Digital Tax-Natives: Christian Déak – DHW Oberhausen

Carola: Hallo Christian, wenn man in deine Kanzlei kommt, erinnert wirklich nichts mehr an die muffigen Räume mit den Kunstleder-Konferenzstühlen voller Akten, wie die meisten von uns sie irgendwann bei Steuerberatungsterminen erlebt haben. Wie kommt es, dass du so viel Wert auf eine coole Location legst, arbeitest du nicht sowieso mit den meisten Mandanten online zusammen?

Christian: Online, oder persönlich. Aber vor allem komfortabel digital, das stimmt. Trotzdem sind gute Räumlichkeiten und vor allem die Atmosphäre sehr wichtig. Als ich damals eine alte Kanzlei gekauft habe, so richtig eine klassische „Wald- und Wiesenkanzlei“ mit einem analog aufgestellten gemischten Mandantenstamm, da wurde mir sehr schnell klar: Wir haben uns zwar online sichtbar aufgestellt. Aber so wird das trotzdem nicht laufen, es kommen weder neue Mandanten noch neue Mitarbeiter nach.

Mal abgesehen von Zukunftsaussichten und Arbeitsplatzsicherheit, die sind ja bei Steuerfachkräften sowieso gegeben, deshalb gibt es ja den Fachkräftemangel, also abgesehen davon, dass es sowieso für eine Kanzlei schwierig ist, neue Mitwirkende zu finden: Die Leute wollen heute stolz auf ihren Arbeitsplatz sein.

Die Investition in eine gute Location für die Digital Tax-Natives hat sich gelohnt

Deshalb haben wir die bewusste Entscheidung getroffen, hier mit diesen Räumen in die Zukunft zu investieren, und damit auch in die Mitarbeiterzufriedenheit, in die Arbeitsplatz-Wellness sozusagen. Wir haben mittlerweile Massagen hier und ein Gutscheinsystem, wenn jemand mehr arbeitet, wir bieten allen Home-Office an, wir sind alle per Du. Es gibt schöne Räumlichkeiten, top eingerichtete Arbeitsplätze, einen Kicker, eine gute Küche – an der wir uns alle an einen Tisch setzen können. Es gibt keine Hierarchie, und inzwischen sind alle Mitarbeiterinnen stolz darauf, hier zu arbeiten.

Das ist aber nicht alles: Wir haben die Optik der Kanzlei auch in 360 Grad-Bildern eingefangen und auf Facebook eingebunden, den virtuellen Rundgang gemacht. Seitdem bekommen wir auch viel „bessere“ und qualitativ ganz anders aufgestellte Mandanten, die gut zu uns passen und unbedingt digital arbeiten wollen. Wir präsentieren uns einfach rundum viel besser, das wirkt sich auf einfach alles aus: Von der Attraktivität für neue Mandanten über den weiteren Ausbau meines Teams bis hin zur größeren Kreativität, wenn wir Artikel und Podcasts für unseren Online-Auftritt erstellen.

Carola: Digitales Kanzleimarketing ist ganz klar eine der Stärken deiner Kanzlei, das frisst bestimmt auch sehr viel Zeit. Gut, das lohnt dann an anderen Stellen wieder, weil neue Mandanten fast von selbst kommen – und neuerdings versuchst du dich auch in E-Recruiting, wie ich gesehen habe.

Christian: Das stimmt. Du kannst es auch im Blog der Steuerkoepfe.de nachlesen und vor allem das passende Video anschauen. Mein virtuelles Gesuch wurde innerhalb der ersten 24 Stunden bereits über 2.000 Mal angeschaut, und zwar in der Facebook-Gruppe namens „Steuerfachangestellte/-wirte/-assistenten, Bilanzbuchhalter, Steuerberater“, die über 16.000 Mitglieder hat. Besser als die Views ist aber, dass es auch sofort einige Bewerbungen gab.

Carola: Es ist ja auch toll, wenn man sich vorher ein so transparentes Bild von einem potenziellen Arbeitgeber machen kann. Neben hellen und modernen Räumen habt Ihr ja auch eine straffe Organisation des Digitalen: Als ich unseren Interview-Termin nicht sofort bestätigt habe, kam von deinem Ticketing-System ein Reminder 🙂 und ich musste dann überlegen: Sage ich jetzt Bescheid, dass ich noch auf eine zweite Terminbestätigung warten muss vor meiner verbindlichen Zusage, oder löse ich damit diverse Tickets aus? Man merkt also sofort, euer Anspruch liegt auch darin, dass nichts unerledigt liegen bleibt.

Christian: Das ist wirklich auch mein Anspruch, es muss eine Eskalation stattfinden – mir geht es gar nicht darum, alle Tickets selbst zu sehen, sondern darum, dass ich vorgebe, wann ein Ticket angefasst werden muss. Wenn das nicht geschehen ist, läuft es bei mir auf – angenommen, ich würde morgens um 6 Uhr mein Smartphone einschalten und die Info über 50 ungelesene Nachrichten finden, dann müsste ich mir was überlegen … es ist ja nie passiert. Aber mein Team weiß, dass die Nachrichten bei mir auflaufen würden, wenn sie nicht angefasst würden.

Unsere gesamte Kanzleiorganisation wurde so angepasst, dass jeden Tag um 12 Uhr alle Tickets weg sind, sowohl externe denn auch interne, denn wir sind natürlich auch für eigene Zwecke volldigital aufgestellt. In unserem Erdgeschoss sitzt die Paperless GmbH mit im Haus, die haben mir dabei geholfen, wirklich alles papierlos aufzustellen und jetzt weiß man bereits, wenn man vor dem Gebäude steht: Hier ist man eindeutig bei einem digitalen Steuerberater. Wir sind inzwischen so aufgestellt, dass die bisherigen analogen Mandate sich teils auf den Schlips getreten fühlten, denn so ein Ticketsystem, das macht man nun mal für alle Kunden oder für keinen und wir machen es für alle.

Carola: Wer sich so modern aufstellt, mit Tools wie Lexware Office arbeitet, einen bekannten Podcast hat, der wird dann natürlich ständig als Digitalisierungsexperte der Branche befragt.

Christian: Es ist ja keine Geheimwissenschaft, was ich hier betreibe. Im Endeffekt hab ich ja nichts anderes gemacht, als bestehende Tools so zusammenzufügen, dass die miteinander auch einen Sinn ergeben. Mit Lexware Office beispielsweise arbeiten wir wirklich sehr gerne. Einleuchtend organisiert, die Leute nutzen es sofort und ich kann durch den Steuerberaterzugang helfen – so ist digitale Zusammenarbeit mit einer Kanzlei sehr angenehm für uns, aber vor allem für die Mandanten. Wie gesagt, im Grunde machen ich alles einfach so, wie es für alle Beteiligten sinnvoll ist.

Carola: Plus ein paar Extras. Wie einen Kanzlei-Podcast, der bereits 2.500 regelmäßige Hörer hat und Auftritte als Fachexperte und Speaker und eine Dozententätigkeit. Das hört sich alles so gut geplant und top organisiert an. Ist das denn wirklich immer alles so glatt gelaufen?

Christian: Gar nicht. Wenn ich jetzt zurückdenke, hätte ich auf mein Bauchgefühl hören sollen und die Kanzlei damals nicht kaufen sollen. Das passte alles hinten und vorne nicht und wir mussten alles einmal von innen nach außen krempeln, das hätte auch anders laufen können. Es hat doch einige Zufälle gebraucht anschließend.

Carola: Vielleicht. Für mich hört es sich eher so an, als hättest du die Chance ergriffen, die Transformation in der Branche wirklich einmal komplett zu durchlaufen, mit allen Optionen und wichtigen Lernprozessen. Das Passende im richtigen Moment zu tun ist doch kein Zufall, das ist eine unternehmerische Entscheidung – und ein toller Erfolg.

Vielen Dank für das Gespräch, Christian Déak von den Digital Tax Natives der DHW Oberhausen!