AI Agenten – vom Tool zum digitalen Kanzlei-Mitarbeiter

𝗔𝗴𝗲𝗻𝘁𝗶𝗰 𝗔𝗜: 𝗩𝗼𝗺 𝗞𝗜-𝗧𝗼𝗼𝗹 𝘇𝘂𝗺 𝗱𝗶𝗴𝗶𝘁𝗮𝗹𝗲𝗻 𝗞𝗮𝗻𝘇𝗹𝗲𝗶-𝗠𝗶𝘁𝗮𝗿𝗯𝗲𝗶𝘁𝗲𝗿?

KI entwickelt sich rasant weiter. Mit sogenannten „Agentic AI“-Systemen entstehen autonome KI-Agenten, die nicht nur Inhalte generieren, sondern eigenständig Aufgaben planen, Entscheidungen vorbereiten und mehrstufige Prozesse ausführen: So entstehen höhere Produktivität, bessere Entscheidungen, personalisierter Service und Freiraum für kreative, anspruchsvollere Arbeit wie Unternehmensberatung als Steuerexperte.

AI Agents sind KI-Programme, die sogar Entscheidungen treffen und ihre Arbeitsweise dann entsprechend anpassen, statt nur auf Anweisungen in Form von Prompts zu antworten. Zu den Technologietreibern gehören unter anderem OpenAI, Google DeepMind und Microsoft.

AI Agents sind lernfähig, verbessern sich ständig und können auch externe Anwendungen wie Suchmaschinen und Datenbanken bedienen. Sie kommunizieren mit anderen Agenten oder der Umgebung: Es gibt persönliche AI-Agenten, die auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten wurden und Kanzlei- oder Unternehmens-Agents, die mit Unternehmensdaten und -zielen arbeiten.

Typische Einsatzfelder: Marketing für Personalisierung und Kampagnenoptimierung, Finanzen und Steuern für Prognosen und Risikobewertungen, Operations für Lieferketten- und Bestandsoptimierung, Technik für beispielsweise Fehleranalysen – bestehende Workflows beschleunigen und neue datengestützte Workflows ermöglichen, für die bisher Kapazitäten fehlten.

Einsatzbeispiel für einen AI-Agenten in der Unternehmensberatung:

Ein AI-basiertes System prüft Dokumente, fasst zusammen, trifft Vorschläge für Entscheidungen und generiert personalisierte Antwortschreiben, bleibt dabei aber unter menschlicher Aufsicht.

Denn auch für AI-Agenten gilt wie für andere KI-Aufgaben: Sie funktionieren am besten, wenn sie im Ergebnis gezielt an Menschen übergeben, ganz besonders bei sehr komplexen oder risikoreichen Fällen in den Bereichen Gesundheit, Service und natürlich Steuern- und Finanzberatung. Damit das klappt, muss sauber definiert werden, welche Eskalationspunkte und Feedbackschleifen es geben soll, um es Menschen zu ermöglichen, AI-Agenten zu trainieren und deren Entscheidungen im Bedarfsfall korrigieren zu können. Transparenz und Erklärbarkeit sind wesentlich!

Was das für Steuerkanzleien bedeutet?

• Automatisierte Belegprüfung und Kontierung
• Vorbereitung von Steuererklärungen auf Basis definierter Regeln
• Fristenüberwachung inklusive Mandantenkommunikation
• Laufende Analyse betriebswirtschaftlicher Kennzahlen

Der entscheidende Unterschied durch die Arbeit mit AI-Agenten: KI unterstützt nicht mehr nur punktuell – sie übernimmt eigenständig strukturierte Workflows.

Damit rücken neue Fragen in den Fokus:

• Wer trägt Verantwortung?
• Wie bleibt die Qualität gesichert?
• Wie integriert man solche Systeme rechtssicher in bestehende Kanzleiprozesse?

Kurz: Agentic AI ist kein Zukunftsthema mehr – sondern eine strategische Frage für jede Kanzlei, die Digitalisierung ernst nimmt.

3 Tipps für die ersten Kanzlei AI-Agenten:

1. Agentic AI sollte immer konsequent an Geschäftsziele und konkrete Use Cases gekoppelt werden und nicht als Selbstzweck aufgesetzt, nur weil es geht – es muss auf der ganzen Strecke Sinn ergeben, wenn AI-Agenten eingesetzt und überwacht werden..​

2. Besonders wichtig sind interne Kommunikation und Change Management Prozesse sowie eine bewusste, strategische Innovationskultur: Die Kanzlei-Führungskraft muss die mit den AI-Agenten angestrebten Ziele klar erklären. Die Mitarbeitenden benötigen in der Regel eine Schulung.

3. Sicherheit, Compliance und Ethik müssen für jeden AI-Agenten Anwendungsfall priorisiert werden, vor allem wenn es um Mandatendaten geht und inklusive aktueller regulatorischen Anforderungen und klarer Governance-Frameworks, um Prozesse und Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu benennen.