Virtuelle Assistenzen – so findest du eine:n VA

Welche Fragen wichtig sind im Interview

Es gibt Fragen, die gehören zu jedem Interview mit einer persönlichen virtuellen Assistenz: Die Kompetenzen und Rahmenbedingungen müssen geklärt werden.

Andere scheinen nicht so relevant, können auf der Langstrecke aber wichtig werden. Unterschiedliche Zeitzonen zum Beispiel. Es ist einer der großen Vorteile von der Zusammenarbeit mit anderen über das Internet, dass jede:r sich Ort und Zeit frei aussuchen kann.

Wenn beispielsweise dein:e virtuelle:r Assistentin oder Assistent allerdings immer nur mit Zeitverzögerung auf Fragen und Aufgaben reagiert, weil er oder sie dann schlafen geht, wenn du aufstehst, du aber jemanden suchst, der/die ganz prompt reagiert, dann passen die Erwartungshaltungen nicht zusammen.

Es gibt einfach Aufgaben, die dann wunderbar klappen und andere, bei denen das nicht der Fall ist. Wenn Ihr das nicht im Vorfeld klärt, haben anschließend alle Frust.

Deshalb solltest du nicht nur von dir erzählen und Fähigkeiten abfragen, sondern auch dein Gegenüber aus dem eigenen Arbeitsalltag erzählen lassen. Nimm dir die Zeit, diese Person ein wenig kennen zu lernen. Denn die Chemie muss stimmen. Die Anforderungen sollten kompatibel sein und über wesentliche Dinge müsst Ihr euch unbedingt einig sein, damit alles klappt.

VA-Checklist für das Interview mit einer virtuellen Assistenz

1. Seit wann arbeitest du als VA? Kürzer als ein Jahr, ein bis zwei Jahre, drei bis fünf Jahre oder bereits länger?

2. Von wo aus bist du tätig? In welcher Zeitzone beziehungsweise in welcher Region, ein eigenes Büro oder wechselnde Plätze?

3. Wie sehen deine regulären Arbeitszeiten aus? Zu normalen Bürozeiten, oder flexibel auch abends oder an Feiertagen und Wochenenden?

4. Arbeitest du mit Sub-Unternehmer:innen, also eigenen virtuellen Assistenzen, oder werden alle Aufträge nur durch deine Hände gehen?

5. Ist es für dich in Ordnung, eine Geheimhaltungsklausel zu unterschreiben und auch, dass du nicht für meinen direkten Wettbewerb arbeiten wirst?

6. Wie kommunizierst du am liebsten: Video-Meetups, Messenger/Whatsapp, Telefon, Mail, Skype? Gibt es etwas, das gar nicht in Frage kommt?

7. Was kannst du mir zu Zeitplanung sagen? Zum Beispiel zu deinen Antwortzeiten und wie viel Zeit du erfahrungsgemäß für Erledigung von XYZ brauchst?

8. Kennst du Projektmanagementsystem XYZ und Cloud-Software ZXY? Welche Tools setzt du für Kommunikation, Projekte und Social media ein?

9. Bist du damit einverstanden, wenn wir uns einen Jour Fixe suchen, einen festen Termin für regelmäßige wöchentliche oder monatliche Besprechungen?

10. Arbeitest du mit einer Zeiterfassung? Bist du bereit, die Projektaufgaben detailliert zu erfassen, damit ich Potenziale und Probleme schneller erkennen kann?

11. Welche Sicherheitsmaßnahmen betreibst du? Verfügst du beispielsweise über Passwortschutz, Computer-/Dateisicherungen und Antiviren-Software?

12. Welche Skills bringst du mit, hast du auch Fortbildungen in einigen Bereichen absolviert und welche? Eventuell fragst du auch nach Zertifikaten und Berufserfahrung.

13. Was sind deine liebsten Aufgaben im Kundenauftrag? Welche Erfahrungen konntest du damit sammeln und seit wann? Kann ich Beispiele sehen?

14. Wie sieht die Zusammenarbeit konkret aus, wenn wir einen Vertrag schließen: Wie sind die Verbindlichkeiten und Fristen?

15. Rechnest du mit Stundensätzen ab und wie hoch ist die Rate? Kann ich ein Angebot über eine Pauschale bekommen, wie machst du das im Normalfall?

16. Fallen für Eilaufträge Zuschläge an und ab wann ist es ein Eilauftrag? Fallen generell Zusatzkosten an und wie setzen sie sich dann zusammen?

17. Hast du Referenzen oder Kundenstimmen oder andere Kunden, die etwas über die Zusammenarbeit mit dir erzählen? Kann ich bitte eine Mail mit Referenzen bekommen im Anschluss?

18. Hast du bereits mit Kunden aus meiner Branche gearbeitet oder vergleichbare Erfahrungen? Dann freue ich mich, wenn du mehr erzählst.

19. Hast du noch Fragen zu meinem Geschäftsmodell? Welche Dinge müsstest du erst noch lernen, wenn du die anstehenden Aufgaben übernehmen willst?

20. Wenn wir uns für eine Zusammenarbeit entscheiden, wann kannst du beginnen?

Tipp: Keine Zusage während des Interviews erteilen

Mach dir während eures Gesprächs Notizen, wenn du die VA-Checklist durchgehst. Doch egal wie gut ihr euch verstanden habt, erteile keine spontane Zusage.

Lass den Eindruck erst sacken und warte, ob die noch fehlenden Infos und Referenzen auch eintrudeln wie zugesagt. Man kann es nicht oft genug wiederholen, dass dieser Austausch auf Augenhöhe stattfinden sollte:

Es muss für euch beide passen, damit es dann für beide passt 🙂

Worauf du außerdem unbedingt achten solltest

Ein großes Warnsignal ist es, wenn eine potenzielle Virtuelle Assistenz keine eigene Webpräsenz hat und kein Impressum in den Sozialen Medien angibt, auch nicht im Footer von Antwortmails. Oder wenn er oder sie sich weigert, dir eine mobile Kontaktnummer zu nennen.

Denn wenn jemand wichtige Aufgaben für dich übernimmt – und sie sind wichtig, sonst könntest du sie ja entfallen lassen – muss diese Person erreichbar sein. Stell‘ dir zum Beispiel vor, der oder die VA pflegt die Website für dich und es gibt ein sofort zu lösendes Problem, dann musst du anrufen können.

Außerdem kann es jederzeit passieren, dass die eine Aufgabe sehr toll gelöst wird und eine andere nicht. Das passiert, wenn jemand fachlich eine tolle Entlastung ist, aber nichts mit den sozialen Medien anfangen kann: Dann brauchst du im Zweifelsfall zwei VA, statt eine weitere Aufgabe bei einem oder einer zu lassen, die nicht so begeistert ist.

Wenn du Teilaufgaben bereits von einer App lösen lässt, wie es bei Transkripten mit KI der Fall ist, willst du niemanden dafür bezahlen, ein Transkript wie ein manuelles pro Minute abzurechnen. Die oder der VA sollte flexibel reagieren und erkennen, dass es sich um eine andere Aufgabe mit einem stark verringerten Zeitaufwand handelt, wenn zum Beispiel ein gut übersetztes Transkript nur bereinigt wird.

Am Ende ist alles Verhandlungssache und beide müssen sich wohl fühlen. Denn wenn du deine:n VA nicht gut behandelst, ist er oder sie schnell wieder weg.

Virtuelle Assistenzen sind schließlich begehrte und geschätzte Fachkräfte.