Soft Skills für Führungskräfte: Feedback geben, das Ihre Kanzlei voranbringt

Die hohe Kunst des Feedback, das sowohl konstruktiv als auch effektiv ist

Rückmeldungen zu geben, die beim Gegenüber nur positive Reaktionen auslösen, scheint eine unmögliche Aufgabe – schließlich wird die Arbeit eines Menschen beurteilt und es ist schwierig, weder zu vage noch zu direkt zu klingen. Aber auch Feedback geben lässt sich trainieren wie ein Muskel, in Gedanken alleine durchspielen und in der Praxis dann so etablieren, dass Sie sich im Nachhinein Feedback zu Ihrem Feedback-Prozess und damit die Mitarbeitenden auf Augenhöhe ins Boot holen.

Wir haben 5 praktische Tipps für Sie, wie Sie Feedback so geben können, dass es fair und klar ist und mit großer Wahrscheinlichkeit zu verbesserten Ergebnissen führt – konstruktives Feedback ist immer möglich.

Konstruktive Kritik ist keine Beurteilung, sondern Entwicklungshilfe

Konstruktive Kritik ist die Sorte Feedback, die der Person auf Empfangsseite helfen soll, sich zu verbessern. Es ist klar, konkret und konzentriert sich auf Lösungen und nicht auf Mängel. Das bedeutet auch, Lösungsvorschläge zu liefern und gegebenenfalls zu diskutieren.

Statt „Wir hatten doch besprochen, Abläufe ab jetzt zu automatisieren“ könnte konstruktives Feedback so klingen: „Der Stress vor dem 10. des Monats könnte für dich und auch für alle anderen entschlackt werden, wenn wir unsere Mandanten den ganzen Monat über digital und in Echtzeit buchen lassen, das können wir auch gemeinsam umsetzen, bis es klappt“ und dann Unterstützung bei der Umsetzung anbieten, beispielsweise durch jemanden von den Kollegen, die oder der als Trainer/Mentor agieren kann – oder im Falle von Lexware Office durch die Kanzleibetreuer und das Starterpaket für Steuerkanzleien.

Denn es geht nicht darum, ein Urteil über das Vorhandene abzuliefern, sondern nach Wegen für Wachstum und Entwicklung zu suchen. Das gilt nicht nur für die Führungskraft, sondern für alle, die funktionsübergreifend zusammenarbeiten.

1. Erst Fragen stellen, dann überlegen, dann Feedback

Bevor Sie eine Situation beurteilen und Ihre Sicht der Dinge kommunizieren, sollten Sie zunächst die andere Person zu Wort kommen lassen. Starten Sie also mit einer Frage, nicht mit Ihrem Eindruck. Indem Sie mit einer Frage beginnen oder sagen: „Erzähl mir mehr darüber“, signalisieren Sie, dass es Ihnen nicht darum geht, eine „Schuld“ zuzuweisen oder vorschnell ein Urteil zu fällen (oder gar bereits eines mitbringen).

Der Mensch gegenüber hat so die Chance, die ganze Situation zu schildern und auf Aspekte einzugehen, die Ihnen eventuell noch nicht klar waren: Ungeahnte Hindernisse oder innere Barrieren beispielsweise. Fragen Sie also, was passiert ist. Statt zu sagen: „Du hast erneut die Frist verpasst“ (oder ein anderes Anliegen anzusprechen), fragen Sie was passiert ist. Diese kleine Änderung macht aus einem im Raum stehenden Vorwurf ein Gespräch und sorgt dafür, dass Ihr Gegenüber sich gehört fühlt.

2. Warten Sie nicht, sondern reagieren Sie in Echtzeit

Wenn Ihnen ein Vorfall oder ein Prozess auffällt, zu dem Sie Feedback geben möchten, dann warten Sie nicht – schaffen Sie ein Zeitfenster und machen Sie das sofort beziehungsweise innerhalb der nächsten zwei bis vier Arbeitstage. So kann weiteres Chaos oder Verschleppen vermieden werden und es baut sich keine innere Abwehr bei Ihnen oder bei der informierten Empfängerperson auf.

Feedback wirkt für alle Beteiligten am besten, wenn es frisch ist, da es dem Empfänger die Möglichkeit gibt, sofort zu reflektieren, sich anzupassen und sich zu verbessern. So wird Ihr Feedback zur Unterstützung und nicht zu einer kritischen Nachbetrachtung.

3. Sprechen Sie nicht über die Person, sondern über die Aufgabe

Ihre Einschätzung der Person bleibt außen vor, wenn Sie einen Vorfall ansprechen – sonst laufen Sie Gefahr, dass auch freundlich gemeinte Hinweise als persönlicher Angriff verstanden werden. Konzentrieren Sie sich auf das, was jemand getan oder nicht getan hat. Anstatt zu sagen: „Du bist leider nicht so gut organisiert“, werden Sie lieber konkret. Sagen Sie beispielsweise: „Durch die Fragen der Mandanten wurde klar, dass sie nicht alle Informationen erhalten hatten – das macht es für uns alle schwierig, einen Überblick zu halten, das machen wir ab jetzt so …“.

Eine solche konkrete Beobachtung ermöglicht es, einen Lösungsvorschlag gleich mitzuliefern und die angesprochene Person versteht, was am Ablauf geändert werden sollte, ohne sich persönlich angegriffen zu fühlen. So entstehen Verbesserungen, nicht Abneigungen gegen Führungskräfte.

4. Empathie ist wesentlicher Erfolgsfaktor

Auch nonverbale Reaktionen auf Ihr Feedback sind wichtige Informationen. Feedback ist keine Einbahnstraße und die Reaktionen Ihres Gegenübers sagen viel darüber aus, wie Ihre Botschaft ankommt. Auch die Körperhaltung und ob die Person Ihnen in die Augen sehen kann oder zu nervös dafür ist. Prüfen Sie Ihre eigene Körperhaltung und den Tonfall, und wenn Sie merken, dass jemand überfordert ist, bieten Sie eventuell auch einfach eine Pause an: „Wäre es hilfreich, jetzt zu unterbrechen und später darauf zurückzukommen?“ So geben Sie dem Gegenüber den Raum, das Gesagte zu verarbeiten und darauf zu reagieren, wodurch auch das Feedback-Ergebnis langfristig effektiver wird.

Wichtig: Bevor Sie mit Ihrem Feedback loslegen, überlegen Sie kurz, was gerade bei Ihrem Gegenüber los sein könnte. Ist er oder sie neu im Team? Überlastet? Sind die Kinder krank oder die Eltern pflegebedürftig? Bereits ein wenig Bewusstsein für Druck von außen kann Ihnen helfen, das Gespräch mit Bedacht anzugehen.

Gelebtes Einfühlungsvermögen kann auch bedeuten, jemandem Raum zum Lernen zu geben und die Möglichkeiten der Fortbildung zu schaffen – wie die Lexofficer Zertifizierung, um den Einstieg ins Digitale glatter zu gestalten.

5. Gutes Feedback greift Schwachstellen, aber immer auch Stärken auf

Die vielen Dinge, die bereits gut laufen, verdienen ebenfalls ein Feedback. Denn immer nur Meckern, das entmutigt und schwächt. Suchen Sie für jedes „negative“ Feedback auch einen Bereich mit Stärken und Potenzial, den Sie loben. Denn auch die anderen Rückmeldungen werden besser angenommen, wenn Ihr Team das Gefühl hat, mit den eigenen Bemühungen und Anregungen wahrgenommen zu werden.

Nicht jedes Feedback muss eine perfekt ausgewogene Mischung aus Lob und Kritik sein, aber wenn Ihr Team immer nur hört, was nicht funktioniert, ist es für alle schwer, motiviert zu bleiben. Positive Bestärkungen auch für die kleinen Erfolge bauen Vertrauen auf. Mit mehr Vertrauen landet Feedback insgesamt auf fruchtbarerem Boden. Auch negatives Feedback landet besser, wenn Sie die positiven Aspekte des Vorgangs ebenfalls erwähnen und bestärken, dass Sie gesehen haben, was bereits gut läuft.

Übrigens: Feedback sollte regelmäßig stattfinden und nicht als Überfall, auch das erhöht die Akzeptanz und die Erfolgsaussichten.