Die eigene Steuerkanzlei gründen: 3 Tipps von Automatisierung bis Abgrenzung

Wir haben aufregende Zeiten – und für Kanzleigründer sehr praktische

Online arbeiten, für den Start weder ein Büro noch ein Team benötigen und parallel komfortabel Zugriff auf wesentliche Informationen für Gründende haben dank Internetressourcen: Noch nie war es so einfach für alle, die eine eigene Steuerkanzlei gründen wollen.

Zugegeben, es war auch noch nie so herausfordernd in einer immer digitaler werdenden Welt mit einem Überangebot an Apps, Infos und Meinungen. Wir sprechen oft und viel mit Steuerberaterinnen und Steuerberatern, die alleine oder mit einem kleinen Team ihre Kanzlei gegründet haben und können daher auf Anhieb drei Ansätze, Tipps oder Mindsets nennen, die nicht nur in der ersten Phase hilfreich sind:

1. Unternehmensberatung statt Papierbelegbucherei

Wer jetzt frisch aufsetzt, hat die Chance auf einen reibungslosen Einstieg ins papierlose Arbeiten mit selbst buchenden Mandaten und kann sich gelassen auf die weit spannendere und lukrativere Unternehmensberatung konzentrieren. Damit das klappt, sind mehrere Faktoren entscheidend:

• ein Onboarding für die digitalen Mandanten, das von Anfang an die Zusammenarbeit sauber aufsetzen lässt
• die Lexware Office Buchhaltungslösung in der Cloud mit Steuerberaterzugang und Daten-Exportoptionen
• durchgehendes Buchen und Zuordnen sämtlicher Belege durch die Mandantinnen und Mandanten, nicht erst vor dem 10.
• Kenntnis aller Möglichkeiten und Funktionen von Lexware Office, um die Beratung auf sichere füße zu stellen
• die Spezialisierung auf ein Thema, eine Branche oder eine Herausforderung zwecks Positionierung

Digitale Mandate ermöglichen eine orts- und zeitunabhängige Beratung und Betreuung. Viele Aufgaben wie das Verfassen rechtskonformer Angebote und Rechnungen und das gesetzlich vorgeschriebene Archivieren der Geschäftsvorgänge übernimmt Lexware Office und entlastet damit die Steuerkanzkei, die durchgehend in Vorgänge schauen und damit den typischen Fristen-Stau entschlacken kann.

Digitales Arbeiten und wo immer sinnvoll Automatisierung von Abläufen, Terminbuchungen und Datentransfer ist also unser erster Tipp – fangen Sie gar nicht erst mit dem Verarbeiten von Papierstapeln an und übernehmen Sie auch solche Mandate nicht.

Sie bringen aber “Altlasten” in Form von papierproduzierenden Mandaten mit? Sie können trotzdem rein digital arbeiten, denn:

2. Netzwerk, Lösungen und Partner statt Einzelkampf

Wenn Sie papierfrei arbeiten und keinesfalls mehr selbst buchen möchten, dann können Sie das auch. Egal was die geschätzten Mandate sich wünschen. Denn Sie können jederzeit mit einem Buchhaltungsbüro zusammenarbeiten, das auf Lexware Office Mandate spezialisiert ist. Ob der Mandant das dann beauftragt oder Sie selbst ist zweitrangig – Hauptsache, Sie erhalten die Daten komfortabel digital wie geplant.

Auch in allen anderen Existenz- und Lebenslagen gibt es keinen Grund, sich durch jede Anforderung alleine durchzukämpfen. Ein starkes Netzwerk hift, Herausforderungen sauber einzuordnen und Sie müssen nicht jedes Problem alleine lösen und vor allem auch nicht jeden Fehler selbst machen:

• Vernetzen Sie sich über Verbände, auf Events und in den Sozialen Medien mit Kolleginnen und Kollegen in ähnlicher Situation
• Besorgen Sie sich bereits vor dem Auftreten von Fragen die passenden Info-Kanäle und Support-Menschen der Herstellerfirman von Tools
• Abonnieren Sie Branchen-Podcasts wie lex’talk about tax, um die wertvollen Erfahrungen anderer Steuerberater zu hören

Wichtig ist hierfür, dass Sie auffindbar und sichtbar sind, sprich: Man online ausreichend Informationen über Sie und Ihre frisch gegründete Kanzlei findet, um Sie einordnen zu können, wenn Sie sich beispielsweise auf LinkedIn unterhalten. Wer eine eigene Steuerkanzlei gründen will, ist unternehmerisch tätig und sollte auch so denken: Das passende Mindset in Sachen Marketing und Weiterbildung, Vernetzung und Positionierung hilft enorm:

3. Burnout vermeiden, Rauschen gekonnt umleiten

Andere Menschen haben immer viel Meinung, aber Sie sind gut damit beraten, in wichtigen Dingen nur auf Personen zu hören, die Ihre Situation aus eigener Erfahrung nachvollziehen können wie auf Kollegen oder auf die Branche spezialisierte Coaches mit Steuerberatungs-Background. Alles andere ist nur Rauschen, und das kennen Sie ja schon: „Du, ich hätte da mal eine schnelle steuerliche Frage …“

Was auf der Gartenparty letztes Jahr nur ein kleines Ärgernis war, wird zum Stimmungsräuber und Nervenfresser in der stressigen Gründungsphase und überhaupt. Damit Sie nicht zu viel Energie darauf verwenden, Verwandte und Freunde kostenfrei zu betreuen, etablieren Sie am besten folgende Strategie:

• Schaffen Sie kostenlose Beratung ab und überlegen Sie sich einen moderaten „Snack-Preis“ für die schnelle steuerliche Frage zwischendurch, egal von wem. So wird Ihre Expertise respektiert (und es filtert Fragen ganz ungemein).
• Verweisen Sie Freunde, erweiterte Familie, Nachbarn und Bekannte an vorselektierte Kollegen. Außer dem eigenen Partner, Kind oder Elternteil und so weiter sind alle (nervenschonend) besser bei einer neutraleren Beratung aufgehoben.
• Wenn das beides für Sie nicht funktioniert, dann setzen Sie ein Limit für das Zeitbudget, das Sie für „ehrenamtliche“ Beratung aufwenden wollen und halten Sie sich auch daran – zum Beispiel zwischen 4 und 16 Stunden in jedem Quartal.

Noch besser ist es, Grenzen zu setzen und sich mit diesen wohlzufühlen. Grenzen für die Arbeitszeit pro Tag und die Duldung von Last-Minute-Beleglieferungen, Grenzen für „kostenlose“ Fragen. „Nein“ ist ein vollständiger Satz und bedarf keiner Rechtfertigung.

Sie werden schnell bemerken, dass manche Fragen und Anforderungen sich wiederholen. Dann erstellen Sie eine FAQ-Seite auf Ihrer Website und können zukünftig einen Link versenden, statt sich zu wiederholen, während Sie parallel sichtbarer werden als Expertin oder Experte.

Sie werden auch bald bemerken, dass manche Fragen und Anforderungen so speziell sind, dass Sie sich für den Einzelfall tief einarbeiten müssen. Dann verwenden Sie das erworbene Fachwissen, um weitere verwandte Mandate zu finden und es immer wieder zu verwenden: Das ist eine Marketingaufgabe.

Was zwischen Organisation und Daten nicht untergehen darf

Wenn Sie Ihre eigene Steuerkanzlei gründen, gibt es neben Strategien, Apps und Tools und Erweiterungen und Fachwissen noch einen Erfolgsfaktor, der im Trubel zu oft ein bisschen untergeht:

Geld und Steuern sind für viele Menschen persönliche, emotionale Themen.

Auch für Unternehmerinnen und andere Selbständige, deren ganzes Finanzleben Sie als Steuerberater kennen. Wenn Sie nie vergessen, dass nicht Technologie, sondern Vertrauen am Ende entscheidend sind für eine gute und langfristige Zusammenarbeit, dann wird Ihre frischgeborene Steuerkanzlei wettbewerbs- und zukunftsfähig sein. Viel Erfolg!

PS: Kennen Sie schon unser Starterpaket für Kanzleien?