„Mit Lexware Office arbeiten meine Mandanten ohne Medienbrüche – und dabei gleich auch GoBD-konform“

Carola: Du bist nach deiner Weiterbildung zur Bilanzbuchhalterin erst in der freien Wirtschaft geblieben und nicht sofort in eine Steuerberatungskanzlei gewechselt. Wie ist das für dich gewesen, wie hat sich das auf deine Karriere ausgewirkt?

Farah: Ich bin über diese Entscheidung sehr froh, denn so konnte ich die Prozesse in großen nationalen und internationalen Unternehmen kennen lernen. Ich optimierte daher bereits im Jahr 2003 Prozesse durch Automatisierung: Ich habe zum Beispiel die Lastschrifteinzüge, die Überweisungsläufe und Mahnverfahren über ein ERP-System automatisch abgewickelt. Ich habe den Kontoauszugsmanager in den Unternehmen eingeführt, so dass die Bankbuchungen automatisch abgewickelt wurden.

In vielen mittelständigen Unternehmen laufen diese Prozesse leider auch heute noch nicht automatisch. Im Jahr 2007 war ich dann bei der Einführung der SAP-Software in einem Konzern für den Bereich Finanzbuchhaltung und Controlling als Key-Userin zuständig. Bei dem Projekt habe ich gelernt, wie ein ERP-System aufgebaut ist und wie die Schnittstellen zwischen den einzelnen Bereichen wie Einkauf, Materialwirtschaft, Produktion, Lagerhaltung, Verkauf, Lohn und Finanzbuchhaltung überhaupt funktionieren.

Deswegen kann ich heute Mandanten die Auswertungsmöglichkeiten und die Erstellung von Schnittstellen zwischen den einzelnen Vorsystemen und Datev anbieten. Ich konnte mich übrigens auch mit der Personalführung vertraut machen, was leider bei der klassischen Steuerberaterausbildung vernachlässigt wird.

Carola: Du warst also bei den Ersten, die gelernt haben, Prozesse klug zu optimieren. Was hat sich seitdem geändert – und gefällt es dir?

Farah: Ich bin immer noch sehr glücklich darüber, diesen Beruf gewählt zu haben und ihn in der jetzigen Zeit auszuüben, in der viele Kanzleibetreiber aufgrund der Digitalisierung Angst um ihre Zukunft haben.

Die Möglichkeiten, die wir heute haben, die gab es früher in der Steuerberatungskanzleien nicht. Es ist einfach viel effizienter so: Der Mandant muss nicht mehr die Unterlagen analog als Pendelordner monatlich in die Kanzlei bringen. Ich arbeite digital mit ihm, er hat den Vorteil, dass er seine Rechnungen mittels eine Software wie Lexware Office GoBD-Konform schreibt. Mandanten können Eingangsrechnungen einscannen und den Zahlungsverkehr automatisch mit Hilfe der Texterkennung von OCR abwickeln. Sie können Belege und Quittungen überall mit einem Handy fotografieren und komfortabel via App in das Buchhaltungssystem hochladen. Meine Mandanten sind zum größten Teil digital und dies erleichtert uns enorm die Zusammenarbeit.

Carola: Seit wann arbeitet ihr mit Lexware Office? Wie ist es dazu gekommen?

Farah: Mandanten von mir haben bereits 2016 die Ausgangsrechnungen über Lexware Office erstellt, so dass ich versucht habe, die Zusammenarbeit über die Weitergabe der Daten über die Datev-Schnittstellen zu nutzen. Viele Steuerberater nutzen die Datev-Software und Lexware Office bieten die Schnittstelle an. Es wäre eine ‚Sünde‘, hier einen Medienbruch herbei zu führen und diese wertvollen Informationen manuell einzutippen.

Carola: Das ist schön zu hören. Was gefällt dir persönlich an Lexware Office?

Farah: Der Prozess z.B. der Rechnungserstellung ist viel einfacher und kann fehlerfrei laufen. Mandanten müssen nicht mehr per Word und Excel eine Rechnung schreiben und dabei die Anforderungen der GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff vernachlässigen.

Das Formular für die Rechnungserstellung wird einmalig konfiguriert und die Stammdaten eingepflegt, der Klient muss sich nur um die Bewegungsdaten kümmern. Sehr praktisch für alle Beteiligten!

Für 2020 planen wir, die wenigen noch analogen Mandanten ebenfalls von den Vorteilen der Digitalisierung zu überzeugen, dabei noch weitere digitale Mandanten hinzu zu gewinnen. Der Erstkontakt kann ja auch digital sein, die Unterlagen können per E-Mail eingehen und das Gespräch kann per Telefon oder Skype erfolgen.

Carola: Ihr seid bereits sehr modern. Wie siehst du die Zukunft der Steuerberaterbranche? In fünf Jahren, in 10 Jahren? Wie bereitest du dich darauf vor?

Farah: Unsere Branche wird sich stark verändern. Felder wie Buchhaltung, die bisher einen festen Bestandteil des Umsatzes ausgemacht haben, werden automatisiert werden und somit wegfallen. Die Buchhaltung muss nicht mehr analog erstellt werden.

Wir können schon heute sehen, dass die Buchhaltungsprogramme dank OCR- Erkennung vieles automatisch erkennen. Die künstliche Intelligenz wird uns die einfache Arbeit zwar wegnehmen, dadurch werden wir aber die Chance haben, das zu tun, wofür wir ausgebildet wurden: Wir sind Steuerberater – die Beratung käme bei der reinen Erledigung von Buchhaltung zu kurz. Digitalisierung wird dafür sorgen, dass wir die Zeit dafür haben, Mandanten in ihren wirtschaftlichen Belangen zu beraten.

Wie bei den Haushaltsgeräten, die haben Hausfrauen ja auch nicht den ‚Job‘ weggenommen, sondern ihn erleichtert und ihnen Möglichkeiten für größere und wertvollere Aufgaben gegeben. Was jetzt bei allen Veränderungen noch oft fehlt, ist die entsprechende Fortbildung der Mitarbeiter, deren klassische Aufgaben sich ja gerade sehr ändern.

Carola: Apropos Mitarbeiter. Auch Eure Kanzlei, wie so viele in der Steuerberaterbranche aktuell, ist aktuell auf der Suche nach Mitarbeitenden.

Farah: Das stimmt. Unsere Branche leidet wie alle anderen Branchen in Deutschland unter Fachkräftemangel. Deshalb versuchen wir auch selber auszubilden.

Ich habe zum Beispiel dieses Jahr eine chinesische Auszubildende aufgenommen, die in China ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre absolviert und die ersten praktischen Erfahrungen dort gesammelt hat. Wir haben eine neue Herausforderung – mit der wir auch andere Wege gehen sollen. Wenn unsere Schulabsolventen lieber studieren wollen, dann müssen wir auf andere Ressourcen zurückgreifen.

Digitalisierung bietet uns außerdem große Möglichkeiten, Mitarbeitern einen Home-Office-Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Denn wenn die Unternehmen in den Ballungszentren um Mitarbeiter kämpfen, können wir doch den Mitarbeitern in ländlichen Gebieten einen Homeoffice-Arbeitsplatz anbieten. Außerdem ist sehr wichtig, für ein gutes und gesundes Betriebsklima zu sorgen – denn nur zufriedene Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen treu.

Die Zufriedenheit kommt den Mandanten natürlich auch zugute.

Carola: Das stimmt, und dass Ihr als Steuerberater eure Mandanten auch auf Persisch, Chinesisch, Englisch, Türkisch und Bosnisch betreuen könnt, ist natürlich auch ein Highlight. Vielen Dank für das spannende Gespräch.

Farah: Vielen Dank für die Gelegenheit, mich vorzustellen und das Interview!