Die 5 größten Probleme in Steuerkanzleien, die entspannten Erfolg verhindern
Welche Hindernisse beschäftigen Kanzleien rund um die Digitalisierung… und welche Lösungen gibt es? Wir fragten Lexware Office KanzleibetreuerSebastian Kaiser nach seiner Einschätzung
Inhaltsverzeichnis
Je nachdem, wen Sie gerade fragen, sehen die fünf (oder zehn) größten Probleme einer Steuerkanzlei mal so, mal so aus. Angestellte mit Kindern werden die Vereinbarkeit von Home-Office und Produktivität schwierig finden, HR-Consultants sich auf Herausforderungen für Führungskräfte konzentrieren und Azubis andere Dinge problematisch finden als Teilzeitkräfte im Rentenalter. Oder doch nicht? Wir beleuchten die typische Kanzleisituation aus Sicht von Steuerkanzlei-Beratenden, die täglich in der Praxis jene Stellschrauben sehen, die gerne müheloser drehen dürften: Welche sind die größten Hindernisse, um erfolgreich digital zu werden?
5 Herausforderungen, die fast allen begegnen – und mögliche Lösungen
Der Weg zur digitalen Kanzlei ist ein spannender Prozess für Steuerberatende aller Größenordnungen. Dabei besteht die größte Herausforderung nicht in der Auswahl der Apps und Tools und leider aucn nicht darin, mit der ganzen dank Effizienz freiwerdenden Zeit nun neue Geschäftsfelder zu erobern. Die häufigsten Probleme, wenn man Social-Media-Gesprächen lauscht, auf Branchen-Events plaudert und KI-Bots fragt, sind:
1. der allgegenwärtige Fachkräftemangel
Steuerkanzleien lernen heute immer besser, sich als interessante Arbeitgeber aufzustellen, sie nutzen innovative Methoden fürs Recruiting und für das Durchforsten von Stellenbörsen und doch suchen viele Steuerberatende immer noch händeringend nach passender Erweiterung fürs Team.
2. mangelnde Digitalausbildung der Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den Möglichkeiten von KI und Automatisierung nicht vertraut sind, stehen Hemmschwellen zwischen der erfolgreichen Einführung von Apps und Tools. Fehlende Erfolgserlebnisse und Ängste verstärken solche Effekte.
3. Stress aufgrund fehlender Automatisierungen
Wenn Mandanten nicht selbst buchen, sondern ihre Belege immer noch im Karton oder Pendelordner liefern, gibt es unweigerlich und unaufhaltsam immer wieder unnötig stressige Zeiten in Kanzleien. Fristendruck könnte durch Automatisierung deutlich entschlackt werden.
4. Mangelnde Veränderungsbereitschaft der Kanzleiführung
Wenn der Chef nicht mitmacht, bleibt Innovation ergebnislos vor der Tür stehen. Ob aufgrund von Überlastung, Überforderung oder einfach mangelnder Bereitschaft – wenn Steuerberater auf hierarchische Führung und traditionelle Buchhaltung Wert legen, geht es nicht voran.
5. Verzicht auf Spezialisierungen und Verdichtungen
Selbständigkeit wird immer komplexer, gesetzliche und steuerliche Vorgaben ebenfalls. Wer eine zukunftsträchtige Kanzlei führen möchte, setzt auf bestimmte Branchen oder Nischen-Fachwissen. Die Nischen können auch sehr groß sein, wie E-Commerce beispielsweise.
Das sagt der Lexware Office Kanzleibetreuer zu den “fünf Problemen”
Sieht die Welt der Kanzleien derzeit wirklich so aus, wie der Branchen-Flurfunk es behauptet? Wir haben lieber jemanden gefragt, der jeden Tag mit Steuerberaterinnen und Steuerberatern über Digitalisierungsprozesse spricht: Lexware Office Kanzleibetreuer und Digitalisierungsexperten Sebastian Kaiser.
Sebastian Kaiser
Lexware Office Kanzleibetreuer
„Diese fünf Herausforderungen sind tatsächlich die Standard-Probleme, die fast jeder Steuerberater sagt, den man fragt. Der erste Punkt Fachkräftemangel ist tatsächlich etwas, womit die Branche sich kurz- und langfristig beschäftigen muss, um die Berufe interessanter für junge Menschen zu machen.
Den zweiten Punkt – fehlende Digitale Ausbildung der Mitarbeiter – kann ich nicht ganz nachvollziehen. Dann muss man die Menschen eben fortbilden. Angefangen von Angeboten wie unserem Starterpaket bis hin zur lexofficer Zertifizierung fallen mir auf Anhieb so viele Möglichkeiten ein, Mitarbeiter dort abzuholen, wie sie aktuell stehen und bei der beruflichen Weiterentwicklung zu unterstützen.
Einige werden nun sagen: Da kommt aber der dritte Punkt zum Tragen. Wo bereits Stress herrscht und keiner Zeit hat, weil die Automatisierungen fehlen, darf man nicht in die Falle tappen, diesen Teufelskreis so hinzunehmen. Das ist ein Mindset-Problem: Ich muss die Zeit investieren, um in diesen Bereichen voranzukommen. Die muss ich mir einfach nehmen, sonst ist das ein Kreisverkehr ohne Ausfahrt.
Die mangelnde Veränderungsbereitschaft wie in Punkt 4 genannt gibt es zwar noch in Kanzleien, aber sogar die gibt allmählich dem allgemeinen Innovationsdruck nach.
Was Spezialisierung angeht, den fünften Punkt auf der Liste: Das sehe ich nicht ganz so. Ja, man kann sich als Steuerberaterin oder Steuerberater spezialisieren, die Entscheidung muss aber jede Kanzlei für sich treffen beziehungsweise hat sie wahrscheinlich schon getroffen. Wir reden im Falle von Kanzleien, die Lexware Office mit ihren Mandanten nutzen wollen, ja immer noch von KKU und diese Inhaber sollten sich im ersten Schritt die Struktur der Mandanten anschauen und werden dann sehen, ob Spezialisierung nach einer guten Idee klingt.
Entscheidender als die Überlegung, ob alle diese Probleme haben, finde ich jedoch den Willen, wirklich etwas zu ändern. Ich kann zum Beispiel nicht sagen „mir fehlt die Zeit wegen fehlender Automatisierung“ und dann will ich aber bei mir in der Kanzlei nichts ändern.
Fazit: Konkret umsetzen statt Probleme zählen
Gegen den Fachkräftemangel hilft, Bewerber:innen ein besseres Angebot zu machen als andere Branchen und Kanzleien. Das betrifft Geld, Führung, New Work und Entwicklungsmöglichkeiten sowie innovative Arbeitsweisen – eine rundum digitale Kanzlei bringt wichtige Faktoren bereits mit.
Mitarbeiter ohne das entsprechende digitale Vorwissen müssen geschult werden, aber auch “abgeholt” auf eine Art und Weise, die keine Hemmschwellen aufbaut. Dann ergibt sich gesteigerte Automatisierung von selbst, weil das Gelernte umgesetzt werden kann.
Ob Sie sich dafür spezialisieren müssen oder weiterhin ein offenes Geschäftskonzept haben, sei dahingestellt und kommt sicherlich auf den Einzelfall an, wie Sebastian schon sagte. Nur bei der Veränderungsbereitschaft, da müssen Sie auf jeden Fall selbst loslegen. Ohne das richtige Mindset hat Innovation keine Chance.
Wir empfehlen Ihnen, unser Kanzlei-Starterpaket zu buchen. Dann analysieren wir mit Ihnen die individuelle Situation Ihrer Kanzlei, helfen Ihren Prozessen auf die Sprünge und bringen Ihrem Team außerdem noch bei, wie das Onboarding von Mandanten in die Software reibungslos läuft.
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