Starke Partner: Handwerkersoftware und Buchhaltungslösung
Keine Zettelwirtschaft mehr auf Baustellen, dafür Effizienz in allen Abläufen im Handwerksbetrieb mit Lexware Office Partner Craftboxx
Inhaltsverzeichnis
Craftboxx ist die Handwerker-App für Einsatzplanung, Dokumentation und Zeiterfassung in der Cloud – eine perfekte Ergänzung für die Lexware Office Unternehmenslösung mit Angebotsmodulen und Buchhaltungsfunktionen. Wir freuen uns sehr, dass Philipp Linstedt von Craftboxx sich die Zeit genommen hat, aus dem Werkzeugkästchen zu plaudern.
Philipp Linstedt
CEO von Craftboxx
Mein Name ist Philipp Linstedt. Ich bin Mitgründer und Geschäftsführer der Craftboxx. Wir haben 2018 gegründet, sind inzwischen 15 Mitarbeiter:innen und konzentrieren uns mit unserem Angebot auf die effiziente Planung und Dokumentation für Handwerksbetriebe.
Planung und Dokumentation im Handwerksbetrieb
Craftboxx ist die Handwerker-App für Einsatzplanung, Dokumentation und Zeiterfassung in der Cloud – eine perfekte Ergänzung für die Lexware Office Unternehmenslösung mit Angebotsmodulen und Buchhaltungsfunktionen. Wir freuen uns sehr, dass Philipp Linstedt von Craftboxx sich die Zeit genommen hat, aus dem Werkzeugkästchen zu plaudern.
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Carola Heine Hallo Philipp! Sehr schön, dass du die Zeit gefunden hast, uns von Craftboxx zu erzählen. Ihr konzentriert euch mit eurem Angebot auf die effiziente Planung und Dokumentation für Handwerksbetriebe – das klingt ja erst mal sehr abstrakt. Wie sieht das denn für Handwerksbetriebe in der Praxis aus, wenn sie mit euch arbeiten?
Philipp Linstedt Wir sind ursprünglich mal mit dem Auftrag gestartet, den Zettel und Stift auf der Baustelle überflüssig zu machen. Normalerweise schreibt man als Handwerker die Zeiten, die geleistete Arbeit und die erforderlichen Unterschriften und so weiter auf Papiere, die man mit zum Auto nimmt. Was passiert dann? Der Zettel landet zwischen den Vordersitzen, vielleicht ist er dann sogar weg.
Unsere Idee war daher am Anfang, eine einfache App zu bauen, so simpel wie Whatsapp: Man macht ein paar Fotos, die werden den Aufträgen automatisch zugeordnet. Dann vielleicht noch eine Zeit und Unterschrift und das war’s. Dann haben wir schnell gemerkt: Dokumentation ist die eine Sache, aber das Planen der Aufträge ist auch sehr wichtig. Damit der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin draußen gar nicht mehr so viel nachschauen und nach dem Auftrag suchen muss.
Denn der ploppt dann einfach auf. Deshalb bietet Craftboxx Planung von Aufträgen, Mitarbeiter:innen und bei Bedarf auch Ressourcen, einerseits komfortabel im Büro und auf der Baustelle die App zur Dokumentation.
Carola Heine Ihr habt 2018 gegründet. Das ist zwar noch nicht lange her, aber in den letzten vier bis fünf Jahren ist sehr viel passiert. Wie war das denn für euch?
Philipp Linstedt Ja, das war auf jeden Fall eine spannende Zeit. Das fing schon damit an, dass 2018 die DSVGO ganz frisch war und man gar nicht wusste, was darf man noch und was nicht – ist diese Sache mit der Cloud überhaupt sicher? Wir hatten da schon ein bisschen Aufklärungsarbeit zu leisten. Der Anfang war etwas zäh, unser Produkt war noch nicht ausgereift. Aber jetzt kann man schon seit zwei oder drei Jahren sagen, dass wir da wirklich was Tolles auf die Beine gestellt haben. Unsere Kunden sind sehr happy mit uns.
Unsere Kundschaft besteht ja zu einem großen Teil aus Handwerksbetrieben, darunter sind inzwischen neben den technisch konservativ aufgestellten Betrieben auch kleine und größere sehr moderne Firmen, die beispielsweise 3D-Druck einsetzen. Wir sind sehr happy darüber, wie alles immer innovativer und dynamischer wird.
Carola Heine Zum Thema kleiner und größer: Für wen ist Craftboxx geeignet, für Einzelkämpfer:innen, kleine Teams, große Unternehmen, oder gibt es gar keine Abgrenzung?
Philipp Linstedt Es gibt im Prinzip keine Grenze nach oben oder unten. Aber man kann schon sagen: Wenn du alleine bist, ist präzise Planung vielleicht nicht ganz so wichtig wie mit einem Team, das sich aufeinander abstimmen muss. Wenn man zu dritt oder viert arbeitet, ab da fängt es schon an, etwas komplizierter zu werden und wir empfehlen auf jeden Fall, dann auch die Craftboxx zu nutzen.
Viele Kundenfirmen haben ein Team von bis zu 50 Mitarbeiter:innen, aber Craftboxx wird auch von deutlich größeren Betrieben eingesetzt. Eine Grenze gibt es nicht.
Was vielleicht noch spannend ist: Bei uns sind alle Gewerke gut aufgehoben. Wir haben Solar, Garten, Landschaftsbau, Sanitär, Tischlereien – alles, was man sich vorstellen kann. So lange ein Auftrag erledigt werden muss, ist man als Handwerksbetrieb bei der Craftboxx gut aufgehoben, unabhängig vom Gewerk.
Craftboxx und Lexware Office gemeinsam nutzen
Termine aus der Auftragsplanung werden zu Arbeitszetteln: Craftboxx ermöglicht es, innerhalb von wenigen Minuten eine komplette cloudbasierte Personal- und Ressourcenplanung, sowie die dazugehörigen digitalen Arbeitszettel als App aufzusetzen. Mit der App lassen sich dann sehr intuitiv Zeiten, Fotos, Notizen und Abnahmen erfassen.
Mit der Craftboxx kannst du auerdem die Kontaktliste ganz einfach mit einem Klick aus Lexware Office minutengenau auf dem aktuellen Stand halten und auch Dokumentationen als Positionen in Rechnungsentwürfe wieder exportieren. Zudem können auch Angebote aus Lexware Office in die Craftboxx importiert werden.
Craftboxx und Lexware Office verbinden
Carola Heine Warum sollte ein Handwerksbetrieb dann die Integration von Craftboxx und Lexware Office nutzen – was passiert genau?
Philipp Linstedt Fangen wir doch einfach mal mit Angeboten an: Der Handwerker erstellt ein Angebot mit Lexware Office und schickt es an Kundin oder Kunden. Der Kunde sagt dann „Alles super, das nehme ich so an“. Das Angebot wird in Lexware Office angenommen und dank der Schnittstelle automatisch in einen Auftrag in der Craftboxx umgewandelt. Der Handwerksbetrieb hat dann alle Infos schon und sieht eine Plantafel:
Auf der rechten Seite stehen die Aufträge, die noch nicht eingeplant wurden, die dann sozusagen rübergeschoben werden – die kommen aus Lexware Office. Der Mitarbeiter ist draußen unterwegs. Den Auftrag muss er noch selber erledigen, dazu macht er vielleicht Fotos, erfasst Zeiten und so weiter. Wenn er dann fertig ist, meldet er das zurück mit einem einfachen Status und der Handwerksbetrieb sieht im Büro: „Okay, das ist fertig.“
Wir haben dann extra noch einen Knopf eingebaut, den man „manuell“ drücken muss, damit nicht zu vieles unauffällig im Hintergrund abläuft. Denn wenn man auf diesen Knopf drückt, wird in Lexware Office ein Rechnungsentwurf erstellt, der alle Informationen enthält, die mitgeschickt werden können. Diese kann man dann natürlich dann auch noch mal ändern und anpassen. Dann schickt man die Rechnung raus. Das ist der Weg, den ein Auftrag von Angebot über Abrechnung mit Lexware Office und Craftboxx geht.
Carola Heine Ich möchte das gerne auch noch mal zusammenfassen: Statt im Auto irgendwelche geknüllten Auftragspapiere zusammensuchen zu müssen, werden alle Informationen komfortabel online so abgelegt, dass mehrere Leute damit arbeiten können. Auch die Steuerkanzlei, wenn nötig. Die Fehlerquote sinkt enorm, wenn nichts mehr von Hand erfasst und übertragen werden muss und obendrein spart man sehr viel Zeit, während der Handwerksbetrieb einen professionellen Eindruck auf die Kundschaft macht. Nichts geht mehr verloren. Richtig?
Philipp Linstedt Ja, auf jeden Fall. Mit einer Cloud-Lösung haben die Betriebe außerdem den Vorteil, immer auf dem neuesten technischen Stand zu sein und sich um Wartung und Absicherung nicht kümmern zu müssen.
Craftboxx gibt es im Abo – man muss also keine Hunderte von Euros ausgeben monatlich oder für fünfstellige Summen eine Lizenz kaufen. Man ist mit einem Zehner pro Monat pro Mitarbeiter dabei und wir kümmern uns darum, dass alles sicher und ordnungsgemäß abgelegt ist und man auch Jahre später noch Zugriff auf die Sachen hat. Sowas wiederzufinden dauert buchstäblich Sekunden und schon weiß man, was man vor fünf Jahren bei Herrn Müller in der Mustermannstraße mal gemacht hat.
Carola Heine Sehr gut investierte 10 Euro, würde ich sagen.
Philipp Linstedt Die meisten Betriebe geben mehr Geld aus für Drucker und Druckerpapier. Das alleine wird schon gespart – ganz abgesehen von der Zeitersparnis für die Mitarbeiter:innen.
Carola Heine Wenn ich daran denke, wie ich diese seltsamen Durchschlagpapiere bekomme von Handwerkern, die hier etwas erledigt haben … und dann kann man die Angaben oder Namen nicht mehr lesen, muss anrufen. Oder ich bekomme falsche Rechnungen, dann geht es ewig hin und her. Da klingt Craftboxx schon deutlich sinnvoller!
Bekommen denn die Kunden der Handwerksbetriebe auch etwas oder erhalten sie dann nur am Ende die Rechnung?
Philipp Linstedt Der Handwerker kann auch einen PDF-Durchschlag erstellen und mit der Rechnung schicken, auf dem dann alle Fotos und so weiter drauf sind. Das macht einen professionellen und modernen Eindruck.
Dazu kann ich noch eine kleine Geschichte erzählen.
Mir hat ein Kunde erzählt, sein eigener Kunde habe bei ihm angerufen und gesagt: „Ja, es ist alles super. Der Mitarbeiter war ja gerade da. alles tipptopp. Aber ich habe eine Bitte, die Rechnungsadresse hat sich geändert, könnten Sie das anpassen?“ Mein Kunde hat gesagt „Oh, das ist jetzt ein Problem. Die Rechnung ist ja schon rausgeschickt.“ Sein Kunde war verblüfft: „Wie kann denn das sein? Ich sehe doch, der Mitarbeiter ist doch noch draußen auf dem Hof!“ – „Ja, das geht bei uns ganz schnell, es wird direkt abgerechnet – aber ich ändere die Rechnung dann noch.“
Das war ein kleiner Verwaltungsakt, aber auch das ging sehr schnell und dann sieht man als Handwerker auch, wie das dem Cash Flow gut tut, wie zügig man das Geld bekommt und alles geordnet und dokumentiert wird. Es gibt auch weniger Rückfragen, die Vorgehensweise hat einfach viele Vorteile.
Carola Heine Ja, es ist auf jeden Fall ein großer Vorteil, wenn man einfach auf Knopfdruck die Rechnung schickt, statt sich dafür erst hinsetzen und Dinge zusammensuchen zu müssen.
Wie kompliziert ist es denn, Craftboxx mit Lexware Office zu verknüpfen? Was muss ich dafür lernen oder tun?
Philipp Linstedt Ein Craftboxx Konto anlegen ist so einfach, wie man das auch von Lexware Office kennt. Man muss sich nur registrieren mit Benutzernamen und Passwort. Man hat auch so eine Testphase, wie man sie von Lexware Office kennt und kann alles einfach ausprobieren.
Beide Lösungen zusammen zu nutzen ist auch nicht komplizierter. Wir bieten eine Seite mit Schnittstellen an, da klickt man auf das Lexware Office Logo und sagt einmal „Verbinden“. Dann einfach die Zugangsdaten zu Lexware Office eintragen und schon läuft die Integration. Kundendaten und so weiter werden automatisch importiert, alles ist automatisiert bis auf die angelegten Rechnungsentwürfe, die man eventuell noch überarbeiten will und anschließend manuell anstoßen kann.
Carola Heine Das hört sich doch nach einer runden Sache an, von der alle profitieren – und den Bewertungen im Appstore kann man entnehmen, dass das Feedback von den Kundinnen und Kunden auch wirklich gut ist.
Vielen Dank für deine Zeit und weiter so viel Erfolg mit Craftboxx!
Lexware Office Partnernetzwerk
„Wer allein arbeitet addiert. Wer zusammen arbeitet multipliziert!“
In diesem Sinne setzen wir auf erfolgreiche Partnerschaften, um Lexware Office mit kompatiblen und praxiserprobten Erweiterungen Tag für Tag besser zu machen.
- Geschäftsprozesse automatisieren & optimieren
- Effizienzvorteile nutzen & Produktivität steigern
