Anzahlungen
Inhaltsverzeichnis
Hierbei handelt es sich um Vorleistungen bzw. Vorauszahlungen, welche innerhalb eines schwebenden Geschäfts getätigt werden. Anzahlungen sind hierbei vergleichbar mit einem Kredit oder Darlehen, welche vor der Erbringung einer Dienstleistung bzw. vor der Lieferung eines Produktes vom Auftraggeber an seinen Geschäftspartner getätigt wird. Sobald der Anspruch erfüllt wurde, muss der Zahlende lediglich die Restsumme begleichen – sowohl die Verpflichtung als auch der Anspruch einer Gegenleistung werden somit durch Anzahlungen verringert.
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung
Bei Interesse können Sie entsprechende Gesetze und Vorschriften hier nachlesen:
- § 266 & 268 HGB
- § 13, 14 & 15 UStG
Bilanzsteuerrecht
Umfang der Bilanzierung
Sie müssen zwischen Aktivierungs- und Passivierungsangeboten unterscheiden. Sofern es sich bei Ihren Ansprüchen und Verpflichtungen um schwebende Geschäfte handelt, sollten Sie diese erfolgsneutral ausweisen. Sobald diese Anzahlungen jedoch geleistet wurden, sind sie in der Bilanz zu aktivieren, erhaltene Zahlungseingänge hingegen zu passivieren. Mit der Lexware Office Bilanz Vorlage behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Finanzen.
Die Rechtsgrundlage besagt, dass die oben beschriebenen Vorgänge sowohl steuerrechtlich als auch handelsrechtlich gelten. Das bedeutet: Bei Aktivposten handelt es sich um Ihren Anspruch auf Leistung. Die Passivposten sind hingegen Ihre Verbindlichkeiten zur Erbringung von Leistungen gegenüber Dritten.
Praxis-Beispiel
Anzahlungsrechnung
Sie haben eine Rechnung über 10.000 Euro. Hinzu kommt die Umsatzsteuer von 1.900 Euro. Diese Summe wird der Bank gutgeschrieben. Beachten Sie bitte, dass die Umsatzsteuer bei der Buchung beim Empfänger nicht berücksichtigt wird.
| Aktiva Bank | 10.000 EUR |
| Passiva Erhaltene Anzahlungen | 10.000 EUR |
| Buchung beim Auftraggeber: | |
| Aktiva: Geleistete Anzahlungen | 10.000 EUR |
| Vorsteuer | 1.900 EUR |
| Passiva: Bank | 11.900 EUR |
Zeitpunkt der Bilanzierung
Anzahlungen können Sie erst auf der Aktivseite ausweisen, sobald der von Ihnen zu zahlende Betrag tatsächlich von Ihrem Konto abgebucht wurde und somit nicht mehr Teil Ihres Vermögens ist:
- Erteilung des Überweisungsauftrags
- Einlösung eines Schecks
Dasselbe Prinzip gilt selbstverständlich für die Passivseite. Erhaltene Anzahlungen können Sie demnach erst ausweisen, sobald Sie die vereinbarte Summe erhalten haben. Relevant für die Schlussrechnung ist ausschließlich der Differenzbetrag, welchen Sie als restliche Verbindlichkeit ausweisen müssen.
Bitte beachten Sie zudem Folgendes:
- Erwerben Sie einen aktivierungsfähigen Vermögensgegenstand, handelt es sich um eine erfolgsneutrale Umbuchung. Diese erfolgt auf den aktiven Bilanzposten.
- Haben Sie hingegen eine nicht aktivierungspflichtige Dienstleistung, dürfen Sie erst eine erfolgswirksame Umbuchung als Aufwand vornehmen, wenn die entsprechende Leistung erbracht wurde.
- Wenn eine geleistete Anzahlung verloren geht, müssen Sie diese gewinnmindern ausbuchen, da sie nicht mehr zu Ihren Anschaffungskosten zählt.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Bei der EÜR ist es wichtig, dass Sie sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben erst nach tatsächlicher Zahlung verbuchen. Es gibt jedoch relevante Unterschiede zwischen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Bilanzierung:
- Der Erhalt einer Anzahlung zählt als Bruttobetrag zu den Betriebseinnahmen.
- Die Verausgabung demzufolge als Betriebsausgabe.
Achtung: Wenn Sie im Rahmen einer Anzahlung Umsatzsteuer entrichten müssen, handelt es sich hierbei ebenfalls um eine Betriebsausgabe.
Anzahlungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden nicht als Betriebsausgaben gebucht, sondern als Anschaffungs- und Herstellungskosten abgeschrieben. Wie bei der Bilanzierung können Sie Abschreibungen erst vornehmen, wenn Sie die Leistungen erbracht bzw. erhalten haben. Diese Grundsätze gelten im Übrigen auch bei der Ermittlung der Überschusseinkünfte.
Was sind häufige Fehler bei einer Abschlagsrechnung?
Bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung gilt es, häufige Fehler zu vermeiden. Die häufigsten Fehler bei einer Abschlagsrechnung sind:
- Pflichtangaben für Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG) vergessen, die ebenfalls für Abschlagsrechnungen gelten
- Die Abschlagsrechnung falsch als Teilrechnung bezeichnen
- In der Abschlussrechnung die Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigen
Vermeiden Sie diese Fehler, erstellen Sie Ihre Abschlagsrechnung einfach mit Lexware Office! Alle Pflichtangaben werden automatisch berücksichtigt. Sie können auch ein bestehendes Angebot oder eine Auftragsbestätigung als Grundlage nehmen und daraus eine Abschlagsrechnung schreiben. Und Sie erstellen die passende Schlussrechnung zu Ihrer Abschlagsrechnung.
Abschlagsrechnungen für einen Vorschuss mit wenigen Klicks schreiben und die finale Schlussrechnung daraus erstellen:
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Umsatzsteuer
Mindest-Ist-Besteuerung
Der Empfänger einer Anzahlung muss nach dem Voranmeldezeitraum Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten. Diese wird aus dem zugeflossenen Betrag herausgerechnet. Der Steuersatz beträgt entweder 7 % oder 19 %.
Rechnungserteilung
Aus den Anzahlungsrechnungen ist für den Auftraggeber nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis vorliegt und die Zahlung geleistet ist.
Aus den Rechnungen vor Ausführung der Leistung muss hervorgehen, dass hiermit Anzahlungen abgerechnet werden, z. B. durch die Angabe des voraussichtlichen Zeitpunkts der Leistung. Dabei kann auch nur über einen Teil des Gesamtentgelts abgerechnet werden.
In der Schlussrechnung wird über die ausgeführte Leistung insgesamt abgerechnet. Sofern für die Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erteilt worden sind, sind in der Schlussrechnung die bei Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen.
Für die zutreffende Gestaltung der Schlussrechnung ergeben sich folgende Möglichkeiten:
- Es werden vom Gesamtrechnungsbetrag alle Anzahlungsrechnungen getrennt mit den auf sie entfallenen Umsatzsteuerbeträgen abgesetzt.
- Es wird vom Gesamtrechnungsbetrag der Gesamtbetrag abgesetzt. Die Umsatzsteuer auf die Restzahlung und die Anzahlungsrechnungen werden gesondert aufgeführt.
- Aus Vereinfachungsgründen ist es auch zulässig, dass die Anzahlungen lediglich auf der Schlussrechnung zusätzlich angegeben oder in einem Anhang zur Schlussrechnung aufgeführt werden.
Ausführliche Beispiele sowie Hinweise zu den Vereinfachungsregeln können aus Abschn. 14.8 Abs. 8 UStAE entnommen werden.
Folgen einer unzutreffenden Schlussrechnung
Werden in der Schlussrechnung entgegen der bestehenden Verpflichtungen die Anzahlungen nicht oder nur mit dem Bruttobetrag angesetzt, muss der Unternehmer den gesamten in der Schlussrechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag an das Finanzamt abführen. Im Ergebnis wird also die Umsatzsteuer doppelt geschuldet. Die Steuerschuld besteht insoweit nicht aufgrund der erbrachten Leistung, sondern als Folge des unzutreffenden Ausweises in der Rechnung.
Solch eine unzutreffende Rechnungsstellung wird meist erst im Rahmen von Außenprüfungen festgestellt. Die Festsetzung der unzutreffend ausgewiesenen Steuer erfolgt aber rückwirkend für den Zeitraum der Erstellung der Schlussrechnung. Eine Berichtigung kommt jedoch erst zeitnah für den Zeitraum der Erteilung einer berichtigten Rechnung an den Leistungsempfänger in Betracht. Diese getrennte zeitliche Abfolge von Festsetzung und Berichtigung in gleicher Höhe führt somit regelmäßig zu einer Festsetzung von Nachzahlungszinsen nach § 233a AO.
Die Erhebung von Nachzahlungszinsen ist in derartigen Fällen sachlich nicht unbillig, auch wenn die zu verzinsende Steuernachforderung lediglich darauf beruht, dass die Steuer nicht rückwirkend in dem Besteuerungszeitraum der ursprünglichen Rechnungserteilung berichtigt werden kann.
Bilanzielle Behandlung der Umsatzsteuer auf Anzahlungen
Aus den Grundsätzen der Bilanzierung schwebender Geschäfte und dem Charakter der Umsatzsteuer ergibt sich, dass die Umsatzsteuer auf erhaltene Anzahlungen erfolgsneutral zu behandeln ist.
Hierbei gibt es 2 verschiedene Methoden:
- Bei der Nettomethode erfolgt der Ausweis der erhaltenen Anzahlung ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird als Verbindlichkeit eingestellt.
- Bei der Bruttomethode wird die erhaltene Anzahlung einschließlich der darin enthaltenen Umsatzsteuer passiviert. Für die Umsatzsteuer wird neben der Passivierung als Verbindlichkeit ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen.
Praxis-Beispiel
Netto- und Bruttomethode
Eine Anzahlungsrechnung über 10.000 EUR zzgl. 1.900 EUR Umsatzsteuer wird auf dem Bankkonto gutgeschrieben.
Die Zahlung ist wie folgt bilanziell zu erfassen:
Nettomethode:
| Aktiva Bank | 11.900 EUR |
| Passiva Erhaltene Anzahlungen | 10.000 EUR |
| Umsatzsteuerverbindlichkeit | 1.900 EUR |
Bruttomethode:
| Aktiva Bank | 11.900 EUR |
| Aktive Rechnungsabgrenzung | 1.900 EUR |
| Passiva Erhaltene Anzahlungen | 11.900 EUR |
| Umsatzsteuerverbindlichkeit | 1.900 EUR |
Handelsrechtlich ist nur noch die Nettomethode zulässig. In der Steuerbilanz ist dagegen zwingend anhand der Bruttomethode zu bilanzieren, was in der Praxis aber oft verkannt wird.