiterlisten) Können Mitarbeitende andere Mandate kurzfristig übernehmen, ohne dass es zu Informationslücken oder Qualitätsverlusten kommt – und ohne dass sie mit Medienbrüchen und manuellen Abläufen kämpfen müssen?

4. Integrierte Workflows, wenig Medienbrüche

Arbeiten die eingesetzten Systeme reibungslos miteinander oder sind „Work-Arounds mit Insider-Wissen“ erforderlich? Durchgängige digitale Workflows, reibungslose Exportmöglichkeiten und die Gewissheit, dass mehrere Menschen im Team eine Aufgabe lösen oder übernehmen können, sorgen für entspanntes Arbeiten.

5. Führungskultur und Selbstorganisation

Digitales Delegieren ist ein Muskel, den Führungskräfte dringend trainieren sollten, um mehr Freiraum für lukrativere Aufgaben wie Unternehmensberatung zu haben. Fördert die Kanzleikultur eigenverantwortliches Arbeiten, Initiative und Entscheidungsfähigkeit auf allen Ebenen? Oder haben Sie es sich angewöhnt, im Zweifelsfall doch eben alles zu managen, kurz mal zu prüfen oder gleich selbst zu erledigen?

6. Tragfähige Kommunikationskultur

Werden Dateien von Ihnen per Mail verschickt oder schnell mal eben über den Steuerberaterzugang getauscht, so dass der Mandant sich nicht in eine weitere Software einloggen muss? Laufen Anfragen, Freigaben, Unterlagenanforderungen, Besprechungsterminorganisation überwiegend über zentrale digitale Kanäle und klar zugeordnete Teams, statt immer noch über persönliche Postfächer oder gar das Handy der Kanzleileitung?

7. Freiraum für Entwicklung und Strategie

Verbringen Sie als Inhaberin oder Inhaber den Großteil Ihrer Arbeitszeit mit Führungsaufgaben und Mitarbeiterbindung, der Entwicklung neuer Leistungsangebote, Digitalisierung und dem Anwerben von A-Mandanten? Oder werden immer noch mehr als 10% des Arbeitsalltags von Aufgaben blockiert, die sich auch delegieren und digitalisieren lassen würden wie Analysen, Auswertungen, logische Prüfungen und andere bei Ihnen noch manuelle Abläufe?

Fazit: Kanzlei-Fitness ist eine durchlaufende Aufgabe

Ganz wichtig bei unserem Fitness-Check: Wenn Ihre Lösung im Notfall wieder darin besteht, einen oder mehrere Vertreter zu suchen und alle Aufgaben bei diesen abzulegen, sind Sie keinen großen Schritt weiter. Ebenso, wenn Sie nur einzelne Mitarbeiter schulen und aus jedem Mandat eine Individualbetreuung machen, statt die Buchungen auszulagern.

Ihre Mandanten brauchen selbsterklärende Werkzeuge, E-Rechnungen ohne aufwändige Schulungen und ein System, das sich bei Bedarf erweitern lässt. Sie als Steuerberater oder Steuerberaterin brauchen digitale Kommunikationswege und Datenverarbeitung, für alle zugängliche Tools und Plattformen und Prozesse, die Einzelpersonen von drückenden Verantwortungen erlösen und die Kanzlei auf solides informiertes Teamwork stellen.

Unser Fitness-Check soll auf mögliche Sollbruchstellen hinweisen. Wir sind aber auch für Sie da, wenn Sie in Zukunft wesentlich digitaler und flexibler arbeiten wollen. Kennen Sie schon unser Starterpaket für Steuerkanzleien?