Wichtiger denn je: Burnout-Prävention in der Kanzlei

Stärken ausbauen, Burnouts vermeiden

Für Steuerberatende ist es eine schwierige Situation, wenn Team-Mitglieder in den Burnout rutschen oder sich als jemand entpuppen, der oder die schon lange mit dem Alltag kämpft, weil alles zu viel wird. Der erste und sehr lobenswerte Ansatz besteht dann in der Regel darin, sich um mentales Wohlbefinden und Gesundheit der betreffenden Person zu kümmern. Krankschreibungen, Auszeiten und Verständnis: Alles wichtige Werkzeuge, damit jemand wieder zu sich finden kann.

Wie wäre es aber, wenn Sie Burnout nicht als das Problem des erkrankten Menschen betrachten, sondern als ein Symptom des Umfelds? Plötzlich haben Sie ganz viele Möglichkeiten, konkrete Burnout-Prävention zu betreiben und Wiederholungen der Zusammenbrüche zu vermeiden.

Die allgemeingültige Definition von Burnout:

Burnout ist ein Syndrom, das zu Erschöpfung, Distanzierung von der Arbeit und verminderter Leistungsfähigkeit führt. Die Weltgesundheitsorganisation (WHO) hat Burnout bereits als berufliches Phänomen anerkannt. Auslöser ist chronischer Stress am Arbeitsplatz, der nicht erfolgreich bewältigt wird – Stress alleine führt nicht zu Burnout, aber Situationen mit niedrigen Erfolgsaussichten, nicht erfüllte Erwartungen und hohem Zeitdruck ohne Ausgleich können diese anhaltende körperliche, emotionale und kognitive Erschöpfung auslösen.
Ein Burnout hat also nicht eine einzige Ursache, sondern die Gründe stauen sich bis zum Zusammenbruch und dann ist es zu spät für schnelle Lösungsansätze. Die Auswirkungen betreffen nicht nur den Arbeitsplatz, sondern die gesamte Gesundheit und das Privatleben.

1. Prozesse aufräumen und modernisieren

Geht Ihre Kanzlei vor jeder großen „Steuerfrist“ organisatorisch in die Knie? Dann wird es Zeit für eine Umstellung auf digitale Prozesse und – im Idealfall – gut erzogene selbst buchende Mandate. Stellen Sie sich einfach den Unterschied in der Praxis an diesen 5 Beispielen vor:

1. statt händeringend jeden Monat, jedes Quartal oder am Jahresende auf die Pendelordner der üblichen Verdächtigen zu warten, buchen diese durchgehend selbst immer dann, wenn der Vorgang entsteht und die Buchungen können in der Cloud-Buchhaltung unabhängig von Ort, Zeit und Papier geprüft werden.
2. statt zähneknirschend Nachtschichten einzubauen, bekommen die Mandate eine gut leistbare Terminvereinbarung für die Lieferung aller Datensätze und wer diese nicht einhält, zahlt eine Strafe und damit kräftig drauf. Von dem Geld gibt es dann Mitarbeiter-Benefits für den mentalen Ausgleich.
3. statt augenrollend die digital-unwilligen Mandate doch noch zu buchen, lagern Sie diese Aufgabe an ein auf Lexware Office spezialisiertes profesionelles Buchhaltungsbüro aus. Ob Sie das dann zahlen und die volle Kontrolle behalten oder dem Mandant sagen, mit wem er arbeiten soll, ist im Ergebnis egal.
4. statt gestresst die organisatorisch aufwändigen Sonderfälle wie Multi-Channel-Commerce oder Kassenlösungen manuell zu buchen, verdienen Sie lieber an Beratung und empfehlen Ihren Mandaten die passende Erweiterung oder Schnittstelle für reibungslose Synchronisation aller Belege mit der digitalen Buchhaltung.
5. statt abwartend zu erwarten, dass sich die Mitarbeitenden selbst in die neuen Möglichkeiten einarbeiten, geben Sie der Fortbildung eine Struktur: Durch das Lexware Office Starterpaket für Steuerkanzleien, die Webinare unserer Kanzleibetreuer oder die Lexofficer Weiterbildung als Zertifizierung für Steuerfachangestellte.

2. Die neuen Rollen den Talenten entsprechend entwickeln

Wir wissen heute: Menschen sind widerstandsfähiger, wenn sie Aufgaben übernehmen können, die ihren Stärken entsprechen und selbst darüber entscheiden können, wie sie mit Druck umgehen. Dazu gehört auch die Entscheidung, ob sie am Kanzlei-Arbeitsplatz, im Home-Office oder hybrid arbeiten und wo sie selbst Optimierungspotenziale sehen (statt diese verordnet zu bekommen).

Wer vermeiden will, dass Menschen im Team in den Burnout rutschen, sollte ihnen also zuhören und sowohl Vorschläge als auch Bedenken ernst nehmen. Die Klärung der beidseitigen Erwartungshaltungen und ein realistisches Aufgabenmanagement helfen, Überlastung zu vermeiden. Die vielen Möglichkeiten der Weiterentwicklung geben Sicherheit, wenn diese wahrgenommen werden können, ohne zusätzlichen Zeitstress zu erzeugen. Signalisieren Sie ganz klar: „Es geht nicht von der Arbeitszeit ab, wenn wir diese oder jene Aufgabe lösen oder uns fortbilden – das sind Extras, die als solche gewürdigt, ausgeglichen oder bezahlt werden“.

Prävention wird verbessert, indem Rollen geschaffen werden, die den individuellen Stärken entsprechen, das Wohlbefinden proaktiv gefördert wird und sichergestellt wird, dass Führungskräfte in der Lage sind, ihre Teams zu unterstützen. (Quelle: Gallup)

Burnout-Prävention kann also – wenn Sie Ihre Möglichkeiten richtig spielen – nicht nur ein Mittel der Mitarbeiterbindung sein. Sie kann auch die Akzeptanz für die Einführung neuer Technologien und Prozesse steigern – immer dann nämlich, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter begreift:
„Hier geht es gar nicht nur um Umsatz. Hier geht es auch darum, dass es mir gut geht und das so bleibt, weil man mich nicht verlieren will.“ So etwas kann man dann als Führungskraft auch einfach gelassen aussprechen und damit zur gefühlten Wirklichkeit werden lassen.

Der Weg aus dem Burnout führt direkt in persönliche und fachliche Weiterentwicklung, um wieder „aus dem Loch zu krabbeln“. Wir empfehlen daher, es gar nicht erst so weit kommen zu lassen und schon jetzt auf kanzlei-eigene Stärken und digitale Potenziale zu setzen.