Aufwendungen

Im Handelsrecht gibt es definitorische Unterschiede zwischen Aufwendungen und Ausgaben. Während es sich demnach bei Aufwendungen um eine Vermögensminderung handelt, weil sie den Erfolg mindern, werden Ausgaben zur Finanzierungsrechnung gezählt. Bei der Verbuchung müssen Sie Aufwendungen dem Geschäftsjahr zuordnen, in dem Sie entstanden sind. Das geschieht nach dem

• Grundsatz der Periodenabgrenzung
• Realisationsprinzip
• Imparitätsprinzip

Zu den Ausgaben hingegen zählen beispielsweise Zahlungsvorgänge, Verbindlichkeiten oder die Minderung von Forderungen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht handelt es sich also immer dann um eine Ausgabe, wenn eines der folgenden Konten berührt wird:

• Verbindlichkeiten
• Kasse
• Bank

Ausgaben stellen immer eine Verminderung des Betriebsvermögens. Gleichzeitig wird aber auch ein Wertzugang generiert. Es handelt sich also um eine Vermögensumschichtung.

Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen

Nach dem Gesamtkostenverfahren müssen Sie in der Gewinn– und Verlustrechnung alle Aufwendungen ausweisen, die in einem Geschäftsjahr angefallen sind. Das gilt auch für Erlöse aus Erzeugnissen und für unfertige Erzeugnisse. Sie werden unter dem Konto der Bestandsveränderungen zusammengefasst.

Tipp: Verwenden Sie eine GuV Vorlage, um die Aufwendungen Ihres Unternehmens übersichtlich und strukturiert darzustellen.

Aufwendungen für Material

Auch die Kosten für den Kauf von Rohstoffen und Waren zählen zu den Aufwendungen, solange sie für die Verarbeitung von Erzeugnissen eingesetzt werden. Sie werden unter dem Konto „Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren“ verbucht. Hinzu kommen alle Leistungen, die Sie von anderen Unternehmen für die Verarbeitung dieser Materialien in Anspruch nehmen.

Aufwendungen für Personal

Löhne und Gehälter sowie alle sozialen Abgaben für die Altersversorgung zählen zum Personalaufwand.

Abschreibungen

Immaterielle Anlagegegenstände und Sachanlagen

In § 275 Abs. 2 Nr. 7a HGB sind in der GuV nach dem Gesamtkostenverfahren alle planmäßigen und außerplanmäßigenAbschreibungen auszuweisen auf

• immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens,
• den derivativen Geschäfts- oder Firmenwert und
• das Sachanlagevermögen.

Außerplanmäßige Abschreibungen nach § 253 Abs. 3 Satz 5 und 6 HGB sind jeweils gesondert auszuweisen oder im Anhang anzugeben.

Umlaufgegenstände

In § 275 Abs. 2 Nr. 7b HGB sind in der GuV nach dem Gesamtkostenverfahren nur die Abschreibungen auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens auszuweisen, soweit sie die im Unternehmen üblichen Abschreibungen überschreiten. Die hiermit korrespondierenden üblichen Abschreibungen werden unter Nr. 2 Bestandsveränderungen, Nr. 5a Materialaufwand und Nr. 8 sonstige betriebliche Aufwendungen ausgewiesen.

Außerordentliche Aufwendungen

Der Posten „außerordentliche Aufwendungen“ war bisher von mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften und KapCo-Gesellschaften in der Gewinn- und Verlustrechnung unter Nr. 16 nach dem Gesamtkostenverfahren und Nr. 15 nach dem Umsatzkostenverfahren auszuweisen. Hierunter wurden nach dem bisherigen Recht Aufwendungen verstanden, die außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens anfallen.

Für Wirtschaftsjahre nach dem 31.12.2015 entfällt der Posten außerordentliche Aufwendungen

Durch das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) entfällt für nach dem 31.12 2015 beginnende Geschäftsjahre der bisherige Posten „außerordentliche Aufwendungen“ in der Gewinn- und Verlustrechnung. Ferner wird § 277 Abs. 4 HGB a. F. aufgehoben, durch den bisher der Ausweis dieses außerordentlichen Postens in der GuV und die Erläuterung hinsichtlich Betrag und Art im Anhang vorgeschrieben waren.

Welche Posten im Anhang zu erläutern sind

Stattdessen sind im Anhang die einzelnen Aufwandsposten von außergewöhnlicher Größenordnung oder außergewöhnlicher Bedeutung nach Betrag und Art anzugeben. Die Beträge sind zu erläutern, soweit sie nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Den Maßstab für die Außergewöhnlichkeit geben die individuell üblichen Gegebenheiten (aufwandswirksame Geschäftsvorfälle) des jeweiligen Unternehmens vor. Diese Änderung ist unabhängig von der Größe der Gesellschaft und betrifft daher nicht nur die mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften und KapCo-Gesellschaften.

Die betreffenden Posten sind im Anhang einzeln darzustellen. Es genügt also nicht wie bisher in der GuV einen Gesamtbetrag anzugeben. Im Unterschied zum bisherigen Recht kann es sich auch um zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit gehörende Vorgänge handeln. Aufwendungen sind für das Unternehmen von außergewöhnlicher Bedeutung, wenn sie Vorgänge betreffen, die das Unternehmen prägen. Dabei kann die von der Praxis bisher entwickelte Abgrenzung nach der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit indiziell weiter herangezogen werden. Lagen daher nach der bisherigen Praxis Aufwendungen außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, fielen sie also unregelmäßig oder sogar selten an, so besteht ein Indiz dafür, dass sie auch i. S. v. § 285 Nr. 31 HGB n. F. für das Unternehmen von außergewöhnlicher Bedeutung sind. Es gehören daher folgende nach der bisherigen Praxis als ‹außerordentliche› Aufwendungen eingeordnete Posten dazu:

• Verluste aus dem Verkauf oder der Stilllegung von Teilbetrieben, Zweigniederlassungen oder Geschäftsstellen;
• Verluste aus dem Verkauf von Grundstücken, die zu den wesentlichen Betriebsgrundlagen gehören;
• Aufwendungen für einen Sozialplan;
• außergewöhnliche Inanspruchnahme aus Haftung, z. B. Produzentenhaftung;
• in Einzelfällen: einmalige und erhebliche Aufwendungen bei der Erschließung neuer Märkte oder der Aufnahme neuer Produkte.

Sonstige betriebliche Aufwendungen

Sonstige betriebliche Aufwendungen sind Aufwendungen, die keinem anderen Aufwandsposten der GuV wie beispielsweise Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen (Finanzanlagen, Wertpapiere des Umlaufvermögens) oder Zinsen, zugeordnet werden können.

Zu dem Sammelposten „sonstige betriebliche Aufwendungen“ gehören:

• Verlust aus dem Abgang von Anlagegegenständen;
• Verlust aus dem Abgang von Umlaufgegenständen außer Vorräten;
• übliche Abschreibungen auf Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände;
• Zuführungen zu Rückstellungen (soweit keine Zuordnung zu einer Aufwandsart möglich ist);
• Aufwendungen aus der Währungsumrechnung.

Periodenfremde Aufwendungen

Periodenfremde Aufwendungen sind Aufwendungen, die einem anderen Geschäfts-/Wirtschaftsjahr zuzurechnen sind.

Sofern periodenfremde Aufwendungen in den „sonstigen betrieblichen Aufwendungen“ enthalten sind, die nicht von untergeordneter Bedeutung sind, müssen Kapital- und KapCo-Gesellschaften diese hinsichtlich ihres Betrags und ihrer Art in Anhang erläutern. Kleine und mittelgroße Gesellschaften können auf die Angabepflicht jedoch verzichten.

Neutrale Aufwendungen

Betriebswirtschaftlich werden Ausgaben, Aufwendungen und Kosten abgegrenzt:

• Ausgaben werden als Verminderung des Nettogeldvermögens verstanden. Nettogeldvermögen sind die liquiden Mittel zuzüglich der Forderungen und abzüglich der Verbindlichkeiten.
• Unter Kosten wird der leistungsbedingte bewertete Verzehr an Gütern und Diensten verstanden.
• Aufwendungen stellen die auf eine Abrechnungsperiode bezogenen Ausgaben dar.

Führen Aufwendungen einer Rechnungsperiode nicht oder in einer anderen Periode zu Kosten, so werden hierunter „neutrale Aufwendungen“ verstanden. Nicht zu Kosten führende Aufwendungen können betriebsfremde Aufwendungen sein, z. B. Spenden für karitative Zwecke oder Reparaturen an nicht betriebsbedingten Gebäuden. Hierzu werden auch außergewöhnliche betriebliche Aufwendungen gezählt, z. B. außergewöhnliche Forderungsausfälle, Katastrophenschäden, Währungsverluste. In einer anderen Periode zu Kosten führende Aufwendungen sind z. B. steuerlich motivierte höhere handelsrechtliche Abschreibungen.