Vorlage Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung: Mit einer guten Vorlage klappt es fix und tadellos

Auf Dienstreisen fallen schnell nicht unerhebliche Kosten an. Angefangen bei der An- und Abreise, über eine eventuelle Übernachtung bis hin zu den Mehrkosten für Essen und Trinken. Arbeitnehmer:innen, aber auch Freiberufler:innen oder Selbständige, müssen diese Kosten nicht aus der eigenen Tasche finanzieren, sondern können sie sich vom Arbeitgeber erstatten lassen, beziehungsweise als Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen. Mit einer Reisekostenabrechnung Vorlage lassen sich die einzelnen Kostenarten schnell und unkompliziert erfassen.

Und: Unsere Vorlage verhindert, dass kleinere Ausgaben-Posten vergessen werden, die in der Summe und bei häufigeren Dienstreisen nicht selten erhebliche Beträge ausmachen. Das Muster steht zum kostenlosen Download für Sie bereit.

Wer kann eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung nutzen?

Jede:r, der:die eine Dienstreise unternimmt oder unternehmen muss, kann für die anschließende Auflistung der entstandenen Kosten eine Reisekostenabrechnung Vorlage verwenden. Als Dienst- oder Geschäftsreise gilt eine Tätigkeit immer dann, wenn der Arbeitsort deutlich weiter entfernt liegt als der übliche Arbeitsplatz des:der Arbeitnehmer:in oder Freiberufler:in. Allerdings greift diese Definition nur bis zu einer Frist von drei Monaten: Ab diesem Zeitpunkt wird der auswärtige Ort als reguläre Arbeitsstätte angesehen. Die Verwendung einer Reisekostenabrechnung Vorlage entbindet jedoch nicht von der Pflicht, die einzelnen Einträge durch Belege und Quittungen nachweisen zu müssen.

Welche Kostenarten können berücksichtigt werden?

Grundsätzlich werden verschiedene Kostenarten unterschieden, die bei jeder Dienstreise anfallen können. Diese sind in unserer kostenlosen Excel-Datei übersichtlich gegliedert.

Fahrkosten in der Reisekostenabrechnung

In Ihrer Reisekostenabrechnung können Sie nicht nur die Hin- und Rückfahrt zu Ihrem Bestimmungsort, sondern auch alle Fahrten am Zielort geltend machen. Die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus und Bahn, Zug und Flugzeug, aber auch für den Mietwagen oder das Taxi werden vollumfänglich erstattet – vorausgesetzt Sie fügen Ihrer Reisekostenabrechnung die entsprechenden Belege, Quittungen oder Fahrkarten bei.

Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw können Sie sich zwischen der Entfernungspauschale und der Fahrtenbuchmethode entscheiden.

Bei der Entfernungspauschale können Sie pauschal 30 Cent pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer sogar 38 Cent pro Kilometer geltend machen. Bei der Fahrtenbuchmethode können Sie den tatsächlichen Aufwands- bzw. fahrzeugindividuellen Kilometersatz geltend machen, müssen jedoch alle Fahrten sorgfältig (im Fahrtenbuch) dokumentieren und nachweisen.

Übernachtungskosten in der Vorlage zur Reisekostenabrechnung

Dauert Ihre Dienstreise länger als einen Tag, werden Ihnen die Ausgaben für das Hotelzimmer, die Pension oder das Apartment vergütet. Weist Ihre Hotelrechnung nur einen Gesamtbetrag für Übernachtung mit Frühstück aus, so muss dieser Betrag um 20 Prozent gekürzt werden. Bei einem Mittag- oder Abendessen, wird die Hotelrechnung sogar um 40% gekürzt. Frühstück, Mittag- und Abendessen fallen in die Kostenrubrik „Verpflegungsmehraufwand“ und werden an dieser Stelle berücksichtigt.

Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich geht der Gesetzgeber davon aus, dass Sie sich auf einer Dienstreise kostenintensiver verpflegen müssen, als Sie das zuhause getan hätten. Deshalb gewährt er Ihnen eine sogenannte Verpflegungspauschale. Sie beträgt bei mehr als achtstündiger Dauer 14 Euro und erhöht sich auf 28 Euro, wenn Sie mehr als 24 Stunden unterwegs sind.

Was genau zählt zu den Reisenebenkosten?

Die vierte Kostenart, die Sie auch in unserer Vorlage zur Reisekostenabrechnung im kostenlosen Download finden, betrifft die Reisenebenkosten. Oft handelt es sich bei diesen Posten um kleinere Beträge, mit denen es sich jedoch exakt so wie mit dem sprichwörtlichen Kleinvieh, das auch Mist macht, verhält. Sammeln Sie daher unbedingt auch die Tickets und Belege mit kleinen Beträgen, die Sie im Laufe einer Dienstreise erhalten. Dazu zählen beispielsweise:

• Parktickets oder Mautgebühren,
• Gepäckaufbewahrungskosten,
• Telefon- und Internetkosten für dienstliche Zwecke,
• Eintrittskarten für Veranstaltungen,
• Kleidungsreinigung, Schuhputzservice,
• Reisegepäckschäden.

Warum ist eine Reiskostenabrechnung Vorlage nützlich?

Erstaunlicherweise schreibt der Gesetzgeber keine besondere formale Form für die Reisekostenabrechnung vor. Dennoch erleichtert eine Vorlage nicht nur Ihnen die Auflistung aller relevanten Posten, sie macht es auch der prüfenden Buchhaltung deutlich einfacher, schnell Ihre Angaben zu erfassen. Mit unserer kostenlosen Vorlage laufen Sie zudem niemals Gefahr, wichtige Pflichtangaben zu vergessen. Dazu zählen Ihr Name, die Dauer und der Anlass der Geschäftsreise sowie natürlich das Ziel. Wenn Sie Ihre Abrechnung bislang immer vor sich hergeschoben haben – probieren Sie unsere Reisekostenabrechnungs-Vorlage zum kostenlosen Download. Dann klappt es ganz fix und trotzdem tadellos.